Logiciels de gestion de flottes, des outils d'aide à la décision

Selon Paul Duchene, directeur commercial de Phoenix Déve­loppement, «60 % des entreprises ne disposent pas d'un ­logiciel de gestion de flottes». Une information étonnante, car «ce poste a pris une importance colossale», au point de représenter le deuxième centre de coûts, après la masse salariale. Mais, avec la crise, les grandes entreprises commencent à se pencher sur la question et cherchent des solutions afin d'optimiser la gestion de leur parc. Pour celles dont la flotte est d'au moins cinquante véhicules, les logiciels spécialisés constituent une option pertinente.

Objectif : la maîtrise des TCO

L'utilisation d'un logiciel facilite l'exécution de nombreuses tâches, plus ou moins chronophages : renouvellement des véhicules (commande, livraison), restitution, gestion des attributions, suivi quotidien de la flotte. En outre, ce type d'outil permet de regrouper les données au sein d'une seule et même base.

En général, les fleet managers disposent déjà de ces indicateurs, mais ces derniers émanent de différentes sources (loueur, pétrolier). Or, la consolidation des données favorise leur exploitation. «Les logiciels apportent de nombreux avantages et contribuent à l'optimisation des coûts et ce, quels que soient ses atouts (réduction de temps de saisie, intégration automatique des flux, base de données mieux renseignée, production de statistiques orientées métier et gestion de la flotte)», indique Jean-Michel Julian, directeur commercial de l'éditeur InfoParc.

Les gains proviennent de l'automatisation des calculs et de la production de reporting sur le prix de revient des véhicules, le TCO, les états des sinistres, le suivi des d'amendes, le calcul des taxes.

Entre 10 et 15 % d'économies sur le TCO de la flotte

Ces statistiques permettent de prendre de meilleures décisions - changer la motorisation d'un véhicule qui circule uniquement en centre-ville ou former des collaborateurs à l'éco-conduite - et, in fine, de maîtriser le TCO des véhicules (coût d'usage selon le prix d'achat, la cote, les coûts d'entretien, le montant des polices d'assurance, la consommation et la fiscalité). Sans oublier celui des conducteurs (les frais liés à la conduite du conducteur) et, donc, de la flotte (TCO véhicules + TCO conducteurs + coûts de gestion et coûts cachés). L'Observatoire du véhicule d'entreprise préconise d'inclure le suivi du TCM (coût total de la mobilité), incluant les billets d'avion, les trajets en taxi, les locations de deux-roues ou encore les frais de stationnement. Autant d'indicateurs qu'il est difficile de mesurer sans outil spécifique.

De nombreuses offres cohabitent sur le marché. À commencer par celles des acteurs historiques, tels qu'Europarck édité par Informatik (1986), Sip2 édité par InfoParc (1988), WinFlotte édité par Delta Tech (1994), ou celles de nouveaux venus tels que Gac Car Fleet (2007) ou Phoenix (2012). Si les logiciels proposent des fonctionnalités standard relativement similaires (voir le tableau comparatif), ils sont également de plus en plus sophistiqués.

«Nous avons ajouté un module de business intelligence qui fournit des indicateurs-clés, afin de mieux piloter la gestion du parc», confirme Yann Depond, P-dg de Delta Tech. Grâce à cette fonctionnalité, le fleet manager peut savoir combien de Peugeot 308 ont été livrées au cours des derniers mois ou connaître le coût total de carburant généré par tel modèle, dans telle région. Gac Technology a lancé, en mars dernier, sa "Tour de contrôle", permettant aux utilisateurs de définir leurs propres indicateurs. Tandis que Sip2 dispose d'une fonction qui contrôle la cohérence kilométrique. «Cet algorithme permet de corriger les relevés fournis par la carte carburant, qui sont souvent faussés car le conducteur oublie de saisir son relevé de compteur lorsqu'il fait le plein», mentionne Jean-Michel Julian.

Les logiciels sont commercialisés en mode locatif entre 0,50 ? HT et 4 ? HT par mois et par véhicule, suivant la taille de la flotte et les fonctionnalités souhaitées. Paul Duchene estime que ­­«globalement, il est possible de réaliser une économie de 10 à 15 % sur le TCO d'une flotte de véhicules d'entreprise». Ce qui n'est pas négligeable au regard des sommes engagées, qui oscillent entre 800 et 1?000 ? par véhicule et par mois, selon l'expert.

Essai gratuit

Certains éditeurs proposent un accès gratuit à leur solution pendant trois ou quatre semaines, afin de pouvoir la tester. «?Cela évite les mauvaises surprises?», indique Jean-Charles Martin, directeur business developpment de Gac Technology. Il peut également être pertinent de sonder deux ou trois entreprises clientes, afin d'obtenir des informations d'autres gestionnaires de flottes. «Quand un client choisit un logiciel, il choisit aussi un éditeur, il est important qu'il comprenne bien son positionnement et sa stratégie d'accompagnement client», ajoute Jean-Charles Martin.

Si le coût est évidemment un critère important, il n'est pas le seul?, la convivialité de l'outil et son ergonomie, la facilité de prise en main, l'accompagnement proposé entrent en ligne de compte. Sachez aussi que la mise en route d'un logiciel est plus ou moins longue (paramétrage, formation, prise en main, implémentation) et qu'elle peut s'avérer coûteuse.