DossierLes directions achats jugent les solutions e-achats

4 - Un besoin d'ergonomie toujours plus important

Dans un contexte où la vitesse d'exécution est fortement liée à la compétitivité, le besoin d'agilité des process achats est de plus en plus présent. Besoin auquel les outils doivent répondre.

On le voit bien, le besoin d'ergonomie, de facilité de mise en oeuvre et de prise en main est déterminant, autant que la capacité à connecter la plateforme achats aux autres plateformes métiers ou fournisseurs. "Le fait d'avoir une prise en main rapide avec un besoin de formation de seulement quelques heures même pour les utilisateurs à distance est crucial. Plus ces éléments de support sont maîtrisés rapidement, plus la transformation souhaitée s'opère vite", déclare Jean-Marie Guieau, directeur du business support achats G&A et IT/télécoms d'Engie.

Engie, qui a complété il y a deux ans sa gamme de solutions digitales par un outil d'e-procurement (Coupa) déployé par vagues d'abord en Angleterre puis en Italie, et depuis un an en France, a choisi l'outil le plus fluide possible pour ses différents usages. "On embarque les business units au fur et à mesure. Aujourd'hui, plus de 12 000 utilisateurs en France bénéficient de cette solution. Nous l'utilisons depuis l'expression du besoin jusqu'à la réception, et travaillons sur la fin du processus qui va jusqu'au règlement fournisseur. La légèreté du schéma rend l'utilisation plus simple ; ainsi, quand on agrège une nouvelle fonctionnalité, un simple push mail aux personnes concernées suffit", détaille Jean-Marie Guieau, pour qui la facilité d'utilisation d'une solution est un prérequis essentiel pour qu'elle soit accessible à des personnes non expertes.

"Il y a toujours eu un gros besoin d'ergonomie, mais c'est encore plus vrai avec les nouveaux entrants issus des générations Y ou Z, qui veulent autant d'agilité et d'intuitivité que lorsqu'ils utilisent Google ou Facebook", souligne Sébastien Dumas, marketing & presales manager chez SynerTrade.

L'e-procurement, un moyen d'embarquer les prescripteurs

Le P2P, qui implique beaucoup plus les prescripteurs, constitue une clé d'entrée pour convaincre les parties prenantes de l'intérêt d'un process achats certes cadré, mais tourné vers le collaboratif. C'est pourquoi les solutions d'e-procurement se doivent d'être particulièrement flexibles et faciles d'accès.

Ainsi, Albéa, Imerys Toiture et les Éditions Lefebvre Sarrut ont toutes trois choisi un éditeur différent avec pourtant le même souci : la facilité d'utilisation. "J'ai opté pour Coupa pour la simplicité de gestion et d'interfaçage et parce que l'outil offrait un très bon taux d'utilisation : 60 % tout de suite et 90 % atteignables, explique Olivier Roux, responsable achats indirects monde chez Albéa. L'objectif était de limiter les achats sauvages en offrant une alternative simple à SAP qui, pour des utilisateurs non spécialistes, reste obscur." Pour Imerys Toiture, le choix s'est porté sur Perfect Commerce, qui offre "une grande liberté de gestion. Nous ne sommes pas obligés de passer par l'informatique dès qu'il y a un change­ment, ce qui offre réactivité et autonomie", estime Emmanuelle Guinet, chargée de mission achats.

Quant aux Éditions Lefebvre Sarrut, c'est l'outil Determine qui l'emporte. "Je ne voulais pas que l'outil soit vécu comme une contrainte administrative supplémentaire mais assurer l'adhésion totale des utilisateurs. Determine était selon moi l'outil dont la simplicité et l'intuitivité étaient le plus proches d'un Amazon de procurement", détaille Gilles Grenier, DSI responsable des achats informatiques.