Achats-finance : une relation qui doit encore progresser

Quid des grands enjeux de la relation achats/finance ? Dans quels domaines, leur coopération est la plus critique et efficace ? Autant de questions auxquelles répond une étude sur la qualité de l'interface entre acheteurs et financiers réalisée fin 2015 par le cabinet Synapscore et l'Essec, auprès de 22 responsables achats et 14 responsables financiers ouvrant notamment dans les principaux poids lourds du CAC 40 *. Premier enseignement à tirer de l'enquête : les deux fonctions identifient trois thématiques communes prioritaires sur lesquelles leur collaboration doit progresser. A savoir, le pilotage de la performance achats, la fiabilité des budgets et les arbitrages "make or buy".

Les financiers, garants de la performance achats

Concernant, le pilotage de la performance achats (cité par 41 % des CPO et 64 % des CFO), "les financiers reconnaissent avoir un rôle clé pour aider les acheteurs à définir des indicateurs de performance alignés sur ceux des clients internes", confie Serge Dautrif, managing partner chez Synapscore, en rappelant que l'utilisation d'un référentiel de données commun permet de mieux traduire, les gains achats dans le P&L et ainsi les valider. Un levier essentiel pour mesurer la contribution des achats à la performance de l'entreprise, "les financiers se posant alors comme garants externes d'une telle performance", poursuit l'expert.

Former les acheteurs à la finance

En terme de fiabilisation des budgets prévisionnels achats (citée par 50 % des CPO et 36 % des CFO), le rôle de la finance semble varier selon les catégories de dépenses. Car si les gains sur les achats directs apparaissent bien souvent clairement dans les comptes, c'est loin d'être le cas des achats indirects où les économies réalisées par les acheteurs sont souvent réallouées dans l'enveloppe budgétaire. Résultat : il n'est pas toujours aisé de voir l'impact sur la performance financière. Last but not least, financiers et acheteurs sont d'accord pour renforcer leurs collaboration en matière d'arbitrage "make or buy" (cité par 41 % des CPO et 29 % des CFO), les premiers pouvant fournir aux seconds des modèles de calcul propres à chiffrer et comparer de manière objective les différents scénarios. "Les CFO évoquent aussi la possibilité de former les acheteurs à la finance afin qu'ils puissent mieux évaluer tous les coûts d'un projet", indique Serge Dautrif.

Risque fournisseurs : un sujet de frustration pour les achats

Mais le consensus entre acheteurs et financiers n'est pas toujours de mise, loin d'en faut ! L'étude révèle de nombreux points de discordance entre les deux fonctions, notamment des sujets propices aux synergies, seulement pour les uns mais pas pour les autres. C'est le cas de l'évaluation du risque fournisseur, citée par 32 % des CPO, mais seulement 7 % des CFO ! "Pourtant, la finance a tout intérêt à aider la fonction achats à positionner l'analyse et le suivi des risques fournisseurs au plus haut niveau de l'entreprise. Trop souvent perçu comme un sujet technique de second rang, la défaillance d'un fournisseur peut toutefois rapidement poser des problèmes juridiques et financiers très critiques", analyse Patrice Pourchet, responsable pédagogique Master Gestion des achats internationaux à l'Essec.

La couverture de la volatilité des matières premières et des changes constituent l'autre sujet sur lequel les acheteurs souhaiteraient monter au créneau, avec l'appui des financiers. Et pour cause : "les achats sont souvent en bonne posture pour anticiper l'évolution des matières premières sujettes à la volatilité et donc à collaborer avec la trésorerie sur les opportunités et les risques, mais encore faut-il que ce service forme les équipes achats concernées sur les méthodes de couverture et les taux de volatilité que l'entreprise peut ou souhaite absorber", souligne Patrice Pourchet.

Deux fonctions qui se renvoient la balle

Dernière thématique phare où les achats veulent un plus grand soutien de la finance : la variance & litige des facturations fournisseurs. "Les achats ont besoin de l'aide de la finance pour mettre en place un système de contrôle et de validation des dépenses ainsi qu'un pilotage des anomalies, constate le responsable pédagogique, or il arrive que chacun se renvoie la balle, d'où la nécessité de mettre en place un processus PtoP documenté et définissant le rôle de chaque fonction".

A l'inverse, les financiers identifient, eux aussi, de leur côté trois sujets propices à une meilleure collaboration avec les achats. Comme les négociations commerciales et contractuelles, où 29 % des financiers veulent s'impliquer davantage en mettant en place des solutions de financement du cash pour les fournisseurs (reverse factoring) ou en contrôlant davantage les conditions de paiement au regard des exigences réglementaires à l'instar de la loi LME, et ce, pour réduire les besoins de trésorerie.

Le grand absent : le coût de la non qualité !

Autre sujet sur lequel les financiers veulent collaborer davantage avec les achats : la mise en oeuvre de partenariats avec les fournisseurs. "La finance peut contribuer de façon notable au déploiement de partenariats de co-développement tant pour définir les mécanismes de partage des coûts, des risques et bénéfices que pour définir les structures à mettre en place pour permettre au partenariat de fonctionner, en accordant par exemple un budget d'investissement dans la R&D des fournisseurs", développe Patrice Pourchet.

Résultat assez surprenant de l'enquête : le coût de la non-qualité et la gestion des non-conformité semblent n'être prioritaires ni pour les uns, ni pour les autres ! "Pourtant, il est plus que jamais souhaitable de rendre visible, au niveau exécutif les dépenses de non qualité les plus lourdes afin d'aligner les plan d'action et de prévention entre les achats, la finance et la qualité. Sans doute un domaine, où les pratiques de mutualisation doivent encore progresser", estime ce dernier.

Une forte marge de progression

Les deux fonctions ont d'ailleurs identifié trois actions essentielles pour améliorer leur collaboration à terme : disposer d'outils et données qualité plus efficaces pour mieux traduire les savings dans le P&L, développer des compétences croisées (programme de mentorat commun aux achats et à la finance) et renforcer les relations de proximité à la tête de chacun des deux départements. Preuve que l'interface achats-finance peut et doit encore progresser, les sondés notent à près de 13 /20 la relation unissant leurs deux fonctions.

* Cette étude a été réalisée auprès de 29 grands comptes, parmi lesquels Airbus, Air Liquide, Danone, JC Decaux, L'Oréal, Sanofi, Schneider Electric, SNCF, Technip, Total