Optimiser la gestion de nos voyages d'affaires

En recourant à la plateforme de gestion de voyages d'affaires proposée par l'UGAP, le RSI, traite de manière consolidée ses flux de réservation off line et on line, et optimise ses dépenses. Point de vue de Ramesh Outtandy, acheteur au sein de la caisse nationale de l'organisme de sécurité sociale.

Miser sur l'offre de gestion des déplacements professionnels proposée depuis septembre 2014 par l'UGAP via son titulaire Avexia Voyage : tel est le parti adopté durant l'été 2016 par le RSI qui recourait déjà en direct, et ce, depuis trois ans, à l'offre du voyagiste pour l'aérien et le ferroviaire.

" Avant 2013, nos caisses régionales géraient indépendamment leur frais de déplacements professionnels, induisant des pratiques et des coûts disparates. Dans un souci de mutualisation des besoins, un marché national a été lancé en juillet 2013, remporté par Avexia Voyage, rappelle Ramesh Outtandy, acheteur au sein du RSI. Grâce à cette solution totalement intégrée incluant la réservation off line - par téléphone - et surtout on line, tous les flux de réservation transitent via un point d'entrée unique. De quoi faciliter la consolidation des dépenses et le respect de la politique voyage. Cela nous permet ainsi d'assurer un meilleur pilotage et de rationaliser le processus de commande ".

Intégration des accords négociés

Si le RSI a décidé de prolonger une telle collaboration avec Avexia Voyage par le biais de la centrale d'achat, " c'était pour disposer du même outil online avec lequel notre personnel a ses habitudes tout en réduisant le montant des coûts de prestation induits par le nouveau marché UGAP ". D'autant que grâce à la dispense de procédure d'appel d'offre dont bénéficie le RSI, " nous avons profité -outre d'un gain de temps non négligeable - d'une économie en coûts indirects propres à cette procédure ".

Au final, le client public s'avère satisfait de la migration effectuée, en partenariat avec la centrale d'achat. " L'UGAP s'est adaptée à nos besoins et contraintes, en incorporant par exemple dans la nouvelle offre nos accords déjà négociés avec les acteurs de l'aérien et du ferroviaire. Ou encore en maintenant la prise en charge de la facturation dans SAP au niveau de chacun de nos sites régionaux afin de préserver leur autonomie en la matière ".

Un exemple à suivre

De quoi réjouir la caisse nationale qui affiche, depuis juillet dernier, un taux d'adoption de la solution de réservation en ligne de 95 % pour les équipes du siège et 89 % pour celles en région. " Nous espérons que ce projet puisse intéresser d'autres acteurs publics qui n'ont pas encore recours à un tel outil intégré pour la gestion de leurs voyages d'affaires ", conclut Ramesh Outtandy.