"L'outil de e-proc m'a permis d'avoir une vue en temps réel sur les achats par rapport au budget"

Numen est un groupe qui s'est construit dans le temps, par croissance organique et plus récemment par croissance externe. Une fois constitué, ce groupe au fonctionnement très décentralisé puisque constitué de 9 entités distinctes et autonomes animées par une holding, a dû mettre en place des services partagés et dégager des synergies pour réunir ces PME* aux fonctionnements et cultures parfois très différentes. "Chacune avait son système comptable, son ERP et ses process achats propres. Je manquais terriblement de visibilité sur les dépenses engagées", raconte le p-dg, Marc Le Vernoy. "Il me fallait absolument harmoniser cet ensemble, faire travailler les comptables de concert, et avoir une vue en temps réel sur les achats par rapport au budget. De plus, je souhaitais aussi faire des économies sur les achats, en nommant des responsables pour une famille d'achats dans une société mais agissant comme expert pour le groupe ; mais là n'était pas l'objet premier. Je voulais surtout anticiper les charges et piloter la trésorerie par l'engagement de dépenses, sur l'année et pas uniquement constater les achats après leur comptabilisation."

Alors, le cordonnier a décidé de réagir et de se chausser directement. Dans cette décision réside la richesse de l'expérience et donc de l'expertise de Numen: le groupe, qui vend à ses clients des "solutions de digitalisation de leurs process et des services de dématérialisation" et qui implémente des outils e-proc/ P2P, a testé en interne et éprouvé la solution qu'il commercialise et met en place pour ses clients.

Le retour sur expérience est parfois dur et sans appel: "Nous avons sous-estimé le temps nécessaire à l'accompagnant de nos collaborateurs dans de la conduite de changement... ils ont mis un peu de temps à comprendre le bénéfice qu'ils pouvaient en retirer", relate Marc Le Vernoy. "Au début, pour eux, ce n'était que du travail en plus puisqu'ils devaient saisir en amont des données plus riches et pré comptabiliser la demande d'achat en comptabilité. C'était effectivement un surcroît de travail mais la productivité ensuite est très importante." Le système de pré-comptabilisation de la direction achats est aujourd'hui sous traitée par Numen à sa filiale off shore à Madagascar, qui agit comme un centre de service partagé, ce qui permet de traiter les imputations analytiques en amont et donc permet l'automatisation du rapprochement avec la commande. "Les comptables l'ont parfois vécu comme une charge de travail supplémentaire. Ils ont découvert bien après les bénéfices et notamment le fait qu'ils n'avaient plus à croiser toutes les informations de demande d'achats et d'autorisations de dépenses, à trouver les bonnes imputations analytiques et à réclamer les bons de commande aux directions éparpillées dans plusieurs lieux géographiques, ce qui était chronophage et finalement peu intéressant."

Pour accompagner ses collaborateurs, Numen a finalement réalisé des formations internes et multiplié les séminaires et les rendez-vous pédagogiques. "Dans la durée, il reste indispensable d'effectuer une formation permanente", commente Marc Le Vernoy.

Un déploiement intégré au projet groupe "Performance Finance"

Marc Le Vernoy, en lien avec sa direction financière "qui a été le sponsor du projet", a choisi la solution Ivalua pour porter le process P2P (Procure to Pay = demande d'achat + approbation = bon de commande + réception / traitement de la facture (approbation si nécessaire)/ bon à payer). L'application Ivalua a été interfacée en parallèle avec 1. La plateforme de dématérialisation des factures fournisseurs de Numen (avant envoi de la facture dans l'outil Ivalua) et avec 2. Les systèmes ERP de Numen pour centraliser tous ses systèmes ERP existants et différents. "Ce projet nous a aussi clairement évité la migration de tous les systèmes comptables", souligne Marc Le Vernoy.

A présent, toutes les demandes d'achats, centralisées dans l'outil Ivalua, sont rapprochées des bons de livraison (réception) et des factures. L'outil Ivalua s'occupe de la réconciliation comptable de ces trois objets puis, lorsque la gestion des écarts est résolue (si écart il y a) et que la facture est bonne à payer, Ivalua réintroduit automatiquement les données dans les systèmes Sage et Cegid (interface automatisée qui répartit les données par ERP). "La dématérialisation des factures permet d'accélérer le cycle de rapprochement bons de commandes/factures", se félicite le p-dg, qui jouit à présent d'un système qui décrémente en temps réel les dépenses et lui permet d'avoir une gestion budgétaire plus précise. "J'ai une meilleurs capacité à gérer ma prévision de trésorerie et d'atteinte de mon résultat". Le projet lui a permis de mettre en place un système de délégation par montant, par famille d'achat et par centre de coûts qui lui permet de responsabiliser ses managers, tout en procurant un reporting de contrôle très complet.

