Déménagement : bien accompagner les salariés dans ce changement

"Plus le déménagement est secret, moins il est compris et accepté par les collaborateurs", avertit Kevin Manchon, directeur général de Démépool. Attendre le dernier moment pour les informer d'un prochain changement d'adresse est l'erreur à ne pas commettre. Dans ce domaine, mieux vaut être proactif pour faciliter l'adhésion générale. Et limiter les mécontentements à l'origine d'une perte de motivation, d'une baisse de productivité voire d'une hausse de l'absentéisme. "C'est un achat sensible dans la mesure où il modifie les repères des collaborateurs et conditionne leur qualité de travail future. Les informer sur la marche à suivre et écouter leurs demandes apparaît fondamental", rappelle Christophe Mottu, directeur associé au cabinet Asteria Conseils.

En règle générale, la communication auprès des collaborateurs doit débuter au moins six mois avant la date de déménagement. La désignation de référents transfert, à raison d'un individu pour 25 salariés, semble nécessaire pour assurer le relais avec la direction des achats. "Cette lourde tâche incombe le plus souvent aux managers, indique Malik Barchiche, responsable national transfert chez Les déménageurs bretons. Il peut être opportun d'embaucher un chef de projet déménagement pendant six mois pour les suppléer."

Communiquez... en temps réel

Informer ses collaborateurs en temps et en heure est un point à ne surtout pas négliger au risque de favoriser la propagation de fausses rumeurs et même de compromettre la réussite du transfert. Le mode de communication importe peu, si tant est qu'il sied aux coutumes internes. Une première note d'information adressée par mail permet d'avertir simultanément l'ensemble des salariés. En complément, organiser des réunions d'information est le moyen le plus adéquat pour répondre directement à leurs interrogations et gommer leurs éventuelles angoisses.

Selon la culture de l'entreprise, vous pouvez laisser les managers avertir leurs équipes ou organiser des réunions d'information plus globales. "Dans ce cas, prévoyez un nombre de sessions proportionnel au nombre de salariés afin qu'ils aient du temps pour poser des questions. Compter par exemple un minimum de cinq sessions pour 250 collaborateurs", conseille Malik Barchiche. Ensuite, envoyez fréquemment des newsletters ou ayez recours au journal interne pour aborder les différentes problématiques se rapportant au déménagement. "Vous pouvez adresser tous les mois des visuels témoignant de l'avancée des travaux", donne en exemple Éric Lehmann, responsable commercial du service déménagement d'entreprises du groupe Les Gentlemen du Déménagement.

Une salle de réunion peut également être dédiée à la présentation de photos/maquettes des nouveaux locaux ou même du futur mobilier pour aider les salariés à s'y projeter. "Vous pouvez décider de ne rendre accessible cette pièce qu'à l'heure du déjeuner pendant un ou deux mois afin de ne pas perturber l'activité et limiter les va-et-vient", suggère Kevin Manchon. Autre solution pour que les collaborateurs se familiarisent avec leur prochain lieu de vie: programmer des visites sur site par service. Enfin, préparer un livret de ­transfert, à remettre à l'ensemble des salariés concernés par le déménagement, est opportun. Il doit mentionner les différentes étapes du projet, les dates, les tâches qui incombent aux collaborateurs, comme l'emballage de leurs effets personnels par exemple. "Ce livret d'accueil doit inclure un descriptif détaillé du fonctionnement et de l'environnement de ce nouveau lieu de vie. Les collaborateurs ont, par exemple, besoin de savoir si le bâtiment est pourvu ou non d'un parking, s'ils ont la possibilité de déjeuner au restaurant d'entreprise ou, à défaut, de connaître les restaurants et commerce à proximité, etc.", détaille Corinne Lecoeur, dirigeante du cabinet Clé Transfert.

Impliquez les collaborateurs

Le transfert peut ne pas plaire à l'ensemble des salariés, surtout si leur espace de travail venait à se réduire. Les rendre acteurs de ce projet peut grandement contribuer à sa réussite et à son acceptation. Un changement du mobilier de bureau prévu au cahier des charges peut ainsi être l'occasion de les impliquer davantage, en tenant compte de leurs avis dans la décision finale. Deux modèles de bureau peuvent par exemple être soumis au vote des collaborateurs, par voie électronique ou via une urne déposée à cet effet. "Essayez de limiter la sélection à deux exemples plutôt opposés pour dégager une réelle tendance", conseille Kevin Manchon.

Ils peuvent également prendre part aux préparatifs du déménagement, en participant à un "clean day". Cette étape incontournable consiste à trier, classer et jeter pour réduire le volume à transporter et amoindrir d'autant le coût de transfert. " Elle peut être programmée sur une journée, voire deux, si vous comptez parmi vos effectifs une forte population nomade ", explique Nathalie Ledemé Pütz, responsable commerciale et communication chez Gamblin. Autre possibilité: mettre divers collecteurs à la disposition des collaborateurs dans les locaux un mois avant le déménagement. Puis organiser un service de rotation jusqu'au jour J dès qu'une ou plusieurs bennes sont pleines. "La période allouée au tri ne doit pas être trop longue au risque que les salariés ne s'y mettent qu'au dernier moment", rappelle Nathalie Ledemé Pütz, responsable commerciale et communication chez Gamblin. Dans tous les cas, le clean day doit être ludique. "Des tee-shirts spécifiques et des gants blancs peuvent être distribués, à cette occasion, aux salariés", illustre Jérôme Jaman, gérant de D-Max. L'organisation d'un challenge peut grandement contribuer à sa réussite et insuffler un bon état d'esprit général. Il peut ainsi venir récompenser l'équipe ou l'individu qui a rempli le plus de conteneurs; à condition que la partie soit équitable entre les différents services participants.

De même, des objectifs clairs et précis, fonction de la capacité à l'arrivée et au départ, doivent être alloués à chaque équipe, voire à chaque individu, pour optimiser la portée de cet événement. Enfin, les collaborateurs peuvent être invités à participer à l'emballage de leurs affaires personnelles, de leurs caissons voire des rangements annexes. Cette décision dépend de la volonté de l'entreprise d'impliquer ses salariés dans cette mission, de son budget et de son activité. "Dans des professions (avocats, banquiers, assureurs...) qui occasionnent des linéaires de documents importants, l'emballage par les collaborateurs peut s'avérer très chronophage et contre-productif, eu égard du surcoût occasionné en cas de sous-traitance, avance Kevin Manchon. Dans des activités créatives, les collaborateurs peuvent se sentir davantage impliqués et prendre plaisir à mettre un peu d'ordre quelques heures avant le jour J." En bref, il vous appartient d'accompagner les collaborateurs jusqu'au jour J afin que le transfert se déroule dans les meilleures conditions possibles.