Déménager en mode projet: les clés du succès

En moyenne, une entreprise déménage tous les trois à cinq ans. Un chiffre plus élevé pour les grandes entreprises que pour les PME/PMI, rappelle l'Agence française du déménagement d'entreprises (AFDE) sur son site. Pour mener à bien un tel projet, comment doivent s'organiser les ressources internes? Qui intégrer dans son comité de pilotage?

Un comité de pilotage restreint

"Sur un sujet de transfert d'entreprise, les ressources humaines ont généralement la main, mais il peut aussi s'agir de la direction générale et des achats. Tout cela dépend de la taille de l'entreprise", explique Marie-Christine Bouvier, présidente de l'AFDE. Et de poursuivre: "Sans oublier les instances représentatives du personnel, la DSI et la direction immobilière; tout cela à nouveau selon que l'entreprise est grande ou petite". Ainsi, chez Waycom, PME spécialisée dans le secteur des télécoms, de l'hébergement et de l'infogérance, "la direction des opérations (service technique) s'est assurée du bon emplacement de chaque bench, le responsable des services généraux s'est chargé du câblage. Notre cycle de décision a été rapide, avec une présentation au codir", explique Julien Jacquel, son directeur général.

Une prise de décision effectuée à la suite du regroupement de trois sites sur un lieu unique à Suresnes, après le rachat de la société Ivolea en 2015. Dans les grands comptes, un projet de transfert est porté par la direction générale. Car cela impacte de manière forte l'ensemble des salariés. Mais, en définitive, ce sont les achats et la direction immobilière qui vont se mettre autour de la table pour monter le projet [lire témoignage en page 3]. "Les ressources humaines se saisissent de plus en plus de ce dossier car c'est un projet de transformation de l'organisation", insiste de son côté Jérôme Boulonnois, directeur du département conseil chez Tétris, entreprise spécialisée dans l'aménagement d'espaces.

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Des entreprises spécialisées dans les aménagements d'espaces de travail tertiaires comme Colliers International ou Tétris ont étendu leurs offres et proposent de prendre en charge également l'activité transfert et, ainsi, de se charger de l'intégralité du projet: de la stratégie et de la conception du projet jusqu'à l'aménagement des bureaux, coeur de leur activité, et à l'installation des salariés sur leur poste de travail.

Tétris a développé son pôle ingénierie transfert en 2014. Cette entité forte d'une douzaine de collaborateurs gère 25000 mouvements collaborateurs par an. Tétris affiche à son actif des projets comme le déménagement de 3200 salariés à La Défense pour HSBC entre mi-2015 et début 2016, celui du Campus C5 d'Orange de 3100 collaborateurs et 72000 m² à Châtillon ou encore le regroupement des 1600 collaborateurs de L'Oréal sur un campus de 28000 m² à Saint-Ouen.

Définir qui fait quoi?

"Il est important de monter un comité de pilotage pour un transfert d'entreprise, car ceux qui connaissent le mieux l'entreprise sont sans conteste les exploitants, avance Jérôme Boulonnois. Mais ce comité doit être restreint, avec la possibilité d'y ajouter des intervenants ponctuels." Tétris accompagne ses clients dans la création de leur comité de pilotage. Qui se réunit une fois par semaine "pour mettre en place une matrice de suivi et définir des plans d'action pour savoir si chaque opérateur externe ou interne réalise ses missions en temps et en heure: la DSI a-t-elle bien fait tous les switchs? Les services généraux ont-ils bien distribué les badges? La communication a-t-elle bien édité un livret d'accueil? Etc.", développe le directeur du département conseil. Tétris propose ensuite, selon le contrat qui le lie au client, en maîtrise d'oeuvre, en AMO ou en contractant général, de lancer un appel d'offres auprès de son réseau de 25 sociétés spécialisées dans le transport pour le déménagement des biens mobiliers à proprement parler.

Des correspondants transfert

La sensibilisation des collaborateurs est un élément indispensable pour réussir un déménagement d'entreprise et le faire accepter à ses salariés. Cela se résume en un mot: communication! Ainsi, comme aime à le rappeler la présidente de l'AFDE, "on ne déménage pas des gens qui ont du mobilier, mais on déménage de l'humain! Surtout dans la période actuelle qui est celle de la recherche d'économies et, donc, souvent synonyme de réduction de surface. Les entreprises doivent cocooner leurs salariés, même si le terme est un peu fort", reconnaît-elle. Et d'ajouter: "Les entreprises doivent pouvoir répondre aux questions des collaborateurs: à côté de qui vais-je être assis? Aurai-je une place de parking? Autant de préoccupations quotidiennes qui se posent dans le cadre d'un déménagement."

