Sécurité des voyageurs : des bonnes pratiques déclinées à plusieurs niveaux

10 % des vols dans le monde sont sujets à des impondérables. Les accidents de la route sont la première cause de mortalité en entreprise... Qu'elle soit matérielle, organisationnelle ou humaine, l'insécurité au cours de voyages d'affaires interpelle les décideurs. "Mais visiblement pas assez", relativise Kathleen Stilmant, consultante au sein du cabinet de conseil en travel management Axys Odissey, à l'occasion de la matinée de l'AFTM (Association française du travel management) du 23 mai dernier consacrée à la mise en place de programmes de gestion de la sécurité en la matière.

L'objet de l'événement concernait les moyens que les entreprises doivent se donner pour mettre en ouvre une démarche véritablement efficace en la matière. "Seule 1 société sur 2 confie qu'elle a réellement mis en place une gestion du risque, malgré les prises de conscience importantes au cours des dernières années", indique Cédric Lefort, senior director solutions consulting chez BDC Travel. Dans la salle où se trouvent de nombreux travel managers ou experts du domaine, plusieurs témoignages trouvent ce ratio de 50 % bien optimiste. Il subsiste des obstacles à l'instauration de bonnes pratiques sur ce plan. "Très souvent, personne n'est véritablement en charge de la gestion du risque. Par ailleurs, le manque d'engagement et de sensibilisation des voyageurs sur ces question est persistant", regrette Cédric Lefort.

Se donner les moyens de maîtriser le risque

Plusieurs bonnes pratiques sont soulignées par les experts dans ce domaine. Avant le déplacement, il importe de pouvoir traquer les modifications et annulations éventuelles. Un point essentiel pour savoir où se trouvent les voyageurs en toute situation et ainsi être en mesure de réagir si besoin. Les assurances et l'obtention d'informations concernant la destination sont également essentielles à vérifier. Les personnes à prévenir en cas de force majeure doivent impérativement être connues. Durant le déplacement, il importe par ailleurs d'accéder aux politiques et informations voyages si besoin. Toute modification de parcours doit pouvoir être récupérée par l'entreprise. Il faut être informé de tout événement ayant un impact sur le déroulement du voyage d'affaires. Enfin le périmètre d'action ne s'arrête pas au retour du voyage. "A l'issue du déplacement, on part généralement du principe que tout est réglé, puisque le collaborateur est revenu que tout va bien. C'est pourtant bien lui qu'il faut consulter après coup, car il est le meilleur juge des garanties et de la qualité du voyage qu'il vient de faire, quels que soient les domaines", indique Kathleen Stilmant.

Définir les risques et les cartographier forment bien sûr d'autres prérequis indispensables, en particulier en matière de risques aux personnes : le degré d'exposition, les spécificités liées à leur santé sont primordiaux. Le spécialiste de la sécurité International SOS mène régulièrement des bilans de santé auprès des entreprises : il en ressort en moyenne que 5 % des personnes consultées sont jugées inaptes aux voyages. A noter que les risques concernent aussi l'entreprise. "L'image de celle-ci, sa réputation, son risque financier, le manque à gagner en cas de fraude aux notes de frais, les atteintes au RGPD sont autant de points dont il faut tenir compte", précise Cédric Lefort.

Même si elle semble nécessaire, la géolocalisation des voyageurs rencontrent des freins : les directeurs financiers ne manquent parfois pas de souligner les coûts de téléphonie importants que ce changement peut générer dans certaines régions du monde. Une des solutions possibles est alors de recourir à des offres comprenant des box qui se connectent aux réseaux locaux de téléphonie, ce qui permet de réduire drastiquement ces dépenses.