L'accompagnement, clé de l'appropriation des nouveaux espaces de travail

Règlementer et animer les espaces partagés

Émilie Blouin note que le besoin de mettre en place des règles est venu des collaborateurs, qui se sont penchés d'eux-mêmes sur la rédaction de grands principes, pendant 6 mois. Un réseau de collaborateurs volontaires, baptisés les "Floor Owners", s'assure désormais de l'application des règles propres à chaque service et à chaque étage, et collecte les besoins. La problématique régulièrement soulevée est celle des bureaux non utilisés qui ne sont pas correctement libérés par leurs précédents occupants, empêchant d'autres collaborateurs de s'y installer. "Il nous semble important d'informer les collaborateurs de leurs possibilités et de rester à leur écoute", souligne-t-elle.

Dans les espaces non productifs, ou de détente, Danone a remarqué qu'il était nécessaire d'accompagner les collaborateurs dans leur appropriation de l'espace. Chief happiness officer, Culture manager, Feel good manager... De nouvelles fonctions managériales émergent. "Cette transformation ne se vit pas sans communication interne", retient Émilie Blouin. "Nous avons installé un piano, mais il ne vit pas tout seul, il a besoin de faire l'objet d'une animation en interne organisée" conclut-elle.

Un sujet dont les RH doivent s'emparer

L'aménagement des bureaux modifie les rapports humains, pas uniquement dans le cadre des espaces détente mais avant tout en favorisant le collaboratif. Pour Pierre Deheunynck, DGA d'Engie en charge de la direction des ressources humaines, "le cadre de travail n'est pas qu'une structure de coût, il participe de la création de beaucoup plus. Un déménagement ou un réaménagement est un projet qui bouleverse la culture d'entreprise, du point de vue de l'organisation de travail, du management. Passer d'une tour à la Défense, où le comex avait son étage et ses ascenseurs privés, à un campus horizontal où les managers travaillent au milieu de leur communauté, est symbolique. Le rapport à la responsabilité individuelle et au management change".

Pour le DGA d'Engie, passé par Danone et Crédit Agricole, il faut avant tout penser le réaménagement des espaces de travail en usage. Les enjeux sont donc différents pour chaque entreprise. Bouleverser ses espaces de travail traditionnels doit être fait en cohérence avec la stratégie de l'entreprise, la contribution des collaborateurs, les clients, l'environnement...

Le professionnel recommande de rester humble: "Ce n'est pas un sujet générationnel, ces évolutions génèrent du stress chez tout le monde. C'est le fait culturel qui est déterminant, d'être attaché au statut ou non. Il faut comprendre le ressenti des salariés, il ne suffit pas de mettre de l'argent et de penser que les choses vont se faire d'elles-mêmes". Un propos que vient conforter François Dupuy, sociologue des organisations: "les acteurs ne se parlent que lorsqu'ils ont un intérêt à le faire. Il ne faut donc pas être naïf, la coopération est dure à mettre en place car ce n'est pas un comportement naturel pour les parties".