Immobilier : 4 conseils pour réduire ses coûts

"Les premiers projets immobiliers où l'on a constaté une implication des directeurs achats datent de 2008", affirme Benoît Delattre, directeur Strategic Consulting chez JLL. Le début de la crise économique a en effet poussé les directions générales à s'intéresser à de nouveaux postes de charge dont l'immobilier, souvent délaissé voire méconnu. Le département recherche de BNP Paribas Real Estate, estime que ¾ des entreprises considèrent que leur stratégie immobilière pourrait être améliorée. La même proportion n'aurait pas encore mis en place de véritables indicateurs immobiliers. Les gisements d'économies sont pourtant nombreux. Petit tour d'horizon.

1 - Renégocier son bail

Grand classique, la renégociation des baux peut-être un gisement d'économies intéressant à court terme.

"Quand une entreprise arrive près d'une échéance triennale ou quand elle est en période de renouvellement, cela peut être une fenêtre de tir intéressante pour renégocier son bail", rappelle Emmanuel Gard, directeur associé du cabinet de conseil Optemis Partners, ajoutant que "l'économie réalisée suite à une renégociation des loyers se situe entre 10 à 25 %."

Chez Loréal par exemple, qui gère plus de 110 baux en Europe (100 millions d'euros environ), l'économie annuelle réalisée suite à la renégociation du bail d'une centrale d'expédition a ainsi été estimée à 500 000 euros. "Nous avons une base de données dans laquelle nous avons tous nos baux avec leurs dates d'expiration et, deux ans avant cette date, nous commençons à regarder avec la filiale ses prévisions en termes d'évolution des effectifs. Nous anticipons donc en nous rapprochant du propriétaire pour commencer la discussion", explique Christophe Rauch, directeur Corporate Sourcing, Industrial & Property de Loréal.

Olivier Chappert, consultant en charge du pôle immobilier et RH de Bearing point, constate que la négociation des baux "se pratique beaucoup pour les entreprises fonctionnant en réseau comme les banques car ce sont des opérations courts termes, dont l'économie est visible dans le compte d'exploitation."

2 - Eliminer les mètres carrés non productifs

Les opérations de densification peuvent également générer d'importantes économies. "Nous avons accompagné une banque qui louait environ 30 000 mètres carrés dans trois immeubles parisiens. Elle souhaitait libérer l'un de ces immeubles de 8 000 mètres tout en conservant ses effectifs", expose Mathias Grossman, directeur général France de Tétris, ajoutant qu' "étant donné que le ratio au mètre carré des collaborateurs rétrécissait, il a donc fallu que nous leur offrions un confort supplémentaire via les aménagements, comme des espaces privatifs et un travail sur l'acoustique".

Dans certaines entreprises, la gestion immobilière fait partie du périmètre des achats. Chez Alten par exemple, groupe spécialisé en ingénierie et conseil en technologies, Frédéric Mouton est responsable des achats et des moyens généraux. Fort de cette double casquette, sa mission consiste à travailler sur l'efficience des sites en matière de capacité d'accueil maximale et de densification." Cette stratégie d'optimisation vise soit la mise en sommeil soit la restitution de surfaces devenues inexploitées, pouvant aller jusqu'à 1/3 de la surface du bâtiment, permettant dans certains cas jusqu'à 10% d'économies sur certains postes d'exploitation", explique t'il.

Donnée encore méconnue aux conséquences financières loin d'être négligeables : la remise en état des locaux inexploités avant restitution au bailleur.
"En terme de benchmark, ces coûts oscillent en moyenne entre 100 €/m² et 300 €/m² selon différents paramètres : les obligations exigées dans le bail (bon état, parfait état, vétusté, mise en conformité, etc.), le périmètre et profondeur des travaux liés aux obligations de restitution, ainsi que la taille des surfaces à remettre en état. Dans nos dernières expériences, ces coûts peuvent représenter de 2 à 12 mois de loyer", explique Benoît Delattre de JLL, avant d'ajouter que "si la réalisation desdits travaux de remise en état n'est pas anticipée avant la fin du bail, les pénalités d'occupation ou immobilisation des locaux pourraient représenter le plus gros risque financier.

3 - Optimiser ses contrats de FM

Autre gisement d'économies : réaliser un audit de ses contrats de "facilities management" (FM). Un travail plus complexe que les loyers car il y a généralement un seul contrat pour tous les locataires d'un immeuble qui est maîtrisé par l'investisseur. "Même si une entreprise estime qu'il n'est pas bon, elle n'est qu'un locataire parmi d'autres, c'est donc très compliqué voire impossible. Ce qui est possible en revanche c'est d'analyser les charges demandées car il y a souvent des erreurs, des surfacturations d'où l'importance lors de la négociation du bail de bien déterminer ce qui est à la charge de l'entreprise et ce qui ne l'est pas", conseille Emmanuel Gard d'Optemis Partners.

Lorsque l'entreprise est propriétaire de son immeuble ou locataire unique elle peut, en revanche, en lien avec l'investisseur, renégocier son contrat. "Les postes d'optimisation sont nombreux : honoraires de gestion souvent exorbitants, lignes de gestion souvent mal regardées par les entreprises et sur lesquelles nous sommes particulièrement vigilants pour nos clients utilisateurs", poursuit-il. A la clé : entre 5 et 10 % d'économies.

Le groupe Alten a ainsi revu l'ensemble de ses prestations de FM par une démarche d'appels d'offres. "Au-delà de la réduction des coûts, une étude de nos besoins réels sur prestations de maintenance a permis de revoir à la baisse le périmètre d'intervention ainsi que les effectifs externes", explique Frédéric Mouton également membre de l'Agora des acheteurs.

