Réduire la facture immobilière grâce aux modes de travail émergents

Après la Covid-19, l'empreinte immobilière est incontestablement le sujet du moment. Cette épidémie sanitaire, le contexte économique en berne et les évolutions récentes des modes de travail amènent les entreprises à revoir leur organisation interne et à redimensionner en conséquence les mètres carrés disponibles. 53% des 555 professionnels de l'immobilier d'entreprise interrogés à travers le monde (entre le 4 août et le 15 septembre 2020) dans le cadre de l'étude Future of Work 2020, menée par EY et Urban Land Institute, prévoient ainsi une diminution des surfaces de bureaux dans les trois à cinq ans. 97% des sondés estiment que les entreprises porteront davantage leur choix sur des solutions immobilières flexibles et sur mesure. "Le bureau de demain, c'est moins de mètres carrés puisque les flux sont réduits mais plus de qualité et de flexibilité afin de renforcer le sentiment d'appartenance, de favoriser les interactions et de proposer aux talents un environnement de travail plus attractif", commente Vincent Raufast, directeur associé EY consulting.

Cette tendance retentit déjà sur la demande placée en Île-de-France, qui enregistrait une baisse de 45% entre 2019 et 2020 estimée à 1,3 million de m² (contre 2,4 millions de m² fin 2019) selon l'étude Deloitte sur les impacts structurels de la transformation de modes de travail sur le marché de l'immobilier de bureau à long terme (juin 2020). En 2021, elle pourrait pointer à moins de 1,5 million de m², renvoyant au niveau de la crise immobilière des années 90. La dépression de la demande placée devrait avoir pour incidence d'infléchir les valeurs locatives des surfaces de bureaux.

"Avec simultanément une demande placée en berne et un pic de livraisons d'immeubles neufs, de belles opportunités immobilières vont s'offrir aux entreprises dans les trois ans à venir", prévoit Bruno Amsellem, associé Real Estate Advisory chez Deloitte. Pour l'heure, les réflexions immobilières semblent largement entamées en interne. Quant aux décisions finales, elles semblent quelque peu retardées par le contexte ambiant ; les entreprises ayant besoin d'évaluer durablement les effets de la Covid-19 sur l'organisation du travail.

Analyses averties

Dans un tel climat incertain, procéder à la restitution plus ou moins massive de surfaces de bureaux jugées excédentaires est une solution séduisante à première vue, permettant de diminuer les coûts des locaux et des services inhérents.

"L'échéance du contrat de bail est l'un des drivers. Les entreprises qui ont un engagement long vont prendre le temps de réfléchir pour repenser leur organisation future. Celles dont l'issue est proche vont vouloir saisir cette opportunité pour très vite l'adapter, non sans une certaine part de risque", estime Vincent Raufast. Avec l'évolution des modes de travail et la mobilité des collaborateurs, c'est aussi la localisation du siège social qui pourrait être soumise à interrogation et/ou à évolution dans les années à venir.

Selon la même étude Deloitte, les actifs situés dans les quartiers centraux d'affaires devraient être moins atteints par la dépression de la demande. Les marchés de la périphérie risquant en revanche de redevenir sur-offreurs, "nous allons certainement retrouver un spread entre loyer facial et économique compris entre 15 et 25 %, selon les secteurs et les contraintes des acteurs", anticipe Bruno Amsellem. Les entreprises pourraient également vouloir déconcentrer les équipes parisiennes dans les métropoles régionales pour mieux appréhender les risques et optimiser la qualité de vie des collaborateurs et ainsi modifier la structure des locaux actuels.

Afin de déterminer les solutions immobilières les plus performantes, ces dernières doivent être valorisées en TCO et appréciées d'après l'occupation réelle des locaux mesurée idéalement au moyen de capteurs Iot. "Plus coûteux à court terme, le bureau partagé peut se révéler finalement plus rentable qu'un bail sur trois ans qui se prévaudrait d'un coût facial moindre, en cas de perte potentielle de chiffre d'affaires", illustre Laurie Bellaïche, directrice de TNP Consultants. Pour aller plus loin, il peut être opportun de les croiser à d'autres données liées à l'environnement (niveau sonore, qualité de l'air, température, luminosité). Cela peut permettre d'identifier les zones de prédilection des collaborateurs et celles qui ne remportent pas leurs suffrages pour des raisons d'inconfort, par exemple.

