DossierRéussir un déménagement d'entreprise

2 - Anticiper les grandes manoeuvres

Complexe et coûteux, un déménagement représente un véritable enjeu pour une entreprise. Pour que cette épineuse opération ne perturbe pas (trop) l'activité, il s'agit de mettre en place une organisation millimétrée. Rétroplanning.

Déménager une entreprise n'est pas simplement un transfert des outils de production et du personnel, c'est aussi une opération logistique complexe et coûteuse. Selon Mobilitis, cabinet de conseil en immobilier d'entreprise, un déménagement coûte entre 6 000 et 8 000 euros par poste de travail, le transport et la manutention du déménagement représentant 10 à 15 % du coût total. À ce poste, il convient d'ajouter les travaux d'aménagement (entre 50 et 75 % du budget), ceux de la remise en état des anciens locaux, l'installation des postes de travail, ainsi que les coûts indirects comme la communication. Il faut aussi prendre en compte le temps consacré aux nombreuses démarches administratives. Mieux vaut donc bien anticiper et planifier cet événement pour qu'il ne perturbe pas l'activité de l'entreprise. Un mauvais timing, ce sont des pertes d'exploitation assurées. Sachez que pour une entreprise de 100 à 300 personnes, il faudra de deux à trois mois de préparation et, pour une structure de plus de 300 personnes, près de six mois.

J - 6 mois

Une fois les locaux correspondant aux besoins de l'entreprise trouvés, pas la peine de se précipiter pour signer le bail. Il est conseillé de faire réaliser un audit des locaux, notamment au niveau capacitaire. Il est important de garder en tête les besoins, notamment en termes d'informatique ou de téléphonie. Autre point : la climatisation. Son installation, soumise à certaines règles nationales et locales, peut représenter un coût et des démarches administratives supplémentaires. Adressez-vous au service urbanisme de la mairie. Effectuez une contre-visite des lieux et faites-vous remettre les fiches de description. Fixez, avec le propriétaire, la date de l'état des lieux officiel qui se fera, de préférence, en la présence d'un huissier de justice.

Avant tout nouvel engagement, n'oubliez pas d'examiner le contrat de bail actuel, dans lequel figure la durée du préavis. La résiliation doit se faire sous la forme d'un acte d'huissier. S'il s'agit de transférer le siège social de l'entreprise, les démarches sont plus compliquées. Cette opération, qui nécessite une modification des statuts de la société, doit être validée par une assemblée générale extraordinaire des associés (dans le cas d'une SARL) ou des actionnaires (dans celui d'une SA).

Lorsque le propriétaire remet le bail de location, quelques points sont à vérifier. Ce document doit préciser le nom du propriétaire et ses coordonnées postales ou celles de son mandataire, le nom du locataire, les caractéristiques du local loué, l'énumération des communs, la désignation du local à usage exclusif de l'entreprise et sa destination, la durée du bail commercial et les différentes clauses locatives, le prix et les dates de versement du loyer ainsi que les modalités de révision de ce dernier.

Pensez au changement des abonnements téléphoniques et internet, ainsi qu'au transfert d'adresse auprès de La Poste. Informez aussi les distributeurs d'énergie. Le déménagement de l'entreprise est, d'ailleurs, le moment idéal pour renégocier certains contrats !

J - 3 mois

Avant de contacter des prestataires, il convient de se poser les bonnes questions. Le mobilier existant restera-t-il ? Quid du matériel informatique ? Il convient aussi de se renseigner sur les tarifs de location de box ou entrepôts dédiés au stockage des marchandises. Il ne faut pas oublier les archives et papiers. Il est nécessaire de faire le tri des documents et de se renseigner sur les délais de conservation.

Pas de déménagement sans cahier des charges en bonne et due forme. Il existe un outil de référence, aidant à la constitution de ce cahier : la norme Afnor NF X 50-815. Ce document précisera les besoins et les dispositions prévues par le déménageur. Il est possible de se faire aider par un cabinet spécialisé ou tout simplement passer par les déménageurs, désormais capables d'informer des aspects techniques et réglementaires. Le site de l'Association française du déménagement d'entreprise ­(www.demenagementdentreprises.fr) propose toute une série de recommandations. En principe, l'appartenance d'un déménageur à l'AFDE est un gage de sérieux, de même que la certification ISO 9002.

Si certains fournisseurs ne se consacrent qu'à une seule catégorie de transfert, la tendance est de proposer toute une palette de prestations. Le prix varie en fonction de la prestation, de la distance, du volume et de l'accessibilité des lieux. Il reste indispensable d'éplucher les conditions générales de vente, qui précisent dans quels cas le déménageur peut être tenu responsable de la détérioration du matériel. N'oubliez pas de faire une déclaration de valeur des biens confiés au déménageur afin d'être correctement remboursé en cas de dommages.

Autres prestataires à contacter en amont : ceux qui se chargeront des travaux dans les nouveaux locaux. Il faudra rencontrer le gestionnaire de l'immeuble et le représentant du propriétaire pour vérifier les aspects liés à la sécurité. En cas de travaux, il faut également veiller à négocier avec le propriétaire le paiement ou non d'un loyer durant les travaux, ainsi que la prise en charge des coûts de réfection qui lui incombent.

J - 2 mois

Le déménagement induit aussi des travaux dans les bureaux que l'on quitte. Ces derniers peuvent exiger deux mois de réalisation selon l'état des lieux et la surface.

J - 1 mois

Les salariés doivent commencer à trier et à archiver leurs documents. Il conviendra de leur attribuer à chacun un code pour qu'ils puissent ensuite retrouver leurs affaires. Il faut s'assurer que chaque poste soit rapidement opérationnel. Pensez à faire installer les nouvelles lignes téléphoniques. Dans certains cas, notamment pour les photocopieurs (ou autres appareils propres à votre activité), l'intervention d'un technicien peut être nécessaire après le déménagement. Programmez les rendez-vous. En cas de changement de région, il ne faut pas oublier de changer les cartes grises des véhicules utilitaires.

À ce stade, il est nécessaire de s'occuper des derniers ­changements d'adresse. Il est temps de prévenir les clients, les prestataires (entreprise ­d'entretien, de location de matériel, société de courses) et partenaires financiers. Contactez votre assurance pour l'avertir du déménagement et faites-lui établir un nouveau contrat. Attention, il faut lui indiquer la période au cours de laquelle des ouvriers ou employés procéderont à l'aménagement des locaux. Enfin, les nouvelles cartes de visite et le papier à en-tête doit être commandé, pour que le déménagement ne perturbe pas les relations avec les partenaires.