DossierLes directions achats jugent les solutions e-achats
2 - L'outil, une aide à la transformation de la fonction
La digitalisation des achats mène au décloisonnement de la fonction mais sous-entend aussi un pilotage précis de la donnée.
Pourquoi ? Tout simplement parce que l'outil est une clé d'entrée pour faire évoluer la structuration des achats. Si "un outil reste un outil et ne doit pas déterminer la stratégie mais la servir", comme le souligne Jean-Christophe Loyer, CPO chez Covéa, il fait partie de la transformation de la fonction. La facilité d'usage est primordiale car ce sont les utilisateurs finaux, qui sont visés. "Le fait de donner la main aux prescripteurs fluidifie et accélère le processus achats, estime Jean-Marie Guieau, directeur du business support achats G&A et IT/télécoms d'Engie. C'est synonyme de gain de productivité et cela nous laisse une meilleure capacité à gérer des problématiques plus complexes pour nous." Les solutions digitales sont indispensables et font partie du quotidien de l'acheteur. L'outil va de paire avec l'évolution du rôle de l'acheteur.
La fonction est en train de prendre une autre dimension. "Les achats ont énormément évolué, ils ont plus de responsabilités au sein de l'entreprise et la fonction est perçue comme capable de travailler avec l'ensemble des business units et la direction générale", juge Gérard Dahan, chief marketing officer et senior vice president chez Determine. D'une fonction isolée avec des outils propres pas toujours connectés, la DHA devient centrale, transversale et au contraire le garant d'une collaboration interne. "On commence à avoir des demandes d'intégration du process achats de l'expression du besoin jusqu'au traitement de la commande", indique Patrick Chabannes, solution senior strategist chez Determine.
La gouvernance de la donnée, un enjeu de taille
L'écueil auquel les DHA ont du mal à s'attaquer est la gestion des référentiels parce qu'elle est nécessairement liée à la qualité des données dans les ERP. Par exemple, une secrétaire à Paris rentre une facture intitulée "Notebook IBM" ; à Milan, pour le même produit, elle sera intitulée "IBM portable" et à Prague, ce sera "note pad". Impossible de savoir in fine combien de Notebook IBM ont réellement été achetés. "Arriver à faire une analyse précise de la dépense est un cauchemar pour les DHA, estime Gérard Dahan de Determine. C'est d'une infinie complexité car cela suppose de traiter une quantité de données colossale." Bien souvent, ce travail de fourmi est fait morceau par morceau et en parallèle du projet de digitalisation, principalement par manque de temps, de ressources et d'impulsion. "Tout cela dépend énormément de l'IT. Il faudrait pouvoir aller vers un binôme achats/IT pour développer une gouvernance de la donnée précise et instaurer une discipline très cadrée de rentrée des données", conclut Gérard Dahan.
