L'accompagnement, clé de l'appropriation des nouveaux espaces de travail

L'étude "Engaging Workplace" de l'Observatoire de l'engagement le confirme: confort au travail et motivation des salariés sont liés. Dans deux enquêtes réalisées entre janvier et avril 2017, les salariés d'entreprises ayant réaménagé leurs espaces de travail sont interrogés sur leur satisfaction et ce qu'elle implique dans leur organisation quotidienne. Résultat: la majorité des salariés interrogés (58%) reconnait qu'un environnement de travail modernisé est un atout pour le travail collaboratif et lui permet de disposer d'outils de travail performants. Ce résultat est encore plus fort pour les collaborateurs des 10 entreprises les mieux notées sur l'aménagement de leurs bureaux, avec 85% d'entre eux qui se disent satisfaits, ce qui a une influence sur leur motivation. En revanche, l'étude établit que si l'évolution des espaces de travail est un atout, elle n'est en revanche pas une condition nécessaire ni suffisante à l'engagement des salariés.

En effet, ces changements ne sauraient se passer d'un management approprié, qui peut intervenir en amont, sous forme de consultation, ou en aval pour accompagner les collaborateurs dans la découverte des nouveaux espaces. Lionel Garreau, maître de conférences à l'Université Paris-Dauphine, rappelle que "les espaces de travail vivent au travers d'une politique active d'appropriation des espaces. L'accompagnement au changement passe par une préparation a priori, allant de la simple communication à l'auto design par les équipes en passant par le brainstorming." Danone, par exemple, a associé ses collaborateurs au projet de réaménagement de son siège social, situé boulevard Haussmann à Paris. Des ateliers leur ont permis d'imaginer des scénarios dans les futurs locaux et de récolter les besoins selon les différentes populations (finance, RH, marketing...). Plus de la moitié des 600 collaborateurs a participé à ces sessions de travail, dont l'objectif était, selon Émilie Blouin, chef de projet New Work chez Danone, de mieux les accompagner et les rassurer.

Accompagner les populations sédentaires et nomades

Et pour cause, en supprimant la plupart des bureaux attitrés et en les remplaçant, notamment pour les assistants, par des bureaux "attribués" (c'est-à-dire qu'ils leur sont réservés mais qui peuvent être utilisés par d'autres personnes en leur absence), l'entreprise s'est trouvée confrontée au besoin de considération de ses collaborateurs. "Le bureau était devenu un lieu d'identification pour beaucoup de nos salariés, un véritable camp de base, voire une protection", note Émilie Blouin. "Nous nous sommes montrés très à l'écoute de nos collaborateurs les plus réticents au changement, et nous avons laissé les émotions sortir. Finalement, depuis le réaménagement, certaines de nos assistantes disent se sentir plus libres et autonomes. Les postes traditionnellement sédentaires ont gagné en liberté", se réjouit-elle.

En revanche, la chef de projet reconnaît que les populations nomades se sont senties fragilisées sans point d'ancrage. "Le management est un enjeu crucial pour ces types de collaborateurs" insiste-t-elle. Émilie Blouin explique que les collaborateurs, de manière générale, ont finalement accepté de partager leur espace de travail via des bureaux attribués. "Je pense que c'est la notion de partage qui a levé certains freins, car elle leur offre du sens", justifie-t-elle. Six mois après la fin de l'emménagement, une enquête a été menée auprès des salariés et a révélé un taux de satisfaction global de 95%. 86% ont même remarqué une amélioration de leur bien-être.