Gestion de flotte -Déléguer le traitement des PV, une solution financièrement attractive

En raison du temps qu'elle mobilise, des démarches parfois complexes qu'elle demande et des compétences juridiques qu'elle exige, la gestion des amendes est un casse-tête pour les entreprises. La déléguer peut s'avérer opportun, d'autant qu'en termes de coût, l'impact d'une telle externalisation reste limité. Plusieurs prestataires se sont positionnés sur ce marché, à commencer par les spécialistes de la LDD, qui apportent ainsi une valeur ajoutée supplémentaire à leurs offres. C'est le cas d'Arval, qui a mis en place un service de gestion et de traitement des amendes pour ses clients.

"Nous les accompagnons dans des démarches administratives complexes afin que toute poursuite s'arrête à leur encontre, indique Christophe Delivet, directeur du service Delivery d'Arval France. Les frais qui leur sont facturés nous permettent simplement de couvrir les charges inhérentes à ce service, c'est-à-dire les coûts informatiques, administratifs et de personnel". Depuis 2009, le traitement des contraventions des clients d'Arval est, dans la majorité des cas, automatisé. "Les traitements manuels, qui représentent 2 %, interviennent généralement quand un client reçoit une contravention alors qu'il n'a plus de véhicule en location longue durée souscrit auprès d'un loueur", explique l'expert.

Autre intérêt : "Grâce à des logiciels spécialisés, le loueur peut aussi aider les entreprises à identifier l'auteur d'une infraction", ajoute Jean-François Chanal. Si le coût, de l'ordre de quelques euros mensuels par véhicule et par mois, varie suivant les loueurs, ces services permettent d'économiser un temps précieux, au regard des volumes à traiter. D'après ERCG, cabinet de conseil et de services spécialisé dans les flottes, ils sont en moyenne de 1,8 par véhicule et par an.

Lorsqu'un client reçoit l'amende, il nous la renvoie

Cette entreprise propose, elle aussi, des prestations de prise en charge de la gestion des contraventions. "Lorsqu'un client reçoit l'amende, il nous la renvoie, explique Édouard Rance, directeur d'ERCG. Nous identifions alors le conducteur du véhicule incriminé, lui adressons le PV et formulons une requête en exonération après du centre de traitement des amendes de Rennes". Ce travail mobilise deux équivalents temps plein chez ERCG. "Dans le cadre d'une requête en exonération, nous facturons 8 € par amende, indique Édouard Rance. Si le traitement est manuel, cela peut atteindre 12 €, voire davantage. En effet, certains de nos clients souhaitent des niveaux de -traitement différents, suivant la gravité de l'infraction. En résumé, la fourchette se situe entre 8 et 20 €".

Externaliser, une tendance de plus en plus forte

En raison d'un impact financier limité, de nombreuses entreprises choisissent cette solution. "La demande est de plus en plus forte", souligne Jean-François Chanal, président du Syndicat national des loueurs de véhicules longue durée (SNLVLD). Et elle devrait l'être davantage au cours des prochaines années car, selon Christophe Delivet, l'automatisation de la gestion des contraventions par l'État, notamment pour le traitement des amendes de stationnement, et la densification de la couverture du territoire par les radars automatiques, sont responsables de la hausse de 2 % du nombre de procès-verbaux, constatée au premier semestre 2014.

Gestion en interne : du temps et des ressources

Si les contrevenants doivent s'acquitter du règlement de l'amende, sans que l'entreprise ne puisse opérer de retenue sur salaire en cas d'absence de paiement, la gestion des PV mobilise en effet des ressources, du temps et nécessite des compétences juridiques, qui n'existent pas toujours au sein des entreprises. À réception d'une amende, la première chose est de la payer. C'est ce que fait la société champenoise Forbo (330 salariés, 370 M€ de chiffre d'affaires) qui privilégie encore la gestion interne, en dépit du temps que nécessitent les opérations de traitement, de gestion et de régularisation. Disposant d'une flotte d'une centaine de véhicules en LLD, elle gère elle-même ses quelque 300 amendes annuelles. Dans un premier temps, les PV sont réglés immédiatement, afin qu'aucune majoration n'en fasse -flamber le coût. Puis, lorsque le conducteur est identifié, l'amende est imputée sur son compte de notes de frais, quitte à lui transmettre ensuite la copie de la contravention s'il la réclame. Sans quoi, elle est archivée.

Dans le cas d'un excès de vitesse, si le conducteur n'est pas responsable, son entreprise devra récupérer la photo du véhicule flashé auprès du centre automatisé de constatation des infractions routières et prouver que le collaborateur n'est pas le conducteur ou que le véhicule n'appartient pas à sa flotte. Elle pourra alors constituer une requête en exonération, en joignant l'ensemble des pièces, accompagnées d'une argumentation écrite et du justificatif de paiement de l'amende.

Responsabiliser ses salariés-conducteurs

Si le conducteur est bien le responsable de l'infraction, l'entreprise a la possibilité de payer la contravention sans dénoncer le fautif, avant de lui transmettre le procès-verbal de façon anonyme. Procéder de la sorte permet d'éviter les poursuites à l'égard du contrevenant. Édouard Rance, dont la société gère plus de 20 000 amendes par an, s'élève pourtant contre cette -posture qui, selon lui, "déresponsabilise le salarié". Et l'expert d'argumenter : "En couvrant ainsi ses collaborateurs, une entreprise ne se rend pas service. Statistiquement, celles qui choisissent cette option reçoivent de 1,5 à 2 fois plus d'amendes, avec le poids financier que cela implique. Par ailleurs, elles encourent un risque important, notamment si un dommage corporel est causé dans le cadre de l'infraction". C'est pourquoi cet expert préconise la requête en exonération qui permet directement au salarié, après réception de l'avis de contravention, de régulariser ou de contester.