Bien choisir une multifonction moyen volume

@ KONIKA MINOLTA

Face à l'étendue de l'offre, acheter ou louer une multifonction n'est pas une tâche aisée. Entre les «3 en 1» (copie, impression et scanner) et les «4 en 1» (avec la fonction fax), les acheteurs ont l'embarras du choix. Idéalement, avant de sélectionner une imprimante multifonction, la collectivité doit s'appuyer sur un audit précis de l'intégralité du parc d'impression et de copieurs: localisation, composition, coût, typologies, volume, etc.

Pour réaliser cet état des lieu x, il faut suivre une méthodologie rigoureuse: recensement des appareils, analyse des contrats en cours, identification des besoins et préconisations pour l'ensemble du parc. Afin d'être aidés dans cette tâche, les acheteurs peuvent notamment s'appuyer sur les fournisseurs (fabricants et distributeurs) qui en font un argument commercial. Une autre piste consiste à recourir aux cabinets de conseil spécialisés. C'est le cas de la ville de Lens qui, en 2007, s'est fait accompagner par le cabinet Factea pour auditer son parc d'imprimantes et de copieurs. Environ 39% d'économies ont été réalisées en quelques mois grâce à la réduction du nombre d'appareils (remplacés par des multifonctions) et une baisse significative des coûts à la page. Avant d'être pris en main par les achats, le parc s'était constitué de manière disparate en termes de marques, de technologies (jet d'encre et laser) et de consommables, avec un fort taux d'utilisation individuelle.

Ce cas de figure reste très répandu dans les collectivités, où chaque service et chaque direction a ses habitudes. Le juste dimensionnement du parc d'impression peut permettre de réaliser des gains significatifs. Les multifonctions s'imposent donc comme un élément de rationalisation. A noter que leur acquisition n'est pas forcément le choix le plus pertinent dans les collectivités. Les administrations seraient beaucoup plus nombreuses à opter pour leur location, les contrats portant en général sur des périodes de trois à cinq ans. «Louer une multifonction est une bonne solution, plaide Guillaume Jacques, responsable développement des marchés chez Konica Minolta. Ce choix permet non seulement de ne pas immobiliser de la trésorerie, mais également de bénéficier plus fréquemment des dernières avancées technologiques.» Les multifonctions laser couleur moyen volume, dont la vitesse d'impression est comprise entre 16 et 75 pages par minute (ppm), et plus particulièrement le segment des 35-40 ppm (voir tableau), répondent aux besoins des collectivités et des administrations publiques. «Ces machines représentent déjà 15% du marché des multifonctions dans les administrations», précise Vannina Maestracci, directeur de Factea Reprographie. A l'image de l'agrafage de documents, les fonctionnalités annexes sont très prisées. Mais la substitution aux imprimantes et copieurs individuels ou départementaux ayant été rapide, les utilisateurs n'ont pas totalement apprivoisé les nouvelles fonctionnalités, comme la gestion électronique de documents (GED). «A peine 20% des fonctionnalités sont utilisées», observe Laurent Besnard, directeur de CLB Conseils, cabinet spécialisé dans la maîtrise des dépenses bureautiques.

Une fois le besoin défini, le coût à la page reste un critère d'achat essentiel. Quand les procédures le permettent, ce coût peut être négocié par les acheteurs publics. Pour Laurent Besnard (CLB Conseils), le prix moyen à la page et sans engagement de volume se situe entre 0,006 et 0,008 euro (HT) pour le noir et blanc, et entre 0,06 et 0,08 euro (HT) pour la couleur. Le coût à la page comprend à la fois le coût de la maintenance, les consommables, le déplacement d'un technicien, les agrafes et l'entretien de la carte réseau.

