Saipem choisit Egencia comme nouvelle agence de voyages

Saipem SA, spécialiste des équipements clé en main à destination des compagnies pétrolières et gazières, a choisi Egencia comme nouvelle agence de voyages. «Sur cette catégorie, la direction achats lance un appel d’offre tous les trois ou quatre ans, car le top management nous oblige à nous remettre en cause très régulièrement», explique Jean-Jacques Huguet, travel manager chez Saipem SA. Et d’ajouter: «Au final, le choix s’est porté sur Egencia qui a proposé la solution de réservation la plus pertinente». En effet, le groupe a été séduit par l’accompagnement sur mesure et à différents niveaux proposé par le voyagiste: mise en place d’une équipe dédiée, offre hôtelière particulièrement exhaustive, possibilité pour les agents de voyages de visualiser les réservations on line comme off line… Sans oublier l’interfaçage de façon optimum du système de réservation d’Egencia avec la solution "Notilus", dont est doté le groupe depuis plusieurs années déjà. «La connexion avec ce logiciel de gestion des voyages et des notes de frais, édité par Dimo Gestion, constituait un pré-requis de taille lors de l’appel d’offres», rappelle Jean-Jacques Huguet. Car en effet, Saipem souhaitait conserver cette interface utilisateurs qui renforce le respect du work low (règles d’engagement de dépenses), permet un traitement automatique des notes de frais et des factures, garantit une meilleure traçabilité des voyageurs aux quatre coins du monde et optimise le reporting global.

La phase d’implémentation du SBT (Self Booking Tool) d’Egencia et son interfaçage avec Notilus se sont étalés sur deux mois et demi. «Sans la désignation d’un coordinateur général, en l’occurrence Egencia, nous n’aurions pas bouclé cette opération dans le délai imparti», explique le travel manager. Un gros chantier qui s’est divisé en cinq étapes: une phase technique, une phase de paramétrage fonctionnel, une phase pilote sans oublier la formation des collaborateurs au nouveau site de réservation d’Egencia puis l’accompagnement personnalisé.
Et en quelques semaines seulement, les gains générés par ce nouvel outil sont déjà mesurables. «Au 30 septembre 2010, environ 6000 ordres de missions ont été créés au sein de Notilus», indique le travel manager. Et de conclure avec enthousiasme: «Signe du succès remporté par l’outil d’Egencia auprès des collaborateurs, le taux de réservation on line atteint déjà 57%, soit une amélioration de 235% par rapport à la précédente configuration».