Exemple avec Waycom: "Chaque responsable de pôle business a communiqué auprès de son service. Cela s'est fait via la diffusion des plans ou lors d'un déjeuner à côté des nouveaux locaux pour découvrir le quartier", détaille son directeur général, Julien Jacquel. Outre les classiques visites de site, présentation des plans, plaquettes et autres supports de communication, il est important pour l'entreprise de nommer des correspondants transfert qui seront chargés de faire remonter les interrogations des salariés et, dans l'autre sens, de faire redescendre les informations de la direction. "Nous préconisons de désigner un correspondant transfert pour 40 à 50 salariés. Charge à celui-ci d'expliquer à ses collègues ce qu'il doit jeter, conserver, archiver, etc.", souligne Jérôme Boulonnois, de Tétris.

Des concours pour une meilleure implication

Jeter, conserver, archiver... Déménager est l'occasion idéale pour faire un grand ménage. "Pour mieux impliquer les collaborateurs dans une telle démarche, les entreprises peuvent lancer des concours lors de "cleaning days" et inventer des jeux par service ou par étage avec des bons de pesée. On peut aussi imaginer des indicateurs comme le nombre de mètres carrés gagnés dans chaque espace ou encore les économies en CO₂", conclut Julien Jaman, directeur du développement chez D-Max, démé nageur spécialisé dans le transfert d'entreprises.

Une BD pour sensibiliser les salariés

Quand Dimitri Maxwell se met en mode super-héros du déménagement, il devient D-Max. C'est en résumé le pitch de la bande dessinée réalisée par D-Max, société de transfert et déménagement des entreprises. Cette bande dessinée explique clairement les rôles dévolus à chacun lors d'un déménagement. Qui porte le projet? Qui emballe les cartons? Etc.

"La BD est déclinée en quatre ou cinq modèles en fonction de la ­prestation demandée. Ainsi, il y a celle où l'entreprise achète simplement la DBox, une version où D-Max gère la prestation de A à Z ou encore celle où D-Max se contente uniquement de transporter", explique Julien Jaman, directeur du développement chez D-Max, avant de s'enthousiasmer: "C'est deux fois plus lu!"

Cet outil de communication n'est pas le seul. Ainsi, D-Max mise sur trois canaux de communication: une réunion générale d'information, l'édition d'une notice et, enfin, le fait de passer physiquement voir chaque collaborateur pour lui rappeler les informations et distribuer les étiquettes à apposer sur ses cartons. "Ce qui n'est pas trop, car des salariés peuvent passer entre les mailles. Ainsi, certains peuvent ne pas être présents à la réunion d'information ou absents des bureaux lors de la tournée des déménageurs", souligne le directeur du développement de D-Max. "La préparation, c'est 90% de la réussite!"

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Le témoignage de Dominique Josserand, directeur immobilier de la Bred

"Nous avons créé plusieurs comités"

"Nous avons dirigé ce projet de déménagement à deux, la directrice de l'organisation, du contrôle budgétaire et des achats et moi-même", explique Dominique Josserand, directeur immobilier de la Bred. Un ­transfert d'envergure, alors que le dernier de ce type remontait à "une quarantaine d'années", souligne le directeur immobilier. Ainsi, la banque a regroupé début 2015 ses deux sites basés à Créteil (94) dans un immeuble neuf à Joinville-le-Pont (94), au pied du RER A. Cet immeuble, baptisé Urbagreen, offre près de 14000 m² de bureaux sur neuf étages pour 1150 postes de travail. Pour mener à bien ce déménagement, "plusieurs comités ont été créés", insiste le directeur immobilier. Un comité de pilotage regroupant les membres de la direction générale s'est réuni tous les deux mois dès 2013.

"Pour éviter que les gens s'inquiètent, nous avons désigné des correspondants déménagement"

Par la suite, un comité projet a eu lieu toutes les semaines, comprenant la communication, les chargés de travaux et construction, les ressources humaines, l'informatique, ­l'immobilier et le contrôle de ­gestion et achats, de même que quelques intervenants ponctuels. Enfin, un comité technique constitué des maîtres d'oeuvre et travaux ainsi que du consortium chargé de la maîtrise d'oeuvre (Génie des Lieux, le cabinet Batscop et le bureau Gesys) s'est également concerté de façon hebdomadaire.

Pour accompagner le changement, des groupes de travail composés de collaborateurs et du CHSCT ont réfléchi sur l'aménagement des locaux et la mise en place du mobilier. "Pour éviter que les gens s'inquiètent, nous avons désigné des correspondants déménagement, qui étaient des relais auprès des salariés", souligne le directeur immobilier. Quatre ­réunions d'information se sont tenues, la première six mois avant le transfert et jusqu'à quinze jours avant le déménagement. Ces réunions ont été organisées en lien avec Génie des Lieux, Batscop et Gesys. "Il y a eu un vrai travail d'accompagnement avec des journées sur site et des lettres d'information jusqu'au vote des salariés de leur futur siège de bureau", conclut Dominique Josserand, directeur immobilier de la banque.