Priorité à la simplification des notes de frais

L'heure est à la recherche d'efficacité : 85 % des entreprises estiment qu'elles doivent améliorer la gestion de leurs tâches travel & expense pour réaliser des gains de croissance, indique une étude publiée par KDS. Mais..."Excel reste le principal éditeur de gestion en la matière", constate Bertrand Blais, vice president product management chez KDS. Il en résulte des traitements chronophages et des délais de remboursement importants. Et c'est sans compter les dépenses additionnelles engendrées. "Rappelons que la gestion de notes de frais a un coût de traitement moyen de 53 €. Le traitement représente entre 40 minutes et une heure de traitement par note de frais, avec un temps total de traitement de 20 à 30 jours", résume Julie Troussicot, directrice générale du spécialiste de solutions de paiement Airplus.

Le marché des solutions d'optimisation proposées se tend progressivement. On constate de plus en plus, dans les entreprises, la volonté de n'avoir qu'un seul outil pour gérer l'ensemble de la chaîne du voyage d'affaires. "C'est clairement une tendance actuelle que d'associer les fonctionnalités travel & expense. Aujourd'hui, très peu d'appels d'offres ne font appel qu'à l'un des deux modules uniquement, même si la gestion de notes de frais n'est pas nécessairement associée à un voyage", souligne Bertrand Blais.

Pour autant, il existe aujourd'hui peu d'acteurs sur le marché qui fournissent une plateforme unique intégrant l'ensemble de ces services dans un même outil. "La différence entre la note de frais et le voyage est que la note de frais est beaucoup plus intégrée dans l'entreprise en termes d'outils comptables, puisque les paiements et bases comptables sont rattachés au voyageur. On remarque désormais une réelle attente de la part des directions financières pour intégrer ces outils qui permettent d'automatiser les feuilles de remboursement de frais en conformité avec les solutions comptables en place", poursuit-il.

Les experts du domaine ne sont pas rares à souligner les pertes de temps occasionnées à l'heure actuelle en matière de gestion de notes de frais.

Réduire drastiquement les notes de frais

Depuis quelques mois, la start-up Mooncard défraye la chronique pour avoir annoncé son ambition de faire disparaître tout simplement les notes de frais. Derrière ce discours qui peut surprendre, se cache une offre innovante aux multiples avantages. Concrètement, la société met à disposition une carte Mastercard. À chacun de ses paiements, l'utilisateur reçoit un SMS dans lequel sont préremplies les informations de notes de frais. Il prend en photo le ticket correspondant à sa dépense, et l'ensemble est envoyé automatiquement.

Du côté de l'entreprise, le collaborateur en charge de la comptabilité se connecte à un mode SaaS. "On génère alors les écritures comptables automatiquement. Ce volet relatif à la comptabilité est souvent omis par les solutions logicielles dans ce domaine. A minima, on propose, dans ces cas-là, un relevé avec le contexte de la note de frais. Or, un paiement implique généralement plusieurs écritures comptables avec plusieurs types de données, comme le taux de TVA qui s'applique, par exemple. Ces informations sont essentielles pour une automatisation poussée de ces tâches. Mooncard modélise ces aspects en posant des questions sur les préférences comptables dont il faut tenir compte", explique Tristan Leteurtre, directeur général de Mooncard.

Ce type de fonctionnement implique des règles de paiement afin que l'utilisateur puisse débiter directement le compte de l'entreprise. "On active, par exemple, tel mode de transport dans telle limite de prix. L'entreprise en ressort rassurée, car tout le processus est cadré, grâce à un ensemble de droits adaptés à la personne utilisatrice", ajoute-t-il.

Comment éviter les notes de frais ? La question est aujourd'hui centrale. Pour Julie Troussicot également, il s'agit dans ce contexte "de faire en sorte que les dépenses soient payées en amont directement sur le compte de l'entreprise. C'est ce que nous proposons avec notre offre de carte logée. Le but est d'élargir au maximum l'acceptation de cette carte. Une entreprise qui peut intégrer en amont l'hôtellerie, ainsi que les transports en train et par avion, couvre déjà 80 % des dépenses engagées."

Il reste, bien sûr, les coûts sur place que représentent le parking, les péages, la restauration... La mise en place d'un programme de carte affaires joue alors un rôle crucial. Elle permettrait de réduire de 30 à 40 % le temps de traitement des notes de frais. À noter que nombre de petites factures sont à l'heure actuelle envoyées par e-mail, donc sous format électronique, ce qui simplifie évidemment l'intégration des données.

L'adoption auprès de comptes professionnels de taxis ou de VTC augmente en flèche, car les entreprises cherchent à éviter au maximum les notes de frais pour les voyageurs. Le collaborateur tend ainsi de plus en plus vers une utilisation mobile instantanée de la saisie de notes de frais. L'essor des cartes affaires s'inscrit également dans cette logique. Les flux bancaires sont alors intégrés directement dans la solution logicielle. Ensuite, le collaborateur n'a plus qu'à valider l'information en indiquant que les dépenses concernées ont bien été effectuées à la date en question.

