La gestion des frais de déplacement, simple comme un clic

Qu'il s'agisse d'offres disruptives ou de nouveaux acteurs qui font leur apparition, le marché de la gestion des dépenses continue à s'illustrer par son effervescence. La filiale du groupe Expedia,Traveldoo a lancé il y a quelques mois son application mobile de gestion des notes de frais. L'objectif est de simplifier le processus de remboursement des frais professionnels, à travers une solution sur smartphone qui se veut simple et intuitive, avec l'avantage d'une automatisation poussée des opérations. Les voyageurs d'affaires peuvent ainsi créer, envoyer et gérer leurs notes de frais avec beaucoup d'aisance au cours de leurs séjours affaires : les fonctionnalités incluent la gestion multi-devises, la géolocalisation et la possibilité de capturer la photographie des dépenses et reçus.

Une étude menée par Traveldoo sur ce plan indique que 70 % des collaborateurs souhaitent pouvoir bénéficier d'une application dédiée à la gestion de notes de frais afin de traiter ces dernières directement sur place plutôt que d'atteindre la fin du mois. A noter que la fluidité et l'intégration automatique ne profitent pas seulement au voyageur, mais aussi au management, ainsi qu'aux tâches des services comptables et RH qui récupèrent les données des paiements de façon instantanée, car les rapports émis s'intègrent en toute transparence dans les systèmes en place.

Facture, photo à l'appui

La jeune start-up Mooncard figure elle aussi parmi les nouveautés du domaine. Elle a la particularité de proposer une solution logicielle de gestion de notes de frais à laquelle est associée une carte Mastercard. "L'objectif est tout simplement de faire gagner du temps à toutes les parties prenantes, confie Tristan Leteurtre, dirigeant fondateur de la société. Nous voulions élaborer pour les entreprises une solution automatisée qui facilite les paiements engagés par leurs salariés au cours des déplacements." A chaque paiement, l'utilisateur reçoit un SMS lui demandant de prendre en photo le reçu ou la facturette du montant engagé. Mastercard transmet ensuite toutes les informations correspondantes à Mooncard en temps réel. Celles-ci sont complétées à l'aide du profil du collaborateur et envoyées automatiquement à son entreprise. Les directions administratives et financières configurent à leur guise la solution logicielle. A la fin du mois, ils exportent ensuite toutes les données. Des écritures comptables sont générées de façon automatique et viennent compléter sans intervention humaine les systèmes de l'entreprise. "Pour chaque collaborateur, on estime que le temps de gestion accordé par le manager, qu'il s'agisse d'un DAF ou d'un travel manager, représente 3 à 4 heures par mois avec la vérification des tickets, des déplacements. C'est autant de temps de gagner dans les tâches quotidiennes, indique Tristan Leteurtre. Il s'agit également d'une bonne solution pour capter facilement la dépense qui jusque là avait tendance à échapper à l'entreprise avec l'open-booking. Le collaborateur réserve seul ses déplacements et n'avance plus de frais."