Voyage d'affaires: comment faire baisser le stress

Lorsque les voyages d'affaires se sont brutalement interrompus début 2020, des hordes de "guerriers de la route" ont remisé dans les placards leurs valises fatiguées et, pour un temps, rangé leurs passeports. Certes, le niveau de préparation à la reprise des voyages d'affaires varie à travers le monde, mais les entreprises et leurs employés réfléchissent désormais à ce qu'impliquera la "nouvelle normalité", une fois qu'ils auront reçu le feu vert pour reprendre la route.

Une nouvelle étude menée par SAP Concur, en mai-juin 2020, s'intéresse aux préoccupations et attentes des voyageurs d'affaires, après la COVID-19. Si les données suggèrent que les voyages continueront à jouer un rôle irremplaçable pour répondre à des exigences commerciales critiques, elles révèlent également que la santé et la sécurité sont prioritaires pour les employés. L'enquête révèle que la protection de leur santé et sécurité en voyage est de la première importance, 65% citant ce facteur dans leurs trois principales considérations. Les préoccupations majeures quant à la reprise des voyages d'affaires comprennent également le fait de contaminer leurs familles (55%) et de tomber malade eux-mêmes (53%).

Ces préoccupations pourraient contribuer au stress des employés pendant le voyage. 45% des voyageurs d'affaires ont déclaré que le voyage en soi était le plus stressant pour eux, soit 50% de plus que l'année dernière. 26% pensent que la planification, la réservation et l'organisation de leur voyage, sont les plus stressantes, tandis que 29% trouvent que les activités post-voyage, telles que remettre les notes de frais et surveiller leur santé une fois de retour chez eux, sont les plus stressantes. En outre, les voyageurs d'affaires considèrent qu'ils sont les principaux responsables de la protection de leur santé et de leur sécurité, une fois que les voyages auront repris (36%). Cependant, ils comptent également sur leur employeur pour protéger leur santé et leur sécurité (18%).

Cela amène à la question : les travel managers sont-ils prêts à répondre aux attentes des voyageurs d'affaires à la lumière de la variabilité des affaires et des voyages en cette période sans précédent ? L'enquête SAP Concur a révélé que parmi les travel managers répondants, 96% ont signalé que leur entreprise n'était pas entièrement préparée pour gérer les exigences de voyage en pleine évolution pendant l'épidémie.

Quels ont été les points les plus problématiques ? Gérer le volume des réservations annulées (44%), traiter le volume de remboursements, reçus et billets inutilisés (43%) , déterminer si les voyages sont sûrs en l'absence de directives gouvernementales (40%)

Au fur et à mesure de la reprise des voyages d'affaires, les travel managers pourraient faire face à des défis similaires, outre la nécessité de répondre aux attentes des employés pour s'assurer qu'ils se sentent protégés et en toute sécurité. Si les entreprises ne s'adaptent pas, 65% des voyageurs d'affaires déclarent qu'ils ont l'intention de prendre certaines mesures, par exemple demander à limiter ou réduire les déplacements à leur poste actuel (45%) certains sont prêt à chercher un nouveau poste au sein de leur société qui n'exige pas de déplacement (10%) ou chercher un poste dans une autre société (8%).

À la lumière de ces résultats, voici quelques conseils qui peuvent aider les travel managers à répondre aux attentes des voyageurs d'affaires à l'égard de la préservation de leur santé et de leur sécurité :

Mettre à jour les politiques de voyage

Les travel managers doivent passer en revue leur politique de voyage actuelle et effectuer les mises à jour qui s'imposent face à la situation actuelle. Une des directives importantes à mettre à jour est ce qui correspond à un "voyage essentiel" aux yeux de l'entreprise. Ils doivent collaborer avec les ressources humaines et leurs dirigeants commerciaux pour déterminer les fonctions commerciales à mener en personne et celles qui peuvent être effectuées en ligne.

39% des voyageurs d'affaires indiquent qu'ils considèrent qu'une mesure vitale à mettre en oeuvre par leur entreprise lorsque les voyages reprendront consiste à limiter les voyages d'affaires aux déplacements les plus critiques. Cela permettra non seulement de minimiser l'exposition des employés, mais cela pourra également faire la différence dans les résultats financiers de l'entreprise.

Consultez les experts

Les organismes nationaux de santé et les hôpitaux offrent des informations aux entreprises et aux consommateurs qui doivent voyager. Les travel managers se doivent de rester informés des dernières directives et de s'assurer que les employés connaissent ces ressources. Le CDC propose une page de ressources de voyage qui propose des informations utiles sur les déplacements dans le pays et à l'international. La Clinique Mayo dispose également d'une page Web fournissant des conseils de voyage liés à la COVID-19, tout comme le site français Informations Coronavirus qui recense toutes les informations par pays. TripIt de Concur offre un centre de ressources pour les voyageurs qui rassemble une série de ressources permettant d'obtenir facilement des informations sur la santé publique, des conseils de sécurité et des directives de voyage.

Examens médicaux et équipements de protection individuelle (EPI)

Les travel managers doivent chercher des manières de mettre en oeuvre des dépistages de santé personnels obligatoires avant et après le voyage pour les employés. En fait, 39% des voyageurs d'affaires pensent que c'est là une mesure importante que les entreprises devraient prendre. Cela pourra apaiser les inquiétudes des voyageurs d'affaires liées au risque de contaminer les autres ou eux-mêmes en cours de voyage. De plus, 33% des voyageurs d'affaires souhaitent un accès plus facile aux EPI comme des gants ou des masques et comptent sur leur employeur pour leur fournir cet équipement.

Mettre en oeuvre une technologie qui donne des informations sur les projets de voyage des employés

Il est essentiel que les travel managers sachent où se trouvent les employés en voyage d'affaires pour pouvoir communiquer avec eux en cas d'incident. Une solution technologique intégrée qui fournit des données actualisées sur les voyageurs d'affaires et permet de contacter les employés en cas d'urgence assure la tranquillité d'esprit du voyageur d'affaires comme celle du travel manager.

Bien que ces conseils ne résolvent pas entièrement toute la problématique liée aux voyages professionnels, ils peuvent aider à atténuer certaines préoccupations des employés en ce qui concerne la reprise des voyages et aider les entreprises à adapter, stabiliser et réinventer les voyages d'affaires au sein de cette nouvelle normalité.