Flex office: les bonnes pratiques de Bouygues Immobilier

Avant les travaux, le taux d'occupation des plateaux de Galéo était de 60%. Depuis la mise en place du flex office, il y a plus de monde sur les plateaux car les effectifs ont augmenté. Le taux d'occupation est passé à environ 75%. Pour Bouygues Immobilier, l'objectif n'était pas de densifier les espaces de travail mais bien de favoriser le travail ensemble, et ce de manière plus confortable. Évidemment, le passage au flex a permis d'optimiser l'occupation des bureaux en supprimant, ou du moins en créant moins de postes inutiles et en rapatriant des équipes qui pouvaient être éclatées sur plusieurs étages. "Le résultat est un gain d'espace et un gain d'argent, car a libéré un site. Mais le flex ne libère pas autant de place qu'on imagine. La philosophie doit être celle du partage des postes pour gagner des m², pas la suppression", prévient Émilie Mosnier-Thoumas, responsable grands comptes utilisateurs chez Bouygues Immobilier. Voici quelques bonnes pratiques qui ont favorisé l'adoption du flex.

La co-création

En amont du projet, des ateliers co-créatifs ont été organisés, sur la base de questionnaires et d'images, pour recueillir les envies de chacun, en matière de classement, de rangement ou encore de décoration. "Attention à limiter le choix laissé aux collaborateurs, au risque d'être trop dans la création et pas assez dans l'ergonomie", prévient Emilie Mosnier-Thoumas. L'objectif de ces ateliers était aussi de définir ce qui marchait ou pas dans les pratiques du quotidien. C'est grâce à cette bonne compréhension des différents besoins que le cahier des charges a pu être constitué. Bouygues Immobilier a fait appel à des architectes d'intérieur spécialisés dans le space planning pour traduire cette nouvelle organisation sur plans. A chaque service son espace, pour que chacun ait une identité propre. Des budgets pour la personnalisation ont été définis pour chaque étage. L'ancien mobilier a été en majorité réutilisé. "C'est l'avantage de travailler sur un site déjà occupé", note Emilie Mosnier-Thoumas.

La discussion

Pour rassurer les équipes concernées par cette évolution vers le flex office, les collaborateurs qui étaient déjà en organisation dynamique dans l'autre bâtiment ont témoigné auprès d'elles. La perte de repère était surtout très forte chez les populations sédentaires, comme les assistantes, mais aussi le middle management qui craignait de perdre de vue ses équipes. C'est pourquoi un fonctionnement "en mode village" a été choisi, pour favoriser le travail d'équipe sans enlever les avantages des espaces dynamiques.

La compensation

Aujourd'hui, les collaborateurs de Galéo ne s'installent pas où ils veulent dans l'immeuble, mais dans l'espace réservé à leur équipe/service. De la même façon, il leur est impossible de réserver des postes ou bulles d'isolation. "Ils doivent changer de poste à chaque fois pour le bon fonctionnement du flex office", insiste Emilie Mosnier-Thoumas. Compenser les postes anciennement attribués est de ce point de vue fondamental pour la bonne marche du flex office. "A cet effet, les espaces de réunion petits et informels sont très importants. Nous avons prévu une bulle pour 8 effectifs", souligne la professionnelle. A l'heure actuelle, sur 80 ETP prévus par plateau, 60 sont réellement présents.

Le lien

Dans une organisation en flex office, les espaces doivent créer du lien. A Galéo, le rez-de-chaussée est à la fois une cafétéria et un lieu de détente. "Cet espace a généré un vrai sentiment de fierté et d'appartenance à l'ensemble des collaborateurs, notamment ceux qui ont été rapatriés vers le siège", se réjouit Emilie Mosnier-Thoumas. C'est aussi un lieu de formation et un showroom pour les visiteurs.

Dans une autre dimension, le lien s'est révélé important pour limiter les nuisances notamment sonores sur les plateaux. "C'est quand les collaborateurs se voient sur les plateaux qu'ils s'autogèrent et baissent la voix ou vont s'isoler lors de conversations téléphoniques. C'est ce qui a transformé la vie du plateau ", avoue-t-elle.

L'amélioration continue

A l'usage, il est important de revoir l'organisation ou la destination des espaces peu utilisés. Au dernier étage du siège de Bouygues Immobilier, une salle de réunion initialement destinée aux réunions du comex s'est avérée très rarement utilisée. Elle a donc été convertie en salle de travail informelle où tout le monde peut venir travailler. Pour Emilie Mosnier-Thoumas, le nombre de salles de réunion communes à l'immeuble et supérieures à 4 personnes pourrait encore être amélioré.

Attention aussi à l'immeuble en lui-même, qui peut vite devenir obsolète : gaines de renouvellement d'air, luminosité, espaces extérieurs... Et garder en tête que le flex office requiert un minimum de rotation de 50-60 personnes. Si les collaborateurs sont trop peu nombreux, ils se choisissent automatiquement une place.