DossierLes directions achats jugent les solutions e-achats

7 - Les points clés de l'étude "Révélations UX achats"

En complément de l'enquête, voici, graphiques à l'appui, les enseignements saillants de l'étude décryptés pour vous par Philippe Grange de l'agence Media Dell'arte.

A la fois quantitative et qualitative - car ayant fait l'objet d'entretiens téléphoniques complémentaires-, cette première étude avait pour objectifs de faire un état des lieux des outils utilisés et d'en caractériser l'eXpérience Utilisateurs Achats.

A propos du panel observé

Les enseignements qui suivent sont tirés d'une centaine de réponses. En quelques graphiques, se dessine le profil des répondants :

Le panel étudié se caractérise, en termes de métier, par une répartition moitié-quart-quart entre les acheteurs, les fonctionnels et les décideurs achats. Leur direction de rattachement s'avérant être majoritairement les Achats, sans oublier les utilisateurs (souvent occasionnels) de certains outils (eprocurement, travel, contract,...) répartis dans les diverses directions des entreprises.

Les utilisateurs des secteurs privés prédominent nettement dans cette étude sur ceux des secteurs publics (90/10). Industrie, commerce/transport, IT, finances et énergie... concentrent la majorité d'entre eux au sein d'entités - et fort logiquement - de plus de 1000 salariés.

Premiers enseignements : caractérisation et âge du parc d'outils eAchats

Trois utilisateurs interrogés sur six utilisent quotidiennement au moins un outil eAchats contre 15%, 2 à 4 fois par semaine et 18%, une fois par mois en moyenne. Quel est donc l'âge de ces outils (sur près de 300 répertoriés) ? Le schéma ci-dessous répond à cette question. En substance, parmi les applications les plus employées et les plus anciennes (plus de 3 ans) figurent ceux de gestion de référentiel articles, ceux de gestion de référentiel fournisseurs et ceux d'eprocurement et de gestion de catalogues. A contrario, les plus récents (moins de 3 ans) sont les outils de contract management, de gestion des consultations et les outils de gestion de référentiel fournisseurs (nouvelle génération). Assez logiquement, les outils utilisés par les répondants de démat' de factures et de P2P le sont depuis 1 an ou moins.

Se pose ainsi une première réflexion sur l'âge du parc - et le sens que cela peut avoir dans un domaine où beaucoup des outils sont nativement SaaS, et donc supposés être améliorés, sinon " modernisés " au fil de l'eau. N'empêche : plus de la moitié des outils sont utilisés - donc bien connus et maîtrisés - depuis plus de 3 ans par les répondants.

Bénéfices et carences des outils eAchats : vive l'égo-centrage !

Ce n'est pas pour autant que les utilisateurs ne trouvent rien à redire sur ces outils. Ils sont même assez unanimes à en pointer, qui les manquements, qui les bénéfices. Ainsi, le schéma qui suit en détaille-t-il les critères.

Deux atouts-clés des outils semblent unanimement constatés : leur sûreté/sécurité ainsi que leurs pertinence-complétude fonctionnelles. A contrario, la " non- mobilité " le dispute au " non-collaboratif/communautaire/non orientation-projet " et à... la non -intégration de l'outil au " workplace " de l'acheteur. Beaucoup de commentaires pourraient être faits ici, d'autant que les critères d'évolutivité, de prise en main, de personnalisation et de mise à l'état de l'art sont bien mal notés... Sourd ici l'insatisfaction utilisateur. Ce que l'on doit sans doute " entendre ", c'est un formidable appel de l'utilisateur à la personnalisation, à " l'égo-centrage " : " l'outil doit être comme moi, fait pour moi qui suis son utilisateur unique ; et non comme l'idée " moyenne " que s'en font les éditeurs . Je ne suis pas un acheteur moyen !". A ce sujet, la nouvelle génération d'acheteurs " millenials " risque de bousculer plus encore les choses...

Un " accostage " utilisateurs/outils encore partiel

A la question, vue sous quatre différents aspects, de l'implication, de la formation et du changement dûs à l'avènement de l'outil dans leur champ quotidien, les utilisateurs pointent le bouleversement dans la manière de travailler qui s'en est suivi. S'ils jugent bonne leur formation à l'outil, ils nous disent très majoritairement avoir été peu ou pas du tout impliqués dans le choix, la mise en oeuvre - dont le paramétrage individuel - de ce dernier. Regret ou soulagement ? Cela mérite d'être creusé...

Un rejet des outils eAchats ? Que nenni !

Pour autant, il ne faudrait pas interpréter cette " distance " apparente outils/utilisateurs dans le mauvais sens. En effet, ceux-ci jugent ultra-majoritairement (à 86%) ces solutions comme indispensables à leurs activités quotidiennes. Allant même jusqu'à s'estimer - pour 54% d'entre eux...- insuffisamment outillés pour accroître leur efficacité !

Pourquoi cet engouement ? Foin de surenchères technologiques ! Les raisons - opérationnelles - sont tout à fait détaillées et pragmatiques, comme on le lira sur le graphique ci-dessous.

L'outil eAchats est reconnu comme plutôt " contributif " des résultats et de la productivité personnelle de son utilisateur... mais pas vraiment ou aucunement utiles pour ce qui est de la garantie de conformité (compliance juridique, écologique, RSE, normes...) et d'une moindre façon pour satisfaire aux besoins décisionnels et prévisionnels de l'acheteur. A ce sujet, différents éditeurs fourbissent déjà réponses à cette attente : assistant intelligent, traitement analytique poussé et automatisé, approches prédictives voire prescriptives sont en cours de développement dans les bonnes maisons.

Si nous étions décideurs... et prosélytes

C'est une façon de conclure, de belle manière, cette synthèse. L'acheteur - ou utilisateur occasionnel - reste, si on lui en donnait les moyens, un fervent supporter des outils eAchats.

En un intéressant prosélytisme, plus d'outils couvrant plus complètement encore le spectre des activités de l'acheteur sont nettement souhaités. Il en est de même des formations montrant comment et en quoi lesdits outils modernisent la fonction Achats ; et comment bien les utiliser. Quant aux sujets techniques, technologiques ou relatifs à des big bang éditeurs, ils ne sont pas - loin s'en faut - dans le viseur des utilisateurs. N'est-ce pas mieux ainsi ?