Maîtriser le coût complet des voyages

Cette évolution représente un moyen simple de se doter d'un meilleur contrôle de l'intégralité des dépenses liées à un voyage, ce qui était jusque-là difficile à obtenir. "Les dépenses associées qui apparaissent sont généralement celles qui transitent par l'agence de voyages (les transports, les hôtels). Mais la totalité des coûts ne s'arrête pas là, puisqu'il faut tenir compte des frais de bouche et des taxis, par exemple, voire d'achats additionnels (stylos, papier...). Le seul moyen de consolider les données est de ramener l'ensemble des dépenses dans la base comptable. On remarque que la notion d'analyse de données est très appréciée par les entreprises : il est très facile de savoir quelles sont les dépenses effectuées et l'enveloppe budgétaire consacrée à tel ou tel déplacement", détaille Bertrand Blais.

Les appels d'offres sont dorénavant beaucoup plus axés sur les reportings et la capacité à s'intégrer aux bases de données existantes que sur des critères fonctionnels. La vision d'ensemble, ainsi que le contrôle qui en découle, en ressortent simplifiés. On sous-estime, dans ces cas-là, l'impact sur les fonctions internes de l'entreprise, la comptabilité, mais aussi les audits.

L'archivage représente aussi un enjeu majeur pour une maîtrise optimisée à long terme. L'un des grands clients français de KDS emploie plus de 200 000 salariés et dispose d'un hangar entier rempli de notes de frais, pour satisfaire à la nécessité de stockage et de conservation des documents papier encore en vigueur récemment, car la présentation des reçus, en cas de demande, demeure une obligation.

"Scanner les documents des 10 dernières années dans ce domaine constitue, bien sûr, un vrai problème. En digitalisant l'ensemble de la chaîne, on peut utiliser des coffres-forts électroniques et retrouver aisément les documents souhaités", mentionne Bertrand Blais.

Adopter de nouveaux réflexes

Du côté des collaborateurs, l'adhésion semble assez évidente, selon les observations des experts, car la simplification des processus liés aux frais a des répercussions séduisantes : ces systèmes apportent une plus grande rapidité de remboursement. On déplace de plus en plus la gestion des déplacements professionnels de l'entreprise vers les collaborateurs, à la faveur d'outils toujours plus ergonomiques, simples et accessibles.

Tristan Leteurtre relève qu'un nombre croissant d'entreprises se montrent intéressées par les offres innovantes dans ce domaine, "à l'image des cabinets de conseil, des sociétés qui comptent dans leurs effectifs de nombreux commerciaux ou collaborateurs qui se déplacent beaucoup, des agences d'événementiel où des personnes peuvent être amenées à multiplier les petits achats."

L'offre de Mooncard rencontre un franc succès auprès de sociétés relativement petites, avec seulement deux ou trois niveaux hiérarchiques, en raison du caractère pratique et du gain d'efficacité qui en découle. Mais des groupes importants, tel Vinci, tournés vers une logique de rupture dans leur fonctionnement, sont, eux aussi, clients depuis peu.

Les innovations relatives à la gestion des notes de frais sont également l'occasion d'une redistribution des cartes en interne sur le plan de la mise à disposition des ressources humaines. "L'un de nos clients français consacrait une trentaine de personnes à la gestion de notes de frais. Grâce à KDS, les effectifs ont été réduits à cinq personnes. Les 25 autres salariés ont pu être mobilisés pour d'autres tâches. Automatiser les flux permet de mettre en avant les incohérences et de consacrer davantage de temps à des tâches à plus haute valeur ajoutée", illustre Bertrand Blais, vice president product management de KDS.

Sensibiliser les voyageurs d'affaires

Pour faire de la mutation technologique une réussite, l'adoption de nouvelles pratiques s'avère, néanmoins, primordiale. La notion de sponsoring au sein d'un service se présente ainsi comme un bon moyen de parvenir aux objectifs fixés. Toutefois, il importe aussi d'être soutenu par sa hiérarchie ainsi que par les autres responsables. "Lorsqu'une direction financière porte un projet qui est également soutenu par la direction informatique, le changement est plus abouti et les décisions se font avec davantage de simplicité", pointe Bertrand Blais.

À l'heure actuelle, 62 % des professionnels de la finance et de la comptabilité affirment qu'un système de gestion travel & expense les aidera à prendre des décisions plus stratégiques, selon les résultats de l'étude publiée par KDS au début de l'année.

À noter que la sensibilisation des voyageurs d'affaires peut s'effectuer par différents moyens. Dans les sociétés nordiques, il est fréquent de constater la mise en place de systèmes de récompenses destinés aux collaborateurs qui montrent qu'ils font des efforts pour mieux gérer leur budget, en voyageant moins cher par le biais de billets à faible contribution, par exemple. Les récompenses distribuées peuvent alors prendre la forme de cartes-cadeaux ou d'autres bonus.