Astuces pour faire des achats de transport réussis

La logistique subit la pression des coûts, en minimisant la complexité opérationnelle et diminuant le nombre de prestataires et en répondant au niveau de service attendu par les clients. Mais comment s'assurer que vos appels d'offres vont mettre en place les changements attendus sans déstabiliser les opérations existantes ? La réponse est : des achats de transport efficaces.

Ticontract, spécialiste e-sourcing transport, vient de publier deux livres blancs sur les appels d'offres électroniques de transport. Le premier propose des règles et bonnes pratiques pour aider les responsables achats avant, pendant et après avoir lancé leurs appels d'offres transport. Le second livre blanc, plus spécifique, sur l'optimisation combinatoire, propose une approche plus poussée sur les appels d'offres complexes et l'analyse automatique de leurs résultats.

Voici des astuces et bonnes pratiques proposées par Stefanie Assel, Business Development Manager de Ticontract en France, qui devraient vont vous aider avant, pendant et après la réalisation d'un appel d'offres transport.

Définir vos objectifs

Avant tout, déterminez les informations dont vous avez besoin pour fixer et atteindre des objectifs clairs. Ces objectifs vont définir le déroulement du processus, le format de la demande d'offre (RFQ) et contribuer au choix des transporteurs que vous allez contacter.

Nombre de transporteurs

Il est important d'évaluer le nombre de transporteurs nécessaires et de définir leur participation à votre processus. Trop ? Cela vous fera perdre votre pouvoir de négociation apporté par les volumes. Trop peu ? Cela vous fera courir un risque de défaillance et de manque de capacité. Une plateforme d'appels d'offres fermée vous permet de pré-qualifier vos prestataires.

Les transporteurs adéquats

Ne choisissez pas, dès le départ, des critères trop restrictifs pour choisir vos transporteurs. Cela vous permettra de commencer avec un panel plus large pour une première sélection sur des bases qualitatives. Une fois cette base identifiée, une sélection plus poussée peut être effectuée en utilisant un référentiel spécifique de questions via une demande d'information (RFI).

Ressources et temps

Prévoyez une durée réaliste pour votre processus. Minimiser les besoins en temps est l'une des principales raisons d'utiliser un outil d'appel d'offres. Le temps nécessaire à la préparation et au lancement sera réduit. Un appel d'offres insuffisamment préparé apportera des résultats difficiles à analyser. Il est nécessaire de prévoir une équipe en interne dont les membres ont des responsabilités bien définies.

Est-ce que tout est prêt ?

Evitez la défaillance d'un RFQ incomplet en ne le lançant que lorsqu'il est prêt à 100%. Si vous utilisez une plateforme d'appel d'offres, échangez avec leurs experts et testez le système avant de vous lancer.

Communiquez

Un autre facteur important est la communication avec toutes les parties prenantes. Informez les transporteurs des objectifs et des raisons du RFQ. Communiquez la durée de votre processus en exposant toutes les étapes prévues. Si vous lancez l'appel d'offres via une plateforme électronique, le processus de communication sera automatique, en un clic.

Transparence

A la fin du processus, vous devrez gérer de nombreuses offres. Si vous utilisez une plateforme e-sourcing, vous recevrez des tarifs uniformisés de la part de tous vos prestataires, vous permettant de créer tous types de scénarios, comparables les uns aux autres.

Les achats de transport n'ont pas besoin d'être compliqués. En suivant ces étapes, ils peuvent être lancés sans difficulté, et sans perturber les opérations existantes.