DossierPanorama des familles d'achats dans l'équipement des bureaux

1 L'aménagement des espaces de bureau

2 Les acteurs

L'aménagement d'espaces de bureau est une prestation à part entière. De nombreux acteurs se positionnent sur ce marché porteur, à commencer par les fabricants de mobilier de bureau et les professionnels du déménagement d'entreprise. Il existe également des prestataires dont c'est le coeur de métier: les aménageurs d'espaces, plus couramment appelés "space planners".

3 Les prestations

Le métier de base des aménageurs d'espaces est le conseil, plus particulièrement dans l'agencement des locaux. Leur travail s'apparente à celui des architectes d'intérieur pour les particuliers. Dans la pratique, leur intervention va beaucoup plus loin. Certaines agences (ou cabinets) jouent un rôle central dans l'aménagement du site, du choix du mobilier au déménagement, en passant par la coordination de divers métiers de second oeuvre (climatisation, électricité, plomberie, etc.).

À ce titre, il appartient à la direction achats de bien vérifier la nature des relations entre les aménageurs d'espaces et les prestataires, seule l'indépendance des premiers pouvant garantir une totale transparence des coûts afférents à un projet d'aménagement.

4 Les grandes formes d'aménagement

Selon la norme Afnor X 35-102, l'espace de travail d'un collaborateur, dans un bureau individuel, doit être d'au moins 9 m². Contrairement à une idée reçue, ce chiffre augmente pour les bureaux collectifs (les "open spaces") par exemple, 10 m² par collaborateur pour les bureaux de six personnes.

Ces dernières années, les open spaces se sont généralisés dans les entreprises. Pour les professionnels de l'aménagement, le recours aux bureaux collectifs ne doit pas être systématique, car ce type d'agencement ne convient pas à tous les métiers. Qui plus est, il serait facteur de stress chez les collaborateurs.

Autre tendance: le bureau "impersonnel". Face à une population de plus en plus nomade et souvent sur le terrain, les entreprises n'affectent plus de bureaux à des collaborateurs en particulier. Le salarié s'installe quelques heures à un poste de travail, généralement dans un open space, en fonction des places disponibles Dans un univers professionnel toujours plus exigeant, la notion de bien-être au bureau s'invite également dans l'aménagement des sièges sociaux. Certaines grandes entreprises ont ainsi fait installer des salles de repos et de sport.

[Avis d'expert] Odile Duchenne, directrice générale d'Actineo

" Il faut concevoir des espaces de travail plus humains "

Le bureau partagé - "desk sharing" en anglais - est une forme d'aménagement de l'espace de plus en plus courante dans les sièges sociaux des entreprises. Les postes de travail ne sont plus attribués mais les collaborateurs, en particulier nomades, s'installent selon leurs envies et les places disponibles. Une tendance également liée au télétravail dont on parle de plus en plus souvent. "Le télétravail dans sa forme contractuelle n'est pas en forte progression et a du mal à s'imposer dans les entreprises. En revanche le télétravail informel, surtout chez les cadres, est en pleine explosion et répond à ces nouveaux modes de travail qui consistent à travailler partout et tout le temps, souligne Odile Duchenne, directrice générale d'Actineo, l'Observatoire de la qualité de vie au bureau. Attention, le télétravail doit relever du volontariat et ne peut, en aucun cas, être imposé, car certains salariés pourraient avoir l'impression qu'on les pousse vers la sortie."

Selon cette dernière, la remise en cause des open spaces "repoussoirs" est aujourd'hui une priorité. "On a heureusement corrigé les erreurs d'un passé encore récent où l'on cherchait exclusivement à optimiser les m². Les entreprises ont compris que les espaces de travail devaient répondre aux attentes des salariés, en termes d'espace, d'ergonomie, de confort, d'ambiance, d'acoustique mais aussi de nouveaux modes de travail plus collaboratifs, plus informels afin de favoriser le sentiment de bien-être, faire chuter le niveau de stress ambiant et au final, favoriser la performance!", conclut Odile Duchenne.

L'aménagement des espaces de travail représente un coût non négligeable pour les entreprises. Zoom sur cette famille d'achats.

5 Le mobilier de bureau

6 Le marché

Le chiffre d'affaires du marché français du mobilier de bureau est estimé à 1 milliard d'euros en 2015, en hausse de +8% par rapport à 2014, selon l'étude consacrée au marché français du mobilier de bureau par l'association l'Ameublement français. Selon l'étude, cette reprise est portée par les grands groupes privés qui reprennent leurs investissements en mobilier de bureau (+20%) et les services de l'État (+10%). Le canal de distribution le plus utilisé reste celui des revendeurs (42% du marché), loin devant la grande distribution (29%) et la vente directe (29%).

Les fournituristes proposent leurs propres produits. On parle alors de marques de distributeur (MDD), par opposition aux produits conçus par les fabricants. Les MDD sont moins chères que les marques traditionnelles. Et si un débat existe autour de leur moindre performance, ce manque de qualité reste à prouver.

Du côté des familles de produits, les tables de réunion statutaires ont connu une forte baisse, les entreprises leur préférant des tables polyvalentes (+15% de ventes en 1 an). Les rangements de proximité connaissent également une hausse des ventes (+19%).

7 Les critères d'achat

Le prix est l'un des premiers critères d'achat du mobilier de bureau. Ce facteur conduit certaines entreprises à privilégier les MDD.

