DossierPanorama des familles d'achats dans l'équipement des bureaux

1 - L'aménagement des espaces de bureau

L'aménagement des espaces de travail représente un coût non négligeable pour les entreprises. Zoom sur cette famille d'achats.

Les acteurs

L'aménagement d'espaces de bureau est une prestation à part entière. De nombreux acteurs se positionnent sur ce marché porteur, à commencer par les fabricants de mobilier de bureau et les professionnels du déménagement d'entreprise. Il existe également des prestataires dont c'est le coeur de métier: les aménageurs d'espaces, plus couramment appelés "space planners".

Les prestations

Le métier de base des aménageurs d'espaces est le conseil, plus particulièrement dans l'agencement des locaux. Leur travail s'apparente à celui des architectes d'intérieur pour les particuliers. Dans la pratique, leur intervention va beaucoup plus loin. Certaines agences (ou cabinets) jouent un rôle central dans l'aménagement du site, du choix du mobilier au déménagement, en passant par la coordination de divers métiers de second oeuvre (climatisation, électricité, plomberie, etc.).

À ce titre, il appartient à la direction achats de bien vérifier la nature des relations entre les aménageurs d'espaces et les prestataires, seule l'indépendance des premiers pouvant garantir une totale transparence des coûts afférents à un projet d'aménagement.

Les grandes formes d'aménagement

Selon la norme Afnor X 35-102, l'espace de travail d'un collaborateur, dans un bureau individuel, doit être d'au moins 9 m². Contrairement à une idée reçue, ce chiffre augmente pour les bureaux collectifs (les "open spaces") par exemple, 10 m² par collaborateur pour les bureaux de six personnes.

Ces dernières années, les open spaces se sont généralisés dans les entreprises. Pour les professionnels de l'aménagement, le recours aux bureaux collectifs ne doit pas être systématique, car ce type d'agencement ne convient pas à tous les métiers. Qui plus est, il serait facteur de stress chez les collaborateurs.

Autre tendance: le bureau "impersonnel". Face à une population de plus en plus nomade et souvent sur le terrain, les entreprises n'affectent plus de bureaux à des collaborateurs en particulier. Le salarié s'installe quelques heures à un poste de travail, généralement dans un open space, en fonction des places disponibles Dans un univers professionnel toujours plus exigeant, la notion de bien-être au bureau s'invite également dans l'aménagement des sièges sociaux. Certaines grandes entreprises ont ainsi fait installer des salles de repos et de sport.

[Avis d'expert] Odile Duchenne, directrice générale d'Actineo

" Il faut concevoir des espaces de travail plus humains "

Le bureau partagé - "desk sharing" en anglais - est une forme d'aménagement de l'espace de plus en plus courante dans les sièges sociaux des entreprises. Les postes de travail ne sont plus attribués mais les collaborateurs, en particulier nomades, s'installent selon leurs envies et les places disponibles. Une tendance également liée au télétravail dont on parle de plus en plus souvent. "Le télétravail dans sa forme contractuelle n'est pas en forte progression et a du mal à s'imposer dans les entreprises. En revanche le télétravail informel, surtout chez les cadres, est en pleine explosion et répond à ces nouveaux modes de travail qui consistent à travailler partout et tout le temps, souligne Odile Duchenne, directrice générale d'Actineo, l'Observatoire de la qualité de vie au bureau. Attention, le télétravail doit relever du volontariat et ne peut, en aucun cas, être imposé, car certains salariés pourraient avoir l'impression qu'on les pousse vers la sortie."

Selon cette dernière, la remise en cause des open spaces "repoussoirs" est aujourd'hui une priorité. "On a heureusement corrigé les erreurs d'un passé encore récent où l'on cherchait exclusivement à optimiser les m². Les entreprises ont compris que les espaces de travail devaient répondre aux attentes des salariés, en termes d'espace, d'ergonomie, de confort, d'ambiance, d'acoustique mais aussi de nouveaux modes de travail plus collaboratifs, plus informels afin de favoriser le sentiment de bien-être, faire chuter le niveau de stress ambiant et au final, favoriser la performance!", conclut Odile Duchenne.