[Tribune] La gestion du risque fournisseur : l'affaire de tous ?

La gestion du risque fournisseur (ou Supplier Information Management - SIM) est au coeur de la gestion des risques de toutes les entreprises. Avec plusieurs milliers de fournisseurs, le moindre défaut d'information ou de mise à jour de l'une des fiches fournisseurs peut vous faire courir des risques importants : amendes, problèmes d'images, de réputation, paiements sur un compte bancaire frauduleux. Cela peut venir de vos fournisseurs directs mais aussi des fournisseurs de vos fournisseurs qui eux mêmes pourraient ne pas respecter les règles que vous avez imposé vos fournisseurs. Les risques peuvent venir de partout et n'importe quand.

La gestion du risque fournisseur ne doit pas être vue comme un coût mais plutôt comme une occasion d'être plus compétitif. L'information fournisseur, précise en temps réel, permet d'être plus agile sur vos marchés. L'importance est de comprendre et d'expliquer à vos fournisseurs que leur participation est clé.

Pourquoi est-ce clé ?

La plupart des solutions de gestion du risque fournisseur impose aux fournisseurs de participer financièrement freinant leur motivation. Ainsi, la conséquence est que, généralement, les informations fournisseurs doivent être mises à jour manuellement par vos équipes. Cette opération est lourde, manuelle et souvent faite au trimestre ou pire une fois par an. Considérant le temps nécessaire à l'envoi de courriers, d'emails, aux appels téléphoniques et aux relances pour récupérer ces informations, vous risquez de l'obtenir trop tard.

Si vous souhaitez prendre des décisions en temps réel sur votre chaîne de production / logistique ou sur vos achats, les données fournisseurs doivent être aussi être mises à jour en temps réel. Une des façons le plus efficaces est de demander aux fournisseurs de gérer leur profil d'informations eux mêmes et d'automatiser les requêtes de mise à jour. Après tout, ce sont bien eux qui ont l'information la plus à jour !

Néanmoins, externaliser la collecte des données amène aussi ses propres risques comme par exemple un faible taux de participation ou une mauvaise saisie. Il est donc nécessaire d'avoir un système de vérification complémentaire. Une des meilleures façons d'apporter cette sécurité complémentaire est de tirer bénéfice de l'effet réseau.

L'effet réseau

Les plateformes ouvertes et les réseaux sont précieux pour un certain nombre de raisons comme par exemple la collaboration, la facilité de mise à jour des produits. Mais celle qui est la plus importante est le partage de l'information dans un contexte de réseau. L'effet réseau est l'impact qu'a un utilisateur sur un autre membre de ce même réseau. Cet effet a tendance à croître avec le nombre d'utilisateurs et, dans le cas de suivi de l'information, à avoir un effet positif grâce à l'augmentation des points de contrôles...

Une des meilleures façons de générer un effet réseau positif est d'utiliser une plateforme ouverte. Un vrai modèle ouvert inclut des fonctionnalités comme les contrôles de formats simples, la participation de partenaires etc. Si de surcroît, les fournisseurs peuvent se joindre à la plateforme gratuitement alors les barrières tombent permettant à 100% de vos fournisseurs de vous rejoindre sur celle-ci.

En substance, grâce à l'effet réseau, il est probable que vous soyez informés d'un problème sur un fournisseur beaucoup plus tôt car vous bénéficierez de l'expérience des autres membres du réseau. Ainsi, si un fournisseur est signalé comme potentiellement à risque, vous le saurez en temps réel sans devoir attendre la mise à jour annuelle de votre base fournisseurs ou pire de vous apercevoir que vous ne serez jamais livré de ce que vous avez commandé.

En outre, grâce à une plateforme ouverte, des applications tierces permettent de suivre les risque inhérents à votre chaîne logistique en temps réel (Riskmethods) ou les indicateurs environnementaux de vos fournisseurs (Ecovadis). Néanmoins, l'effet réseau ne peut jouer à plein que si les fournisseurs sont motivés pour y participer.

Comment inciter les fournisseurs à participer ?

Dans le passé les fournisseurs devaient saisir les informations dans chacun des portails de leur client. Mais avec l'effet réseau, une seule mise à jour est notifiée à l'ensemble de ses connexions (pensez à Linkedin). Dans le passé, les fournisseurs devaient mettre à jour ces informations sur un portail, utiliser une autre solution pour récupérer des bons de commandes et encore une autre pour envoyer des factures. Mais avec une plateforme ouverte et collaborative, l'ensemble de ces processus peut être centralisé sur un unique environnement mis à jour en temps réel.

Les solutions combinant un réseau BtoB et une plateforme ouverte sont donc les seules permettant l'amélioration du processus collaboratif entre entreprises en particulier sur la gestion du risque fournisseur et l'amélioration du processus Source to Finance.