Mais il n'est pas l'unique critère qui conditionne l'achat, surtout pour les sièges de bureau. L'ergonomie d'un modèle doit être prise en compte notamment pour lutter contre le mal de dos et les troubles musculo-squelettiques (TMS) dont sont victimes de nombreux salariés. Pour remédier à cette situation, les entreprises investissent de plus en plus dans les sièges à mécanisme synchrone, qui s'adaptent à la morphologie de chaque individu.

Parmi les autres facteurs qui déterminent l'achat, le design occupe une place croissante. Dans certaines entreprises, le choix des produits est confié à un groupe projet et non à la seule direction des achats généraux. Ce groupe réunit des représentants du personnel, de la direction des ressources humaines et de la direction des services généraux. Autres critères à prendre en compte: les délais de livraison et la garantie propre à chaque modèle. À noter que les aspects environnementaux, de la conception à l'emballage des produits, sont de plus en plus présents dans les cahiers des charges.

Enfin, les fabricants de mobilier de bureau proposent des prestations associées (déménagement, agencement d'espaces, recyclage des produits, etc.) pouvant se révéler utiles lors d'un appel d'offres d'envergure. Au final, le coût moyen d'un poste de travail comprenant un bureau, un siège, un caisson et une armoire oscille généralement entre 1500 et 2500 euros HT selon les gammes de produits choisis.

Bureaux partagés, open-spaces redessinés... Pour accompagner les entreprises dans leurs évolutions, le mobilier de bureau se doit d'être de plus en plus flexible. Voici quelques informations à connaître sur cette catégorie d'achats.

8 Les fournitures de bureau

9 Le marché

Le marché des fournitures de bureau concerne de nombreux secteurs. En 2012, son CA était estimé à 5,1 milliards d'euros, avec 35% des ventes générées par la papeterie. L'Ufipa, l'union de la filière papetière, a établi une nomenclature qui reprend l'ensemble des articles fabriqués et distribués. On trouve ainsi dix catégories de produits, du papier aux articles de classement, en passant par les consommables informatiques. Cependant, ce catalogue dépasse le cadre des fournitures de bureau, puisqu'il concerne également le matériel bureautique (ordinateurs, imprimantes, multifonctions, etc.)

L'une des particularités de cet univers est la quasi-absence de la vente directe. En effet, les fabricants de fournitures de bureau ne vendent pas leurs produits directement aux entreprises et aux collectivités, mais le font par l'intermédiaire de distributeurs. D'une manière générale, ces derniers sont appelés "fournituristes", un terme quelque peu galvaudé.

En réalité, il faut distinguer vépécistes et cataloguistes. Comme leur nom l'indique, les premiers sont des spécialistes de la vente par correspondance (VPC). Ils éditent des catalogues de fournitures de bureau - de plus en plus sous format électronique - dont les prix affichés ne sont pas, en théorie, négociables. Quant aux seconds, ils ne dévoilent pas leurs tarifs dans leurs catalogues, les prix étant calculés en fonction, notamment, du volume des commandes. À noter qu'il existe également des grandes surfaces dédiées. Ces magasins ciblent davantage les TPE et les PME, car leurs collaborateurs sont susceptibles de se déplacer pour acheter les articles dont ils ont besoin au quotidien.

10 Mettre en place un catalogue de fournitures référencées

Sans être une famille d'achats stratégiques, les fournitures de bureau n'en sont pas moins négociables. Ainsi, les entreprises peuvent réaliser des économies en regroupant les commandes des collaborateurs pour faire jouer l'effet de volume auprès des distributeurs En contrôlant plus drastiquement les dépenses, des gabegies peuvent être évitées. Pour ce faire, l'entreprise doit constituer un catalogue de fournitures référencées qui lui permettra de faire respecter sa politique d'achats.

Le référencement des fournitures n'est pas aussi simple qu'il n'y paraît. Il faut que les articles correspondent aux besoins quotidiens des collaborateurs, y compris sur le plan qualitatif. En effet, l'objectif du catalogue ne sera pas rempli si les salariés de l'entreprise n'y adhèrent pas et préfèrent commander des fournitures non référencées, et donc non négociées par la direction achats. Pour constituer son catalogue, cette dernière peut s'appuyer sur l'historique des consommations de l'entreprise, ou encore organiser une sélection d'articles avec un panel représentatif des collaborateurs de l'entreprise. Si le processus d'approvisionnement est simplifié pour les fournitures référencées, toute demande hors catalogue doit, dès lors, être pleinement justifiée.

Le succès d'un catalogue se mesure à la proportion de fournitures de bureau qui y sont achetées. Un bon taux est de 75 - 80%. Les meilleures entreprises parviennent à un taux de 90%. À noter que, pour réussir dans la durée, le contenu du catalogue doit être évolutif, s'adaptant chaque année à la demande.

Si les fournitures de bureaux ne constituent pas une famille d'achats stratégiques, il n'en reste pas moins que d'importantes économies sont possibles dans ce domaine en rationalisant les commandes. Voici quelques données-clés sur ce secteur.

11 Découvrez les différentes familles d'achats

Panorama des achats dans les services généraux

Panorama des achats dans les voyages d'affaires

Panorama des achats dans l'automobile

Panorama des achats immatériels

Pour découvrir plus en détail les différentes familles d'achats, voici le sommaire de nos dossiers thématiques consacrés à chaque secteur.