[Tribune] Notes de frais : comment tirer profit de la mobilité ?

Les consommateurs utilisent aujourd'hui un nombre toujours plus important de terminaux et d'applications mobiles au sein de leur sphère privée, et attendent la même flexibilité et facilité d'utilisation dans le cadre professionnel. Cela est d'autant plus vrai si ces apps peuvent simplifier et optimiser les tâches considérées comme laborieuses et chronophages. C'est le cas notamment de la gestion des notes de frais, de la demande de dépenses, des réservations voyages jusqu'au remboursement. Proposer aux salariés des outils mobiles, offrant flexibilité et simplicité d'utilisation, est un bon moyen de renforcer leur adhésion aux règles tout en leur faisant gagner du temps.

L'un des premiers avantages de l'utilisation d'apps mobiles pour les salariés est de pouvoir réaliser des captures d'écran de leurs justificatifs. Ils peuvent ainsi facilement enregistrer leurs frais au fil de l'eau. Le département comptable détecte rapidement si des informations sont manquantes, mal saisies ou non conformes à la politique de dépenses. Informés en temps réel par le biais d'alertes, ils peuvent rapidement identifier et résoudre les éventuels problèmes avant même que la dépense soit engagée.

Ces applications aident également les entreprises à remplir leur responsabilité de "Duty Of Care" (ou devoir de protection) envers leurs salariés. Tout d'abord en leur donnant la possibilité d'alerter et d'aider les collaborateurs, sur site ou en déplacement, en cas de situation d'urgence (catastrophe climatique, crise politique, etc.). L'application permet également de leur communiquer des informations utiles à la bonne conduite et gestion de leur mission client (ou prospect), comme les retards d'avion, les vols alternatifs, le changement de porte d'embarquement ou encore le meilleur itinéraire à emprunter pour se rendre à un rendez-vous. Libérés de ces problématiques logistiques, les salariés peuvent se consacrer pleinement à leur mission.

Une économie de 55.000 dollars en moyenne pour 100 collaborateurs sur 3 ans

Nous avons pu observer que les entreprises qui investissent dans une solution de gestion de déplacements et de notes de frais réalisent des économies non négligeables. Habituellement, le ROI est constaté dans les 7 mois suivant l'implémentation de la solution. Un récent rapport* réalisé par le cabinet de recherche IDC révèle que les entreprises utilisant ce type de solution ont réduit de moitié le temps alloué à la planification d'un voyage et que leurs voyageurs d'affaires ont limité de 54% la perte de leurs reçus. Celles-ci ont également pu constater un meilleur respect de leur politique voyage (taux de conformité de plus de 30%) et la réduction du temps passé à éditer des rapports de dépenses. Le rapport IDC* de 2016 projette par exemple une économie de 55.000 dollars en moyenne pour 100 collaborateurs sur 3 ans.

D'autre part, les apps mobiles se montrent particulièrement utiles et appréciées par les salariés mutés à l'étranger. Quelques soient les langues ou la monnaies utilisées, les processus et reportings restes les mêmes. Par ailleurs, Les frais engagés dans un autre pays peuvent être soumis à une taxation spécifique, dont le salarié n'a pas se préoccuper. Les processus de gestion des dépenses étant ainsi rationnalisés, les risques de confusion et d'erreurs de saisie sont réduits tout comme le temps passé.

La mise en place d'apps mobiles de gestion de notes de frais, offrant souplesse et simplicité d'utilisation, garantit aux entreprises une meilleure implication de leurs salariés. En gagnant du temps sur la saisie des rapports, ils peuvent se concentrer sur leur coeur de métier et accroître leur productivité. L'entreprise quant à elle gagne en visibilité sur les dépenses réalisées, rationnalise ses processus et ses coûts tout en s'assurant de la sécurité de ses salariés en déplacement.

*Étude IDC : Les avantages pour l'entreprise d'une gestion maximisée des frais de déplacement et des notes de frais, janvier 2016.

Par Emmanuel Vergé, directeur marketing Concur France