Mettre en place une vraie politique papier en 5 points

"Il faut mettre en place une vraie politique papier, assène Valéry Hergott, directeur de l'association Riposte Verte. C'est-à-dire une stratégie globale qui va se décliner dans tous les services de l'entreprise, sur tous les sites, et pas seulement au siège social où se concentrent les postes administratifs, gros consommateurs de papier."

Deuxième point fondamental pour l'association - qui accompagne les entreprises dans leur politique environnementale -, établir un suivi de cette politique papier, en nommant un ou des référents chargés de l'analyse de cette stratégie globale sur le long terme. Riposte Verte a d'ailleurs développé un outil, le PAP50, qui permet d'établir un diagnostic et de suivre la progression des entreprises sur plusieurs années. Alors comment mettre en place une vraie politique papier? La réponse en cinq points.

1. Élargir le reporting à toutes les ressources papier

Diminuer le nombre de feuilles A4 imprimées ne suffit pas. Il faut aussi s'intéresser aux autres papiers, qui "représentent entre 20 à 30% des papiers bureau", estime Valéry Hergott. Enveloppes, pochettes cartonnées, papiers destinés à la communication externe... Autant de postes sur lesquels il est possible de gagner encore des marges de manoeuvre et qui doivent faire partie de la stratégie papier de l'entreprise. Valéry Hergott conseille ainsi de "se fixer des objectifs et d'avoir de vrais reportings sur toutes les consommations".

2. Se mettre à la (bonne) page

Autre mesure à mettre en oeuvre quand on cherche à optimiser ses achats papier: privilégier un papier standard, avec un grammage inférieur. Un choix qui permettrait de diminuer sa consommation de 14%, pour un rendu qualitatif quasiment identique. Face aux logiques de rentabilité de leurs clients, les papetiers ont en effet dû adapter leurs produits, en proposant un papier de 75 g/m², voire 70 g/m² à la place du classique 80 g/m². Et ce, sans perdre en qualité. "Malgré cette diminution, nous sommes parvenus à garder une tenue de papier, "une main", plus intéressante qu'auparavant", détaille Jean-Claude Auffret, responsable achats secteur papeterie chez Bruneau, spécialisé dans les fournitures de bureau.

"La fibre d'eucalyptus permet de conserver une rigidité équivalente tout en ayant un papier lisse et sans trop d'absorption", ajoute Vincent Delarue, directeur général de Portucel Soporcel France. Preuve de cette tendance, dans un marché hyper tendu "le grammage à 75 g/m² connaît une progression d'en moyenne 8 à 10%", observe le fabricant.

Pour faire baisser encore ses coûts liés au papier, l'autre bonne astuce consiste à privilégier un produit unique. Fini le temps où l'on pouvait choisir son papier près du copieur. Un papier standard évite le gaspillage. "Aujourd'hui, les papiers sont tous de bonne qualité et respectueux de l'environnement. Les nombreuses normes, écolabels et certifications prouvent qu'il y a une véritable prise de conscience des fabricants", note Stéphane Courtot, président France du distributeur de papiers et de solutions d'emballage Antalis.

3. Opter pour la mutualisation

Pour faire jouer la concurrence, et proposer un vaste choix de fournisseurs et donc de produits, à moindre coût, la grande tendance est au groupement d'achats, tant dans le public que dans le privé. C'est le cas de l'Ugap. Ses clients, des milliers de clients publics, allant des ministères aux communes, "bénéficient de prix très préférentiels tout simplement parce que nous leur demandons des volumes représentant des millions d'euros et qu'il y a une remise en concurrence régulière", relève Wilfried Boudas, directeur achats de la centrale.

Les clients de l'Ugap ont aussi la garantie d'avoir des produits confor­mes aux politiques publiques, tant en termes de respect de l'environnement que de grammage. Dans un marché très tendu, les fabricants de papier ont dû adapter leurs gammes à cette massification des achats pour répondre aux exigences de leurs clients. "Nous avons aussi dû revoir nos prix", avoue Raoul Santos, responsable grands comptes chez Bruneau.

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4. Optimiser aussi ses systèmes d'impression

Impossible de parler optimisation des achats papier sans prendre en compte le poste impression. La vraie bonne idée, selon Frédéric Métaireau, responsable administratif et d'exploitation à la Confédération générale des Scop, c'est de réaliser un audit de son parc impression afin de vérifier s'il est en adéquation avec ses besoins. Pour mener cet audit, la structure, qui représente 2500 sociétés, a fait appel à un cabinet conseil. "En plus du diagnostic réalisé, le cabinet CLB avec qui nous avons travaillé, nous a permis de réaliser de belles économies, en proposant des machines à des prix ultra compétitifs", résume le responsable.

Aujourd'hui, la Confédération générale des Scop, qui a renouvelé entièrement son parc, estime avoir dépensé quasiment 70% de moins que le coût initial. Un bon investissement. Car couplée aux préconisations organisationnelles du cabinet sur l'utilisation des copieurs, cette solution permet de réduire le coût du poste papier sur le long terme.

Autre idée qui a fait ses preuves: faire disparaître les imprimantes personnelles. L'Ugap a intégré ce paramètre dans sa politique papier. "Moins de copieurs, quasiment aucun en couleurs, un réglage systématique des machines en noir et blanc et recto verso, voilà ce qui a fait diminuer le coût des achats papier", illustre Wilfried Boudas.

5. Externaliser

L'externalisation des impressions se développe également, notamment pour les entreprises ayant recours à des papiers de communication externe. L'avantage: l'imprimeur se charge de gérer les quantités, évitant ainsi la gâche.

Le reprographe Electrogeloz propose d'ailleurs à ses clients de gérer leurs propres impressions et d'en suivre la consommation. Après avoir passé commande sur Internet, il édite des statistiques permettant à l'entreprise de surveiller sa consommation de papier certes, mais aussi de couleurs, les finitions... Le client peut même vérifier l'utilisation de l'impression service par service et ajuster en conséquence.

Certains prestataires aident à aller encore plus loin. Chez EPSA, cabinet de conseil expert en achat hors production, il est possible de diminuer non seulement ses coûts de papier, d'impression mais aussi de transport et de distribution. "Nous prenons en compte le coût total de production d'une brochure. Nous aidons notre client à optimiser le format de son produit pour éviter la déperdition de papier et lui permettre de payer moins de taxes Écofolio", dévoile Élise Duffour, consultante en achats du groupe. Une politique papier globale qui permet de réaliser des économies au-delà de la simple consommation.