L'acheteur public et le sourcing: discuter n'est pas tricher

La pratique du sourcing dans la commande publique est devenue de plus en plus courante. L'acheteur public, au même titre que tout acheteur, source ses fournisseurs, s'appuie sur ces derniers pour affiner son besoin, sollicite la concurrence pour connaître les dernières innovations, etc. Cette pratique se déroule par définition en amont d'une procédure de mise en concurrence.

Le sourcing est à ce point entré dans les moeurs que le Code la commande publique lui a donné un fondement textuel (art. R. 2111-1 du Code de la commande publique).

Types de sourcing

Le premier niveau concerne le sourcing traditionnel, à savoir l'échange informel entre un acheteur public et un fournisseur à l'occasion de salons professionnels, d'échanges téléphoniques ou encore de journées portes ouvertes. Il s'agit davantage d'un échange informel et professionnel sans réel dessein.

Le deuxième niveau de sourcing est l'envoi de questions / réponses - encore appelée RFI pour Request for Information. L'acheteur va dresser une liste de questions techniques (quel procédé peut-être utilisé pour arriver à tel résultat ?), économiques et financières (quelles conditions sont requises pour que ces prestations soient forfaitisées ? Pouvez-vous appliquer des tarifs dégressifs en fonction du nombre de commandes ?) ou encore contractuelles (périmètre de l'allotissement ou encore intérêt des variantes).

Le sourcing peut aussi être ciblé pour accompagner la démarche politique d'un acheteur. L'achat peut s'accompagner d'une volonté de l'entreprise ou de la collectivité de renforcer sa politique sociale et environnementale. Un sourcing ciblé peut alors accélérer la réflexion sur les moyens disponibles au sein des entreprises pour répondre à la politique poursuivie par l'acheteur sur ce thème du développement durable.

Le troisième niveau de sourcing correspond à la situation dans laquelle l'acheteur demande à ses fournisseurs de commenter et discuter des propositions contractuelles (clauses de risque, clause de pénalités, clauses techniques...). Le degré de sourcing est ici poussé à l'extrême dans la mesure où la limite est ténue avec l'écriture d'un cahier des charges qui sera utilisé lors de la procédure de mise en concurrence.

Quelle publicité autour du sourcing ?

Aucune obligation de publicité n'est nécessaire pour effectuer un sourcing des opérateurs privés, que cela soit en achat public ou achat privé. En revanche, il est préférable de sourcer avec plusieurs opérateurs ayant des caractéristiques différentes (taille, expertise) afin d'avoir une vue d'ensemble du secteur concurrentiel. Il est alors possible d'inviter directement plusieurs opérateurs qui auront été identifiés librement en amont par les services acheteurs.

Nous conseillons aux acheteurs de formaliser les échanges avec les opérateurs. Entendons-nous bien, il ne s'agit pas d'encadrer une pratique qui, à ce stade, demeure libre, mais de conserver une traçabilité des échanges entre acheteur et opérateurs. Une bonne pratique consiste par exemple à donner un ordre du jour avant chaque rencontre (physique ou à distance) pour cadrer les discussions.

Les risques du sourcing dans l'achat public

Les échanges préalables entre acheteur public et opérateur peuvent conduire à des situations à risque : des informations ont été communiquées par l'acheteur de manière inégalitaire entre les participants, certaines discussions conduisent à un fléchage technique du cahier des charges par l'acheteur pour favoriser un candidat, l'acheteur ne respecte pas certaines informations confidentielles données par un candidat... Il appartient alors à l'acheteur de bien organiser son sourcing afin de mettre tous les candidats sur un pied d'égalité, que ces derniers aient ou non participé à la phase de sourcing. En effet, discuter n'est pas tricher ; sourcer n'est pas favoriser.