Evaluation Fournisseur : Une étape incontournable du processus achat

Grâce aux nouvelles technologies, il est plus facile de trouver de l'information sur ses fournisseurs. Pourtant, leur évaluation n'est pas plus aisée qu'avant ! Bertrand Gavroy, Consultant Avant-Vente chez SynerTrade, vous donne quelques conseils pour une évaluation fournisseurs pertinente.

· Quels fournisseurs faut-il évaluer ?

Pour répondre à cette question, revenons tout d'abord au but de l'évaluation en elle-même. Pourquoi faut-il évaluer ses fournisseurs ? Cela peut-être dans un souci de vérifier si vos fournisseurs répondent bien aux exigences de votre entreprise ou à ses besoins. Dans tous les cas, vous souhaitez savoir si vos fournisseurs ne représentent pas un risque pour votre entreprise : risque de rupture de la supply chain, dépendance, risque d'image, ... Il est donc nécessaire de procéder à une étude méthodique.

En fonction de la nature du risque, le périmètre des fournisseurs à évaluer sera différent. Par exemple en Supply Chain, on souhaite évaluer les fournisseurs les plus importants en termes de volumes de dépenses, ou qui fournissent des pièces ou services non substituables et stratégiques. Cela dans le but évident d'éviter une rupture de la supply chain en cas de problème avec ces fournisseurs.

Pour d'autres aspects comme la conformité réglementaire des fournisseurs, il sera nécessaire d'évaluer un périmètre plus large. En revanche, pour la RSE*, il sera important d'évaluer la société si possible au niveau de son site. En effet, la plupart des grands groupes sont souvent mieux notés que leurs filiales. Ne vous arrêtez donc pas à cette analyse et évaluez directement la filiale concernée. Pour vous aider dans cette tâche, il convient de faire une cartographie des fournisseurs à évaluer, indiquer à quel niveau de leur organisation ils se situent, et les marquer en conséquence.

RSE* Responsabilité Sociétale des Entreprises

· A quelle fréquence faut-il réaliser des évaluations ?

Une fois encore, la fréquence est variable en fonction de la nature du risque. Si vous souhaitez évaluer la performance de vos fournisseurs, il est rarement intéressant d'évaluer plus d'une fois par an (on évalue alors sur 12 mois glissants). Il en est de même pour la santé financière et la dépendance économique.

En revanche, la conformité réglementaire doit impérativement être évaluée et suivie au quotidien.

Pourquoi ? En cas de travail dissimulé, un donneur d'ordres est solidairement responsable de ses fournisseurs et voit peser sur lui des obligations de vigilance et de diligence. Le travail dissimulé reste de grande ampleur malgré les sévères retombées pour les entreprises : peine de prison jusqu'à trois ans pour le dirigeant fautif, amende pouvant atteindre 250 000 euros, redressement, dissolution de la personne morale, exclusion des marchés publics, etc. Sans oublier, le risque d'image qui pèsera encore longtemps sur l'entreprise condamnée. Il faut donc s'assurer de la conformité réglementaire de vos fournisseurs tout au long de l'année.

· Comment évaluer ses fournisseurs ?

Pour évaluer vos fournisseurs, il existe deux grandes méthodes. Celles-ci ne sont pas opposées et peuvent se compléter.

- L'évaluation objective, dite par les faits : ces derniers peuvent être internes (comme les données de votre supply chain) ou externes (utilisation des données d'agences telle que Dun & Bradstreet).

- L'évaluation subjective : par le biais d'un envoi de questionnaires de satisfaction aux clients internes.

Chaque méthode a ses qualités et ses défauts, en voici un bref résumé :

L'évaluation objective présentent deux avantages. Se basant sur des faits, elle est non opposable, contrairement à l'évaluation par questionnaire de satisfaction. De plus, elle ne sollicite pas d'acteurs internes et conduit donc à une économie de temps et de ressources. En revanche, elle nécessite d'acquérir des données externes sur les fournisseurs, ce qui représente un coût non-négligeable. Les données peuvent également être partielle, manquantes ou altérées, ce qui pose un problème de qualité. Enfin, on peut lui reprocher de manquer de subjectivité quant au ressenti et à la satisfaction interne. En effet, certaines données ne sont pas mesurables comme les mauvaises relations entre le fournisseur et le client.

L'évaluation subjective, réalisée à l'aide de questionnaires permet de prendre en compte l'avis des clients internes, mais également des personnes externes à l'entreprise (par exemple les évaluations RSE effectuées par d'autres clients). En termes de coûts, elle ne nécessite pas l'achat de données externes ni le coût d'intégration avec les ERP de l'entreprise. D'un autre côté, on peut lui reprocher son manque d'objectivité, associée à une charge de relecture et de validation importante puisqu'il faut analyser chaque note et commentaire afin de respecter un devoir de transparence envers les fournisseurs. Enfin, elle nécessite de devoir harmoniser les notations à un niveau international, par exemple un 50/100 en Allemagne est considéré comme un score correct alors qu'en France cette note est très insuffisante.

· Le benchmarking

Terminons ce tour d'horizon sur les évaluations fournisseurs avec la pratique du benchmarking. Certaines grosses entreprises clientes, très matures en évaluation de fournisseurs, éditent elles-mêmes des rapports annuels de benchmark. Elles choisissent ensuite de les vendre à leurs fournisseurs qui l'utiliseront dans un souci d'amélioration. Cela permet au client de s'indemniser de ses frais de campagnes, et au fournisseur de se positionner et s'améliorer. Tout le monde peut donc gagner à l'utilisation de cette pratique.

L'évaluation fournisseur est une étape importante dans la relation achat/fournisseur. Elle est nécessaire pour le bon fonctionnement de votre entreprise, car fortement liée à la notion de risque. En cas de rupture de supply chain ou de problème d'image touchant à la RSE, c'est toute votre entreprise qui sera impactée, et pas seulement le département achat.