Maîtriser l'essor des modes de travail émergents

Clairement, la période est propice aux réflexions d'autant que la Covid-19 a grandement accéléré la diffusion et l'acceptation des modes de travail émergents. "C'est le bon moment pour refondre durablement ses manières de travailler et la structure qui en découle", confirme Amélie Berruex, partner chez Axys Odyssey (groupe Axys Consultants). Cela induit notamment de jauger le niveau de maturité des collaborateurs pour le travail à distance mais aussi celui des managers pour segmenter les réponses et les accompagner au mieux. "Il faut s'interroger sur la manière de pérenniser le lien entre les employés en distanciel et leur employeur, de repérer un potentiel burn-out et d'entretenir l'efficacité collective", cite en exemple Laurie Bellaïche.

Le manager de proximité est le plus à même d'identifier l'organisation la plus pérenne et la moins coûteuse, en recueillant les doléances de ses collaborateurs. "Dans certains services, cette transition devra être accompagnée. Il pourra aussi s'agir de gommer les réticences des uns et des autres et/ou d'adapter leur posture", souligne Amélie Berruex. Appréhender les risques et les enjeux de chaque service est impératif pour bâtir un schéma immobilier efficient. "Nous nous dirigeons vers une forme hybride, combinant travail au bureau, à domicile et/ou dans un tiers lieu", résume Vincent Raufast.

Opérer des pilotes sur des fonctions support pour initier et valider la dynamique apparaît pertinent. Le tout est de savoir où placer le curseur, et notamment en termes de jours de travail à distance autorisés. "Ce ne sont pas des décisions qui doivent être prises à la légère car elles touchent à l'émotionnel et à l'humain", met en garde Amélie Berruex. Récemment, le groupe PSA annonçait que le confinement avait permis de valider l'efficacité du travail à distance, l'actant à raison de 3,5 à 4 jours par semaine pour les activités ne relevant pas directement de la fabrication d'automobiles. Cette démarche se veut économique, sans entacher la productivité, et participant à la qualité de vie des salariés des grandes métropoles. Elle n'est pas un cas isolé puisque 96% des répondants de l'enquête mondiale EY - ULI Future ok Work 2020 s'attendent à ce que le télétravail se généralise dans les trois à cinq prochaines années. Le changement sera majeur puisque, selon cette même étude, au total, ce sont plus de 60% des employés qui pourraient travailler à distance au moins 40% de leur temps.

Une réflexion globale de long terme

Pour les entreprises qui n'avaient pas ou encore très peu acté le télétravail, il est certain que son recours va influer sur le taux d'occupation des locaux. Il amène à réfléchir à l'équipement du télétravailleur et à la prise en charge des frais inhérents. Plus largement, il peut conduire à l'aménagement du flex office. Cette stratégie doit être préparée en amont et les collaborateurs écoutés, sensibilisés et formés pour faciliter leur adhérence. "Il faut leur expliquer que les espaces de travail sont redessinés, non pas dans une optique de réduction des coûts, mais pour coller avec leurs nouvelles habitudes de travail et mieux concilier l'équilibre entre leur vie privée et professionnelle", met en avant Amélie Berruex.

Le flex office est un moyen d'optimiser l'utilisation et le réaménagement des espaces, voire de réguler les coûts. "Partager un poste de travail entre deux collègues concède des économies de surface de l'ordre de 45%, selon la configuration à mettre en place et le référentiel de besoins. En réalité, le ratio réel doit se situer entre 1,1 et 2 collaborateurs par poste, dégageant entre 20 et 40% d'économies", rappelle Bruno Amsellem. Complexe et pluriel, l'immobilier d'entreprise est ainsi une thématique qui doit être abordée de concert avec la DRH, les directions immobilières et financières et la DSI.

