Travel management - Miser sur de nouveaux comportements

Faire mieux avec moins. Tel est le défi pour les entreprises en matière de voyages d'affaires. Soumise à des obligations de diminution de coûts, ces dernières trouvent dans les innovations technologiques une aubaine pour faire entrer ce poste de dépenses dans une nouvelle ère. Les collaborateurs en déplacement peuvent eux aussi représenter un tremplin pour trouver la formule gagnante. Un livre blanc publiée en 2016 par CWT Solutions Group énonce des bonnes pratiques à mettre en oeuvre dans ce but. Si l'information des voyageurs paraît un prérequis indispensable, la manière dont celle-ci est diffusée peut faire la différence. "On ne peut pas se contenter d'un avertissement ponctuel après une réservation non conforme, car le voyageur l'oubliera probablement jusqu'à la prochaine discussion à ce sujet. L'information doit être fréquente et cohérente", indique le document.

La responsabilisation des parties prenantes est un autre pilier pour gérer efficacement leurs collaborateurs. Les cadres dirigeants ou responsables d'entités en charge de la gestion d'un grand nombre de personnes ont pour cela besoin de temps et de données adéquates en vue des répercussions financières. Par souci d'efficacité, les managers les plus proches des collaborateurs concernés doivent être impliqués. Le livre blanc souligne par ailleurs l'importance de l'engagement des individus concernés en transmettant des informations pertinentes régulièrement et à des moments opportuns. Ces dernières doivent être compréhensibles et assimilables facilement, et accompagnées d'appels à l'action clairs et judicieux.

Une approche transversale du travel management

Christophe Renard, vice-président de CWT Solutions Group, constate que "les services de gestion du voyage consacrent beaucoup de temps et de ressources à obtenir les meilleures offres pour maîtriser les coûts. Mais les voyageurs pensent souvent que la politique ne les concerne pas nécessairement ou, tout simplement, ils ne la connaissent pas. L'application effective de cette politique, c'est l'un des aspects les plus difficiles de la gestion du voyage, mais c'est aussi l'une des sources majeures d'économies non réalisées."

Solutions Group a ainsi développé un système intitulé Traveler 360 (T360). Il s'agit d'une solution d'aide à l'engagement des voyageurs qui analyse l'ensemble du spectre opérationnel, en repérant tous les moyens possibles pour atteindre et convaincre le voyageur dans la perspective d'un accroissement du respect de la politique et en vue de récupérer une partie des économies non réalisées. T360 place la politique voyages de manière visible et durable au coeur des préoccupations des voyageurs. Le système les empêche autant que possible de la contourner.