[TRIBUNE D'EXPERT] : Comment mesurer la performance du travel management ?

Devant la multitude d’acteurs présents sur le segment du voyage, le travel manager doit savoir tirer une évaluation fine des dépenses en se fondant notamment sur les données consolidées par ses prestataires. Mais attention à ne pas faire un usage excessif ou irrégulier des KPIs, sous peine de résultats contreproductifs.

L’état des lieux des dépenses est un cauchemar pour les acheteurs qui sont nombreux à tenter de résoudre le casse-tête de la consolidation des données. La multiplicité des acteurs du marché du voyage d’affaires implique de concilier des données agences, cartes (logées / affaires), comptables, fournisseurs… autant de sources à compiler, à homogénéiser et à croiser pour obtenir des résultats fiables. Ce travail nécessite un lourd investissement de la part des acheteurs. Une fois l’ensemble des éléments harmonisé, le croisement des données doit aboutir à une évaluation fine des dépenses permettant ainsi de les contrôler et de les optimiser. Cette complexité de consolidation trouve sa solution dans la production de tableaux de bord, au cœur des priorités fournisseurs qui expriment leur valeur ajoutée au moyen de ces supports.

Des outils de traçabilité et de reporting

Pour coller au plus près des attentes de leurs clients, la majorité des acteurs du marché ont investi ces dernières années dans des outils de traçabilité et de reporting. Les clients peuvent désormais consulter en temps réel, créer et éditer des rapports personnalisés sur leurs consommations, leurs typologies de trafics, et même leurs émissions de CO₂. Ces fonctionnalités donnent la possibilité aux gestionnaires de voyages de mieux piloter l’activité. Créer et éditer des rapports personnalisés leur permet d’extraire les données pour différents pays ou filiales et d’avoir une vision complète de leurs dépenses en termes de voyages et de déplacements. Côté acheteurs, les négociations avec les prestataires se voient grandement facilitées.

Un pilotage agile fondé sur des KPIs essentiels

Si les tableaux de bord sont des systèmes de mesure qui facilitent le pilotage de l’activité et répondent aux questions que se posent les acheteurs à propos de leurs dépenses, ils doivent également donner accès à un suivi homogène et constant sur la durée. Les indicateurs-clés de performance ou KPIs viennent compléter l’analyse des tableaux de bord, ils évaluent et suivent la performance de l’entreprise. Pour cela, il est important d’avoir un nombre réduit d’indicateurs qui traduisent les priorités de l’entreprise en fonction de sa politique de voyages. A vouloir trop en faire, certains tombent dans le piège de la surmultiplication des indicateurs et perdent l’efficacité escomptée. Ne pas se surcharger en indicateurs et limiter le degré de flexibilité de ces indicateurs, c’est ne pas remettre en question le suivi réalisé par rapport aux périodes précédentes. Les tableaux de bord et KPIs sont des leviers essentiels au contrôle et à l'optimisation de l'ensemble de la chaîne des voyages d'affaires, des outils achat indispensables. Cependant, l’intérêt de ces outils n’est démontré que s’ils sont suivis régulièrement et associés à des actions de communication, prévention et correction.

Les clés

• Ne pas se surcharger en indicateurs et en limiter le degré de flexibilité
• Les suivre régulièrement et les associer à des actions de communication, prévention et correction
• Tirer parti des données consolidées via les outils de traçabilité et de reporting des prestataires pour mener des négociations fructueuses