"C'est une décision qui ne doit pas être guidée par une stratégie opportuniste court-termiste prise sous un seul prisme. Au contraire, elle doit résulter d'une réflexion globale de long terme sur l'environnement de travail et son adéquation avec les besoins des métiers", rappelle Laurie Bellaïche. Le directeur achats peut être le sponsor de cette mutation, en maîtrisant les drivers et en créant de la valeur, pour la conduire jusqu'à son terme. "Il ne doit pas se cantonner à la maîtrise des dépenses mais doit être producteur et porteur de données intelligentes pour les métiers afin d'aider à la prise de décisions et à la finalisation du projet de transition", considère Laurie Bellaïche.

Mal calibré, l'allègement de la facture immobilière peut avoir de lourdes conséquences sur la productivité, la fidélité et le bien-être. Et les économies peuvent se voir rapidement réduites, voire carrément épongées si des aménagements, des accompagnements ou des services devaient être instaurés pour retrouver un niveau d'efficience acceptable. En bref, accorder sa stratégie immobilière est une mission plus périlleuse qu'il n'y paraît. Cela va nécessiter sans doute des tâtonnements mais surtout un élan collectif.

Zoom - Monétiser ses m² excédentaires

Le contexte économique renverse le rapport de force entre bailleur et locataire. Négocier une rupture anticipée d'un contrat de bail n'est pas une mince affaire, "à moins que le bailleur ait un besoin immédiat de cash", selon Bruno Amsellem, associé Real Estate Advisory chez Deloitte. À défaut, il peut être envisagé de sous-louer une partie des locaux, un entrepôt ou des places de parking jusqu'à la prochaine échéance triennale via un broker, un intermédiaire ou une plateforme de mise en relation.

Amélie Berruex

"Cette manoeuvre sied à la tendance d'ouverture des entreprises qui se veulent moins centrées sur elles-mêmes", remarque Amélie Berruex, partner chez Axys Odyssey. Toutefois, le contrat de bail doit le prévoir. "L'autorisation du bailleur n'est pas forcément nécessaire lorsque le contrat se présente sous la forme de prestations de services, incluant l'immobilier et des prestations associées significatives", avertit Bruno Amsellem. La sous-location peut aussi être envisagée sur de courtes durées, en contractualisant avec des acteurs du coworking par exemple. Dans tous les cas, l'offre étant largement supérieure à la demande, la politique tarifaire doit être prévue pour attirer le chaland. "Il faut offrir un discount de 20 à 40% et témoigner d'une offre de dernière génération dans un secteur géographique privilégié pour faire la différence", indique Bruno Amsellem.

"Le développement du flex office, qui n'est pas dans notre culture d'entreprise, devra être accompagné en interne"

Thibaut Massiet du Biest

Chez Metro, le télétravail est désormais autorisé à raison de deux jours par semaine (hors Covid). "Le flex office n'est pas naturel dans notre culture d'entreprise. Nous devrons accompagner son développement en mettant l'accent sur les conditions de travail pour qu'elles contribuent au bien-être, à la créativité et à la productivité des salariés concernés lorsqu'ils sont sur site", explique Thibaut Massiet du Biest, directeur des services et achats internes chez Metro France.

La question des mètres carrés disponibles va évidemment être à l'étude de manière collégiale courant 2021, mais l'entreprise se concentre aujourd'hui sur la qualité de vie au travail de ses employés, repensant les aménagements. "La dématérialisation des documents nous permet de libérer les zones de stockage", cite en exemple Thibaut Massiet du Biest. Les salles de réunion et les zones de pause se veulent plus attractives, les espaces collectifs plus nombreux et conçus pour le design thinking. Le bureau assis/debout et le ballon ergonomique y ont ainsi fait leur entrée.

Le recours aux outils numériques devrait parfaire l'organisation du travail, notamment pour réserver des espaces individuels ou collectifs. Une fois tous les réaménagements opérés et validés par les équipes, Metro pourrait se pencher sur l'optimisation immobilière de ses sites. L'enseigne ne devrait toutefois pas réduire la surface de son siège social puisqu'elle y déploie de nouveaux métiers pour parvenir à une stratégie omnicanale. "Pour le moment, nous nous adaptons au jour le jour à la crise sanitaire et étudions en parallèle plusieurs solutions immobilières pour les années à venir. Nous ne pourrons les évaluer et veiller à leur validité qu'une fois la période Covid terminée et la visibilité retrouvée", conclut Thibaut Massiet du Biest.