Séminaires : quand originalité doit rimer avec coûts maîtrisés

Restriction budgétaire oblige, la destination reste le critère qui pèse le plus dans la balance des acheteurs au moment d'organiser un séminaire. Conséquence de quoi, "90% des grands groupes choisissent de rester en France", indique Philippe Perrier, directeur général de Kunsidi, expert en séminaires et conventions. Cette tendance s'explique aussi par la compression souhaitée du temps dédié à ­l'acheminement des participants. "Paris reste en tête grâce à sa convergence d'accessibilité, devant les villes de bord de mer et la montagne", précise Philippe Perrier.

L'ère des destinations exotiques serait-elle révolue? À Isabelle de Ponfilly, directrice commerciale Yachts Lieux et Marques de Prestige Sodexo, d'apporter des éléments de réponse: "L'exotisme du moment, c'est une prestation événementielle maîtrisée qui ne laisse aucune place à l'incertitude ni à ­l'approximation. Plus exigeants, les acheteurs veulent faire vivre une expérience originale aux participants tout en étant très regardant quant à son rapport ­qualité/prix."

Accessible, modulable et équipé à souhait

De ce fait, les directions achats ont plutôt tendance à porter leurs choix sur des lieux faciles d'accès, proches d'un aéroport, d'une gare ou directement installés en centre-ville. L'Hôtel des Trois Hiboux a ainsi l'avantage de se situer à 15 minutes de l'aéroport Paris-Charles-de-Gaulle, tout en étant "au vert". C'est également le cas des Salons Nework, espace éco-construit de 800 m² inauguré en ­septembre dernier à proximité du nouveau centre Beaugrenelle et du quartier d'affaire d'Issy-les-­Moulineaux. Ou encore des Bateaux Parisiens qui proposent des croisières privatives au départ de la Tour Eiffel.

Autre impératif sur lequel les acheteurs ne sont pas près de lâcher: l'interconnectivité du site. "C'est devenu une condition sine qua non. De même, les acheteurs recherchent des sites en mesure de leur fournir tout le matériel nécessaire à une parfaite transmission ­qualitative de l'image et du son", souligne Isabelle de Ponfilly.

Les espaces séminaire se doivent d'être équipés à souhait et modulables afin de scénariser au mieux chaque événement. C'est dans cet esprit que le groupe Lucien Barrière entreprend, depuis 2014, la modernisation de l'ensemble de ses salles de séminaire. La qualité de la gastronomie entre également en ligne de compte, "particulièrement pour les groupes internationaux; la France étant le pays de la gastronomie par excellence", rappelle Cécile Soetens, responsable du développement au sein du service conventions et séminaires du Parc Astérix. C'est d'ailleurs ce qui explique le succès des packages tout-en-un, incluant une dimension loisir. "De par leur positionnement, les resorts sont très prisés en ce moment. Ils sont compétitifs, conviviaux et offrent un produit "all in one" incluant la partie ­professionnelle mais également les activités de team building, renforçant ainsi leur image et la cohésion des équipes", soutient Philippe Perrier. L'Hermitage Barrière La Baule met ainsi la barre très haute avec son centre de thalassothérapie de 3 000 m², son casino et ses animations sportives pour une clientèle business, comme ses challenges en catamarans ou ses rallyes voitures.

Étonner pour fédérer

Effectivement, la manière d'aborder le séminaire a bien changé. "Aujourd'hui, cet événement se veut plus collaboratif, et moins informatif qu'auparavant", confirme Philippe Perrier. Pour rompre avec le quotidien, les acheteurs cherchent de plus en plus à étonner les participants afin d'obtenir durablement leur adhésion. Et misent sur des concepts originaux, qui correspondent à l'image que veut véhiculer l'entreprise. Ainsi, il n'est plus rare d'organiser une manifestation depuis un parc à thème, comme au Futuroscope, à Disneyland Paris ou encore au Parc Astérix... Ni de prévoir des activités de cohésion de groupe ludiques. Les acteurs du monde du séminaire l'ont bien compris, rivalisant d'imagination pour offrir des activités qui sortent de l'ordinaire. "Sur l'année 2014, c'est notre team building 2CV, qui consiste à démonter et remonter entièrement une 2CV en moins de deux heures, qui a remporté le plus de succès, devant la régate en bateaux dragons depuis le lac du Parc Astérix et la chasse aux trésors sur tablette tactile", donne en exemple Cécile Soetens.

À présent, les acheteurs s'orientent davantage vers des lieux atypiques par leur concept, leur localisation, leur architecture ou encore leurs activités. En plein coeur de Paris, La Maison de la Recherche détonne, par exemple, avec son architecture, ses boiseries et ses jardins privés. De son côté, Le Palais de Justice de Nantes en impose avec sa salle des pas perdus disponible à la location, d'une superficie de 3500 m² et d'une capacité de 1000 personnes, originale avec une façade de verre de 113 mètres de long. C'est avec son cinéma dynamique 6D que se différencie l'Algonquin Explorer Hotel, installé à 10 minutes de Disneyland Paris en navette. Enfin, c'est par son altitude (2877 mètres) que le Pic du Midi, site touristique classé au sud de Tarbes accessible uniquement en téléphérique, crée la surprise.

Il devient également très en vogue de ponctuer son séminaire d'une pause culturelle. Les Yachts de Paris ont ainsi déployé cinq formules "Musées au fil de l'eau", offrant la possibilité d'accoster au pied de célèbres musées parisiens tels que le Musée ­d'Orsay, le Louvre ou encore le Jeu de Paume pour une visite avec accès privilégié et conférencier. Plus traditionnelles, les dégustations de vin trouvent également preneurs.

Globaliser ses achats

Autre tendance qui émerge: la globalisation des achats, voire leur sous-traitance. Elle découle de la volonté des directions achats d'avoir une meilleure visibilité sur l'offre du marché et leurs dépenses événementielles au moins à moyen terme. "La sous-­traitance est un moyen pour les acheteurs de définir une stratégie achat sur le long terme, de réduire le nombre de fournisseurs intervenant dans la prestation et, in fine, de réduire le coût annuel", rapporte Philippe Perrier. À cette fin, Kunsidi a développé un outil exclusif de gestion et de suivi de séminaires pour accompagner les entreprises dans cette quête. "On ressent un fort besoin des acheteurs de réduire le nombre d'interlocuteurs lors de l'achat du séminaire, en se tournant plus massivement vers un opérateur unique susceptible de faciliter l'achat de l'ensemble des prestations, jusqu'au jour J", ajoute Isabelle de Ponfilly. Cela permet également de se dédouaner de la mission, ô combien délicate et chronophage, de parvenir à surprendre depuis un cadre qui reste tout de même professionnel, tout en maîtrisant son organisation et sa facture.