DossierPanorama des familles d'achats dans l'équipement des bureaux

3 - Les fournitures de bureau

Si les fournitures de bureaux ne constituent pas une famille d'achats stratégiques, il n'en reste pas moins que d'importantes économies sont possibles dans ce domaine en rationalisant les commandes. Voici quelques données-clés sur ce secteur.

Le marché

Le marché des fournitures de bureau concerne de nombreux secteurs. En 2012, son CA était estimé à 5,1 milliards d'euros, avec 35% des ventes générées par la papeterie. L'Ufipa, l'union de la filière papetière, a établi une nomenclature qui reprend l'ensemble des articles fabriqués et distribués. On trouve ainsi dix catégories de produits, du papier aux articles de classement, en passant par les consommables informatiques. Cependant, ce catalogue dépasse le cadre des fournitures de bureau, puisqu'il concerne également le matériel bureautique (ordinateurs, imprimantes, multifonctions, etc.)

L'une des particularités de cet univers est la quasi-absence de la vente directe. En effet, les fabricants de fournitures de bureau ne vendent pas leurs produits directement aux entreprises et aux collectivités, mais le font par l'intermédiaire de distributeurs. D'une manière générale, ces derniers sont appelés "fournituristes", un terme quelque peu galvaudé.

En réalité, il faut distinguer vépécistes et cataloguistes. Comme leur nom l'indique, les premiers sont des spécialistes de la vente par correspondance (VPC). Ils éditent des catalogues de fournitures de bureau - de plus en plus sous format électronique - dont les prix affichés ne sont pas, en théorie, négociables. Quant aux seconds, ils ne dévoilent pas leurs tarifs dans leurs catalogues, les prix étant calculés en fonction, notamment, du volume des commandes. À noter qu'il existe également des grandes surfaces dédiées. Ces magasins ciblent davantage les TPE et les PME, car leurs collaborateurs sont susceptibles de se déplacer pour acheter les articles dont ils ont besoin au quotidien.

Mettre en place un catalogue de fournitures référencées

Sans être une famille d'achats stratégiques, les fournitures de bureau n'en sont pas moins négociables. Ainsi, les entreprises peuvent réaliser des économies en regroupant les commandes des collaborateurs pour faire jouer l'effet de volume auprès des distributeurs En contrôlant plus drastiquement les dépenses, des gabegies peuvent être évitées. Pour ce faire, l'entreprise doit constituer un catalogue de fournitures référencées qui lui permettra de faire respecter sa politique d'achats.

Le référencement des fournitures n'est pas aussi simple qu'il n'y paraît. Il faut que les articles correspondent aux besoins quotidiens des collaborateurs, y compris sur le plan qualitatif. En effet, l'objectif du catalogue ne sera pas rempli si les salariés de l'entreprise n'y adhèrent pas et préfèrent commander des fournitures non référencées, et donc non négociées par la direction achats. Pour constituer son catalogue, cette dernière peut s'appuyer sur l'historique des consommations de l'entreprise, ou encore organiser une sélection d'articles avec un panel représentatif des collaborateurs de l'entreprise. Si le processus d'approvisionnement est simplifié pour les fournitures référencées, toute demande hors catalogue doit, dès lors, être pleinement justifiée.

Le succès d'un catalogue se mesure à la proportion de fournitures de bureau qui y sont achetées. Un bon taux est de 75 - 80%. Les meilleures entreprises parviennent à un taux de 90%. À noter que, pour réussir dans la durée, le contenu du catalogue doit être évolutif, s'adaptant chaque année à la demande.