Seules 31% des entreprises européennes ont une maîtrise optimale de leur budget T&E

En Europe, il apparaît qu'une grande majorité des entreprises (69%) ne maîtrise pas son budget T&E. Dans la même lignée, presque la moitié d'entre elles reconnaît ne pas en maîtriser la moitié. En fait, la plupart expliquent avoir déployé des moyens pour l'un ou l'autre de ces pôles de dépenses mais ne pas gérer les deux simultanément. Pour autant, elles n'ignorent pas les avantages de la maîtrise de ce type de budget... Ces enseignements sont issus de l'étude* européenne "Dépenses stratégiques : une nouvelle approche des T&E pour le département Finance" de KDS (technologies appliquées aux déplacements professionnels), menée auprès des professionnels de la finance et de la comptabilité qui a proposé un focus sur le thème "Budget Travel & Expenses - gestion des déplacements professionnels et des notes de frais".

Ainsi, les T&E apparaissent comme un poste de dépenses stratégique plutôt qu'un coût nécessaire. Presque une entreprise sur deux considère que cela contribue à accélérer leur croissance, voire un levier stratégique pour celles qui en contrôlent la gestion. Elles évoquent notamment un moyen de réaliser des économies sur les coûts directs et indirects, un gain d'efficacité en termes de planification et d'élaboration de budget (57%) ainsi que la possibilité de prendre des décisions plus stratégiques, notamment pour les ETI et grands groupes.

Ainsi, si les entreprises reconnaissent avoir conscience de l'importance d'une bonne maîtrise des T&E, la majorité d'entre elles ne sont pas prêtes à les optimiser : seules 31% en ont une maîtrise totale effective. Pour preuve, 90% d'entre elles n'utilisent pas actuellement de solution intégrant sur une même plateforme la gestion des voyages et des notes de frais, et 85% estiment qu'elles doivent améliorer leur gestion.

En réalité, les entreprises font face à plusieurs difficultés majeures, et notamment en terme d'exactitude des données à disposition en matière de voyages et de notes de frais. Viennent ensuite les inquiétudes sur le coût d'intégration des différents systèmes et l'évaluation des dépenses dans une optique de meilleure allocation des ressources pour plus d'une entreprise sur trois. Ces dernières évoquent également la multiplicité des systèmes internes et externes et sources auprès de différents prestataires pour la gestion des T&E.

De fait, si elles sont conscientes de l'intérêt de cette gestion, elles ne sont pas suffisamment outillées pour en surmonter les obstacles. Ce problème n'est pas nouveau, et une grande majorité des entreprises européennes attend une solution qui leur permettrait de pouvoir dépasser ces contraintes techniques.

* Méthodologie : L'étude Dépenses stratégiques : une nouvelle approche des T&E pour les équipes finances a été menée par B3tsi du 26 novembre 2018 au 4 janvier 2019. Les données recueillies sont issues d'entretiens téléphoniques organisés auprès de 616 responsables en charge de budgets T&E (en poste, à 65 % dans un service Finance, à 19 % dans un service Achats (Achats/Services généraux), à 10 % dans un service Voyages, à 6 % dans un service autre). Les pays pris en compte sont la France, l'Allemagne, le Royaume-Uni, la Suède, la Finlande et la Norvège.