Anticipation et planification

Parce que souplesse va souvent de pair avec réactivité, l'anticipation et la visibilité sur l'ensemble des marchés forment un axe de travail majeur pour les acheteurs publics. A fortiori si le volume d'achat et le nombre de services couverts sont importants. "L'amélioration de la connaissance de notre besoin représente pour nous un véritable enjeu et constitue un moyen d'avoir des contrats plus performants", observe Marine Courret. Pour mémoire, la Plateforme régionale des achats de l'État de la région PACA a pour mission principale de mettre en place des contrats interministériels de façon à mutualiser au mieux des segments d'achats. Au total, plus de 450 services sont susceptibles d'utiliser ses contrats. Et si la standardisation des contrats permet de répondre à 80 % du besoin et de réaliser un effet volume indéniable, c'est une difficulté supplémentaire dans la quête de souplesse.

Parce que les contraintes de procédures et les délais d'ouverture de marché sont ce qu'ils sont, les voies d'optimisation se trouvent dans la planification et l'anticipation des étapes d'achat. "Nous travaillons selon une approche itérative. À chaque étape du processus achat (lancement de consultation, analyse, lancement du contrat ... ), nous rencontrons les services pour être toujours au plus proche des besoins, puisque, dans le cadre d'une procédure formalisée, il faut compter presque un an entre la phase de sourcing et l'exécution du marché", explique Hélène Defives.

La simplification et l'allègement des contrats représente un axe d'amélioration clé qui, de surcroît, contribue à rendre les enjeux plus lisibles et compréhensibles par tous. C'est la raison pour laquelle une réflexion est actuellement menée à la PFRA PACA pour réunir acheteurs et fournisseurs sur cette problématique. "Nous nous sommes consolidés en 2017 et, depuis, nous avons mené un gros travail de simplification au niveau de la consultation afin d'être attractifs. Cette année, nous aimerions aller encore plus loin en sollicitant les opérateurs économiques hors marché, afin d'avoir leur retour sur la structuration de nos contrats et sur nos clauses", annonce Marine Courret. Une recherche de transversalité et d'échanges donc, car c'est bien évidemment cette organisation en silo qui limite la souplesse. Il est peut-être temps que l'ensemble des acteurs de l'achat public changent enfin de posture.

Donner davantage de réactivité au process contractuel ?

Évidemment, en fonction de la procédure utilisée, il y aura plus ou moins de souplesse. Les procédures adaptées, par exemple, en offriront davantage que celles formalisées. Concrètement, pour économiser du temps sur la passation d'un marché, un acheteur va chercher à optimiser les délais rédactionnels, en créant, par exemple, un canevas de dossier de consultation. Ceci permettra d'automatiser certaines clauses et de faire un travail d'orfèvre sur certains éléments, afin d'améliorer la performance achat ou de réduire le risque juridique.

De même, il pourra demander aux candidats de remplir un cadre de réponses types pour mieux structurer, fluidifier et faciliter l'analyse des offres. Industrialiser le process interne et développer la démarche qualité par la mise en place de notes et d'outils types procure, en effet, un gain de temps important. "Au niveau des candidatures, nous avons essayé d'automatiser notre process en réduisant les informations demandées aux candidats. Dans 90 % des cas, on requiert seulement les capacités financières, c'est-à-dire le chiffre d'affaires et les références professionnelles. Pour gagner en temps et en souplesse organisationnelle, nous travaillons beaucoup en amont avec des tableaux de bord de suivi de marché, qui nous permettent d'avoir des alertes automatiques sur la reconduction des marchés", détaille Olivier Fraissinet, responsable du service marchés publics de l' Établissement Français du Sang (EFS) pour la région PACA-Corse. Tout cela implique un fonctionnement collaboratif et, notamment, l'existence d'un binôme fort entre l'équipe du service marchés publics et le responsable technique en charge de l'expression du besoin.