Comment détecter les "coûts cachés" de sa flotte automobile ?

Double saisie des factures, notes de frais mal identifiées, outil de gestion non-adapté... L'origine des "coûts cachés" est multiple. "Lorsque les factures, par exemple, sont gérées par le service comptabilité et les gestionnaires de flotte, la double saisie des données peut entraîner un risque d'erreur", relève Yves Potiron, gestionnaire de flotte au sein de MoPlus, société qui oeuvre à l'externalisation du parc automobile des entreprises, lors de la journée Fleet Management organisée par Décision Achats, le 29 janvier dernier.

Comme en témoigne Jean-Louis Celotto, responsable du parc de 8?500 véhicules de Dalkia?: "Lorsque l'on donne des cartes carburant, ou un badge autoroutier, à des collaborateurs, il peut y avoir des abus ou des dérives, comme un usage à des fins personnelles, ou des notes de frais mal identifiées."

2 catégories de coûts cachés?: Organisation et efficacité de la gestion @Moplus #RencontresFleet

- Decision-achats.fr (@Decision_achats) 29 janvier 2015

Détecter les coûts cachés... pour mieux les maîtriser. Pour cela, les gestionnaires de parcs se doivent donc de travailler main dans la main avec les acteurs internes de l'entreprise - directions RH, achats, services généraux - et externes - loueurs, constructeurs -. Mais, pas seulement.

"Compétence, disponibilité et un bon outil"

Yves Potiron (MO-PLUS), Paul Duchene (Phoenix Développement), Jean-Luc Celotto (Dalkia) et Charles Cohen (Décision Achats)

"Il est utile de s'appuyer sur un logiciel, afin de recueillir toutes les données qui peuvent graviter autour de l'utilisation des véhicules, conseille Jean-Louis Celotto, qui a fait appel à Phoenix Développement. Et grâce à la télématique, les datas, telles que l'état du moteur, peuvent être intégrées dans le logiciel."

Paul Duchene, associé de Phoenix Développement, vante les mérites du produit : "Notre logiciel permet à l'entreprise d'intégrer ses règles de gestion. Et donc, de contrôler les éventuels écarts de facturation avec ses loueurs."

"Il faut à un gestionnaire de flotte, de la compétence, de la disponibilité et un bon outil, confirme Yves Potiron. Le logiciel permet un gain de temps et de la rigueur dans la gestion." Pourtant, seules 60 % des entreprises en seraient aujourd'hui équipées. "La maîtrise des coûts liés à des parcs automobiles représente le deuxième ou troisième poste de dépenses de la plupart des organisations. Mais, les coûts cachés ne sont pas encore une priorité", regrette-t-il.