Du côté de l'offre, Vinci facilities constate aujourd'hui en FM comme en maintenance, une érosion des coûts au m2 avec des clients qui ne craignent plus de changer de prestataires.

4 - Opter pour des solutions flexibles

La recherche de la flexibilité immobilière s'apparente aujourd'hui à une véritable quête du graal. Les entreprises privilégient donc les solutions les moins contraignantes possibles. Chez Alten, on privilégie les baux de courtes durées, "l'objectif est d'adapter les conditions d'une offre immobilière classique (3/6/9 ans) à nos projets. La négociation peut porter de fait sur des baux précaires, des mécanismes de franchises de loyer, accompagnement de travaux, ou des fenêtres de sorties intermédiaires (4/5 ans). La conjoncture est favorable à ce type de négociation avec les bailleurs", souligne Frédéric Mouton.

Autre solution : les centres d'affaires ou bureaux flexibles. Des prestataires comme Multiburo par exemple, proposent des solutions à la fois flexibles dans le temps (de 1 heure à 10 ans) et dans l'espace (surfaces de 0 à 800 mètres carrés). "Nos clients mènent des projets avec peu de visibilité (baisse ou hausse d'activité, rachat, fusion, migration informatique, ouverture d'agences, restructuration, ...) et ne maîtrisent pas forcément les délais d'utilisation de leurs diverses surfaces immobilières", explique Grégory Ortiz, directeur régional et Marketing de Multiburo. L'entreprise présente d'ailleurs sur le SIMI sa nouvelle offre "Spot multi-bureaux" qui fonctionne à l'heure (10€/h), via un abonnement mensuel qui démarre à 270 €.

Solution ultime pour encore plus de flexibilité : les bâtiments démontables. Spaciotempo propose des immeubles de bureaux éphémères, aptes à recevoir, sur des durées plus ou moins longues, des plateformes d'activités ou de stockage. "Une solution gagnante à la fois pour le directeur immobilier lui permettant une flexibilité accrue dans la gestion du parc immobilier mais aussi pour le directeur achat qui voit ses coûts de possession à la baisse et peut ainsi allouer les ressources pour d'autres besoins", explique le directeur général de Spaciotempo, Elie Smadja.

Bertrand Jasson, Directeur de l'immobilier, Groupe Orange

" Les directeurs achats sont des business partners "

Chez Orange, qui compte 20 000 sites en France totalisant 5,8 millions de m² -dont 2,3 millions en location et 3,5 millions en pleine propriété à la fin 2013- la stratégie consiste, selon Bertrand JASSON, directeur de l'immobilier du Groupe, " à rester propriétaire de tous nos sites stratégiques, c'est-à-dire là où il y a de la technique lourde et nous avons la casquette de propriétaire et maître d'ouvrage y compris pour la plupart des locaux dont nous sommes locataires. "

Si Bertrand Jasson affirme que les directeurs achats " sont clairement des business partners, ils n'interviennent en revanche jamais dans les flux immobiliers, dans la phase de renégociation des baux ou des cessions notamment. Cela demeure l'expertise exclusive de la Direction de l'immobilier. "

Témoignage

Stéphanie Roux-Maynard, directrice Achats et Immobilier, Groupe Manpower

" L'impact négociation est un réel élément de compétitivité"

Quel est le périmètre de vos missions " achat " et " immobilier "?

Notre Direction Achats et Immobilier est composée de 4 services : Achats, Gestion Immobilier, Travaux Immobilier et Services Généraux. L'équipe Achats est en charge des dépenses de fonctionnement du groupe (directes et indirectes), travaux immobiliers inclus. Les équipes en charge de l'immobilier gèrent le parc immobilier locatif et foncier, dans ses aspects économiques et juridiques. L'équipe travaux est garante du bon déroulé des aménagements, réhabilitations, remises sen état, et maintenance de ce parc.

Pourquoi ces deux fonctions ont- elles été réunies ?

Les deux fonctions ont été réunies voilà quelques années afin de créer des synergies sur les achats dits de " fonctionnement " du groupe. Les postes de dépenses Achats et Immobilier sont donc négociés par la même Direction. Cette organisation permet de mutualiser l'expertise négociation et gestion des fournisseurs.

Les dépenses liées à la gestion de notre parc Immobilier sont multiples, et élevées, l'impact négociation est un réel élément de compétitivité. Ce poste est pour nous un poste significatif dans le budget de fonctionnement de l'entreprise, et il est considéré comme stratégique. Nous opérons une activité de réseau et notre parc immobilier, outre l'outil de production qu'il représente, nous apporte la visibilité nécessaire à notre activité de proximité.

Quelle est votre stratégie pour réduire les coûts ?

Nous augmentons la part de biens en location au détriment de notre parc en propre. Ce dernier est couteux car nécessite des dépenses d'entretien voire de réhabilitation que ne se justifient pas aux vues de notre stratégie d'adaptation aux marchés.

Depuis peu, nos équipes Achats et Travaux construisent ensemble le référencement des matériaux, équipements, et choix des fournisseurs. Cela a un fort impact sur le prix au m² d'aménagement de nos locaux.

Nous déployons actuellement un nouveau concept d'aménagement des locaux. Moins de cloisons, plus de flexibilité. Cela réduit les investissements et favorise les espaces de travail collaboratifs. Moins couteux à l'installation et à l'usage, ces aménagements participeront à notre effort de réduction des coûts à moyen/long terme. Les évolutions réglementaires ne sont cependant pas propices à la réalisation d'économies dans le poste Immobilier : Loi Pinel, Accessibilité PMR, Optimisations énergétiques, vont considérablement mobiliser nos équipes ces prochains mois...