Le cabinet d'audit Deloitte retient la solution KDS

Le cabinet d'audit Deloitte a élu la solution KDS pour la gestion des déplacements professionnels de ses collaborateurs. « Nous nous sommes aperçus que de nombreuses personnes préféraient téléphoner ou adresser un e-mail à l’implant », explique Dominique Delattre, responsable service achats chez Deloitte.
Fort de ce constat, l'agence a donc lancé un appel d'offres pour une solution on line avec la gestion de l'implémentation par le prestataire.

Avant de mettre en place KDS l'entreprise disposait d’un implant Carlson Wagonlit Travel et d’une organisation en plateaux (Business Travel Centers) pour ses bureaux de province. Les demandes de voyages se faisaient à l'aide d'un formulaire électronique. Compte tenu de plannings très changeants, la plupart des billets étaient pris par l'agence en flexible, donc à des coûts assez élevés. Il fallait pouvoir mettre en place un dispositif en libre service, responsabilisant les voyageurs et leur permettant de choisir un tarif modulable selon le niveau de fiabilité de leur planning. En outre, la mise en place d’un service permettant le traitement automatisé des réservations et limitant les traitements manuels devait permettre de réduire considérablement les coûts d'agence.

« Carlson Wagonlit nous a présenté KDS Live Agent, qui offrait une véritable solution d'assistance à distance avec une interface conviviale. Ainsi, nous avons choisi de lancer l'implémentation en partenariat avec Carlson et KDS », explique Dominique Delattre.
La maîtrise d'œuvre est ainsi confiée à l'agence, même si Deloitte conserve le contrôle du paramétrage et gère la mise en place des transferts de données avec KDS. L'implémentation durera de janvier à juin. Les champs spécifiques de la base RH PeopleSoft sont importés vers l'interface de KDS Corporate pour générer les profils des collaborateurs ou les désactiver. C'est le dataloading. Les collaborateurs n'ont plus qu’à compléter leur profil avec leurs numéros de cartes de crédit, cartes de fidélité et d’abonnement. Pour réaliser cette intégration, une équipe de projet pluridisciplinaire a été mise en place avec des personnes de Carlson, KDS et Deloitte. La direction des systèmes d’information de Deloitte était en relation directe avec les experts de KDS pour mettre en place le dataloading.

Trois mois avant le lancement du projet, un concours a été mené auprès des collaborateurs pour trouver un nom à l'outil. Au final, le nom retenu est "e@sy-travel". Pour adopter l'outil des workshops ont également été mis en place. Le projet est opérationnel dès le début du mois de juin au siège de Neuilly, puis décliné avec des formations dans les bureaux de province en septembre. KDS Live Agent a mis en place sur l'implant une hot line et une assistance en ligne, par chat ou téléphone. Cela a permis d'aider les collaborateurs à remplir leur profil, à effectuer leur première réservation, des modifications ou des annulations. Le taux d'adoption de la solution KDS a été de 86 % en moyenne sur la première année.
L'agence gère seulement les voyages complexes, ainsi que les urgences. Un lien direct avec Europcar a également été implémenté et des référencements hôteliers sont partagés. « Nous avons vu baisser nos frais d'agence de plus de 50 % la première année », constate Dominique Delattre. « Le prix moyen du billet a également été réduit ; jusqu’à 28 % sur l’aérien international, et dans une moindre mesure sur le train et l'hôtel. L'effet de "culpabilité visuelle" a clairement fonctionné, même si la période de réduction de coûts dans laquelle nous nous trouvons a également joué.»

L'application automatique de la politique voyage, via l’affichage limité de l’aérien, un plafonnement des tarifs hôtels ou la préférence marquée du train pour les trajets de moins de trois heures ont été également un autre levier de réduction des coûts.
Enfin, côté développement durable, Deloitte a mis en place l'affichage du comparateur train/avion en matière d'émissions de CO₂ afin d’informer ses collaborateurs sur les différents niveaux d’émissions de carbone générées par leurs déplacements.