Le cahier des charges doit également comporter un certain nombre de critères techniques, à l'image du nombre de bacs à papier. Mieux vaut, en effet, sélectionner des modèles disposant de quatre magasins en standard: un bac A4 classique pour faire de la copie et de l'impression monochrome; un magasin pour du papier en-tête A4 classique; un bac A3; et un magasin dédié pour faire de la copie couleur de qualité. La fonction rectoverso en standard - et non en option - semble judicieuse car elle permet de réduire significativement la consommation de papier.

Dans tous les cas de figure, le paramétrage par défaut de l'impression en noir et blanc s'impose. Pour imprimer en couleur, l'utilisateur doit ainsi activer manuellement la fonction dédiée, soit en se déplaçant jusqu'à l'appareil, soit depuis son PC à travers le pilote d'impression.

Assurer un meilleur suivi des impressions

La rationalisation implique également un meilleur suivi des consommations. Une plus grande vitesse d'impression est, par exemple, un facteur potentiel d'augmentation des coûts. Des logiciels de gestion électronique des documents sont fournis en standard comme «Scan to e-mail» ou «Scan to PC» et permettent de savoir qui imprime quoi, sur quelle machine et à quel rythme. Des solutions propriétaires spécifiques existent également pour assurer le suivi du parc d'impression («tracking»), à l'image de «Megatrack» de l'éditeur Bluemega ou «Watch doc» de Doxense, qui surveillent l'activité des multifonctions rattachées aux serveurs d'impression locaux et à distance. Les logiciels fournissent ensuite des données complètes (historique des impressions, vision précise sur l'état des consommables et la consommation d'encre...) et ce, en temps réel. Ces données d'utilisation des multifonctions sont suffisamment souples pour s'adapter au type d'organisation: elles peuvent être définies par département, par projet, par agent ou par appareil.

Impressions en recto-verso, utilisation raisonnée de la couleur... Dans le domaine de l'impression, les critères environnementaux sont par ailleurs facilement identifiables et intégrables dans le cahier des charges. Depuis quelque temps, les fabricants surfent sur la vague «verte» en communiquant tous azimuts sur la préservation de la nautre. A l'instar de Xerox, qui fait partie de la Green World Alliance, de nombreux fabricants de multifonctions ont par exemple mis en place des programmes de recyclage des cartouches de toner et des consommables. Auparavant peu pris en compte dans les politiques d'achats, ces programmes pourraient rapidement devenir des critères incontournables dans les marchés publics.

Fanny Rossi, acheteuse, ville de Rambouillet

Témoignage

«Nos trois premiers critères de sélection étaient la qualité, le service et la formation»


En 2007, la commune de Rambouillet a lancé un marché à procédure adaptée pour s'équiper de sept multifonctions 3540 ppm «3 en 1» (copie, impression et fax). Ayant des besoins d'impression relativement importants, la mairie a opté pour des machines haut volume disposant de bacs A4 et A3, d'un chargeur automatique, d'une trieuse et d'une fonctionnalité recto-verso pour équiper certains de ses services qui impriment entre 8 000 et 20 000 copies par mois. Parmi les huit fournisseurs en lice, c'est Konica Minolta qui a été retenu. Le fabricant a satisfait aux trois principaux critères du marché: la qualité technique du matériel, l'offre de formation ainsi que le processus de prise en charge des réclamations et des délais d'intervention, à savoir six heures ouvrées (9 h-12 h et 14 h-17 h) à compter du jour et de l'heure de la demande déposée auprès du service après-vente (SAV).
«Notre choix s'est porté sur le modèle BH 350 car c'est un matériel équipé d'une puce GSM qui détecte et transmet les anomalies au SAV. Il est aussi possible de déposer nos réclamations et demandes directement sur le site internet du SAV», indique Fanny Rossi. Celle-ci souhaitait, comme second critère, disposer d'un coût à la copie englobant à la fois la maintenance et les consommables. Le troisième point concernait les critères environnementaux. La mairie avait demandé aux candidats de proposer des matériels, consommables et emballages recyclables.


Rambouillet


DEPARTEMENT Yvelines
POPULATION 25 000 habitants