Achats publics - Comment apporter souplesse et performance dans les contrats ?

Les différentes réformes et les travaux de modernisation de la commande publique mis en oeuvre ces dernières années ont rendu le droit de la commande publique assez souple en définitive, celui-ci offrant aux acheteurs un nombre plutôt conséquent d'outils qui vont dans ce sens. "En théorie, nous sommes capables de déployer pas mal d'outils pour faire preuve de souplesse dans nos contrats et être plus flexibles dans la relation fournisseurs, indique Hélène Defives, acheteuse au sein de la Plateforme régionale des achats de l'État (PFRA) de la région PACA. Il y a deux façons d'aborder l'achat : soit par le moyen, soit par le besoin. L'approche par le besoin permet de réfléchir à nos contrats autrement."

Définir le besoin implique, en effet, de mener une analyse fonctionnelle de ce dernier et de questionner l'utilisation finale et non le moyen d'y parvenir. "Il ne s'agit plus de décrire précisément les moyens que le prestataire devra mettre en oeuvre pour répondre au besoin, mais d'envisager le besoin comme un ensemble évolutif et multidimensionnel", abonde Marine Courret, adjointe à la directrice de la PFRA de PACA. L'agilité est d'abord une réflexion sur la stratégie d'achat. Plus on effectue un travail en amont, plus le contrat sera adapté et performant en intégrant les bons jalons et les bonnes clauses.

Travailler l'achat en mode projet, avant la consultation, en associant tous les acteurs de l'achat permet un sourcing et une étude de marché efficaces. Dans l'achat public, étant donné les délais de passation des marchés, l'objectif principal est de ne pas être en décalage avec le marché. "Dans notre secteur, l'agilité n'est pas une question de rapidité ou de simplification à l'extrême, mais nécessite une bonne anticipation et une visibilité accrue sur un marché afin de proposer la meilleure stratégie d'acquisition possible", souligne Ghislaine Demette, en charge de l'élaboration des stratégies achats et référente achats durables au pôle achats de la DIRISI, ministère des Armées.

Mener une démarche par l'analyse fonctionnelle est, par conséquent, le point de départ. Il faut ensuite y associer les outils adéquats. "Cela implique d'ouvrir la variante, qui laisse la possibilité d'une alternative au cahier des charges technique, explique Hélène Defives, de la PFRA de PACA. De même, travailler le coût du cycle de vie va de pair avec l'analyse fonctionnelle et conduira, au niveau contractuel, à construire une évolution positive et durable de l'achat à travers un plan de progrès." La principale complexité de ce type de démarche, qui s'attache à la finalité du besoin et non aux moyens techniques, tient à l'identification des coûts. "Toute la difficulté pour l'acheteur sera de bien connaître la structuration des coûts du secteur étudié, afin d'appréhender toutes les externalités et d'arriver à sélectionner une méthode de calcul des coûts de cycle de vie garantissant l'égalité de traitement entre les candidats", affirme Hélène Defives.

L'analyse fonctionnelle peut aussi se traduire par une démarche de prix forfaitaires avec le prestataire. Plutôt que de réfléchir en prix unitaires de prestations, on accepte un fonctionnement en prix global, qui répond tout de même à des objectifs fixés selon des critères précis."Cette logique n'est pas en contradiction avec l'analyse des coûts du cycle de vie, puisque chaque coût peut faire partie de la décomposition des prix forfaitaires, insiste Marine Courret. La difficulté pour l'acheteur sera la mise en oeuvre de ces instruments encore peu utilisés."