Pour assurer la compliance aux contrats cadres négociés, Marc Le Vernoy a fait aussi du coercitif: "après une période probatoire, j'ai demandé d'interdire de payer un fournisseur si la demande d'achats n'était pas émise dans le système". Tous les achats sont à présent émis depuis la plateforme d'achats Ivalua. Grâce à l'implémentation de la solution, Numen a pu aussi réorganiser sa comptabilité et éviter de recruter lors d'acquisitions de sociétés puisqu'un système de centre de service partagé était proposé, "on a concentré la compta fournisseur sur quelques personnes", et "les compétences ont été utilisées autrement, nous voulons développer plus de valeur ajoutée métier", souligne Marc Le Vernoy. "Nous avons innové en créant des spécialisations qui sont très appréciées de nos comptables, comme la trésorerie ou la comptabilité clients, et grâce à l' externalisation à Madagascar des tâches à moins forte valeur ajoutée, les équipes peuvent mieux se concentrer sur le contrôle budgétaire, l'assistance administratives aux opérations et la trésorerie."

Harmoniser, structurer, rationaliser, piloter par engagements

En 2012, Numen a commencé par structurer ses achats non stratégiques, représentant alors un volume de 10 millions d'euros (pour un CA de 70 millions). La volonté de Marc Le Vernoy n'était pas tant de faire des économies directes et massives mais plutôt d'améliorer les conditions d'achats "chaque société ayant des types d'achats directs différents, il était plus cohérent d'attaquer par ce qui est le plus transverse. Mais à présent que nous avons mis les achats indirects sous contrôle, nous allons nous atteler aux achats directs et notamment aux achats de prestations intellectuelles ou à certains achats de matières ou d'équipements informatiques et industriels car il faut adapter l'outil à tous les achats spécifiques."

Avant 2012 et le déploiement de ce projet, Numen avait des achats "diffus", explique Marc Le Vernoy: réalisés par les différents services et sans base de donnée fournisseurs complète et structurée. "Mettre en place un système qui trace toutes les demandes d'achats nous a obligé à mettre à jour de façon dynamique cette base et de rationaliser ensuite nos conditions d'achats. Maintenant, nous n'avons qu'un émetteur par famille d'achat qui contrôle tous les achats. L'acte d'engagement est beaucoup plus contrôlé grâce à la délégation que permet l'outil et ses workflows." Pour Marc Le Vernoy, il est à présent "plus simple de négocier avec les fournisseurs". Et la plateforme Ivalua, nativement conçue pour mener des campagnes de sourcing, permet progressivement à Numen de "massifier ses achats par familles".

"Le ROI de ce projet", insiste bien Marc Le Vernoy "ne porte pas uniquement sur les gains de sourcing mais aussi sur la visibilité des engagements, sur la réorganisation des effectifs qu'il permet et sur le gain de productivité administrative". Reste que l'amélioration des conditions d'achats opérée grâce à la réduction du panel fournisseurs, "sur certaines familles d'achats indirects, nous sommes passés de 6 à 2 fournisseurs importants identifiés grâce à l'outil" et à la massification, a été la bienvenue. "Avec le recul, on constate deux bénéfices très importants pour les équipes comptables: on a accès, pour la première fois à toutes les factures fournisseurs en un clic, toute l'information est disponible et aucune facture papier ne traine sur les bureaux des comptables, en attente de validation et des bons de commandes associés.... Nous sommes passés directement dans le monde digital du 21e siècle !"

Mais Numen s'est surtout enrichi d'un vécu et d'un savoir faire sur lequel il peut capitaliser pour le compte de ses clients. "Il est vrai que cela nous démarque face à la vente traditionnelle de projets", sourit Marc Le Vernoy, "nous pouvons parler de notre expérience, proposer notre centre de service partagé, évoquer les difficultés rencontrées et proposer la batterie d'indicateurs que nous avons pu établir afin de nous permettre de mieux gérer le déploiement d'un tel projet. C'est un vrai plus."