[Tribune] Maîtriser votre dépense meetings avec le "Strategic Meeting Management Programme"

La dépense "meetings" et plus généralement MICE représente de 0,5% à 4% du chiffre d'affaires des entreprises. Pour aider ces dernières à mieux comprendre comment appréhender et gérer cette dépense (organisation des transports, salles de réunion, hébergement, transferts, gestion des participants...), GBTA a créé il y a une dizaine d'années une méthodologie complète appelée SMMP (Strategic Meeting Management Programme), encore relativement peu connue en Europe, et encore moins en France.

Le SMMP : une approche holistique qui vise à définir un programme "meetings" en mettant en place des actions sur plusieurs leviers :

- L'enregistrement des réunions/événements : capture des données afin d'obtenir de la visibilité.

- L'approbation : quels types d'actions nécessitent une approbation interne ?

- Le "sourcing"/les achats : comment et auprès de quels fournisseurs achète l'entreprise ? Pour quelle valeur ? Avec quels objectifs ?

- Le planning/l'exécution : comment et avec qui les réunions sont-elles organisées ? Sont-elles externalisées ou internalisées ? Cette étape implique la recherche d'une harmonisation en termes d'image d'entreprise.

- Les moyens de paiement et de réconciliation : carte, facturation, périodicité, gestion des acomptes, etc.

- L'analyse de données/reporting : collecte et analyse des données afin de définir des indicateurs permettant d'optimiser le pilotage de l'activité.

- La technologie, qui est transverse.

- La conduite du changement, pour répondre au bouleversement des méthodologies de travail impliqué par la mise en place d'un SMMP.

- La gestion des protagonistes clés, en les rendant partie prenante dans la définition du programme.

Les prérequis pour démarrer un programme SMMP

- Avoir un volume minimal de 1,5 million d'euros de dépenses "meetings & events".

- Faire un état des lieux de l'existant et dresser une cartographie de ces dépenses.

- Définir une procédure globale qui explicite le cadre dans lequel les réunions sont organisées au sein de l'entreprise.

- Dialoguer avec la direction afin d'obtenir l'engagement des protagonistes clés (sponsors) : un tel projet ne doit pas être piloté uniquement par les achats.

- Ne pas lancer d'appel d'offres prématurément.

Les économies attendues grâce à la mise en place d'un programme SMMP

15 à 25 % d'économies sur la catégorie "meetings" sont atteignables sur une durée de trois ans. S'ajoutent des économies moins facilement quantifiables, obtenues grâce à la simplification des processus, notamment l'introduction de conditions standard dans les contrats (5% d'économies), le recentrage sur un nombre limité de partenaires, ou encore l'adoption d'un outil technologique.

Une ligne directrice qui gagne du terrain

La démarche SMMP est une ligne directrice ; elle n'a pas vocation à apporter de solution unique. La manière de construire son programme dépendra de chaque entreprise. Il est essentiel de prendre en considération son périmètre, sa culture d'entreprise, et de bien définir ses motivations et ses objectifs.

Par ailleurs, après l'industrie pharmaceutique et les sociétés de consulting qui étaient les précurseurs, la mise en place de programmes SMMP s'élargit à des secteurs comme les télécoms, les services et l'industrie.