Convaincre en interne, 1er défi du travel manager

L'objectif d'un business case est de permettre de se mettre d'accord sur les attentes et les besoins de TOUTES les parties, de faire ressortir les solutions alternatives par rapport à trois facteurs : coûts, bénéfices et risques, d'établir différents scenarii et de présenter les éléments qui vont permettre l'atteinte des objectifs fixés. Voilà pour les grandes lignes. "Pour que votre business case trouve un écho positif tant auprès de votre management que des différentes directions métier il est important qu'il mette en lumière un plan d'action opérationnel et pragmatique avec des objectifs et des bénéfices quantifiables et réalistes. La difficulté qu'on a côté achats et surtout concernant le travel est que bien souvent le management confond baisse des dépenses et économies. Par ailleurs on constate une méconnaissance profonde de la réalité d'un projet travel. Par exemple vos interlocuteurs ne comprennent pas qu'un prix hôtelier ne soit pas linéaire ou encore ils ne perçoivent que le prix facial et n'envisagent pas qu'un prix négocié comprenne des services et de la disponibilité,"explique Sylvie Noël, directrice achats du groupe Covéa alors qu'elle animait un atelier au Corporate Travel Forum.

C'est pourquoi il est essentiel d'avoir une parfaite connaissance des acteurs, du marché et de son évolution. "La première chose que va vous demander votre management est : quelle est la chaîne de valeur? Votre parfaite connaissance de la chaîne de valeur et de tous les intermédiaires entre le voyageur et l'hôtel vous permettra d'avoir un support clair et convaincant avec un minimum de données exploitables. Si vous avez peu de data vous pouvez faire des extrapolations mais il est préférable d'avoir un minimum de données fiables,"conseille-t-elle.

Cette analyse concrète et pragmatique doit "parler" à chaque intervenant. "Il faut que chaque interlocuteur voit son intérêt, qu'il comprenne comment les changements proposés vont l'aider lui", souligne Sylvie Noël. Pour le voyageur il faudra mettre en avant l'ergonomie, pour la finance la visibilité sur les notes de frais, pour la RH la sécurité et le confort de la politique voyage, pour les achats le coût global (TCO), les économies indirectes et le circuit d'approbation devront être mis en avant, pour la direction sureté ce sera plutôt la conformité au RGPD et la sécurité du voyageur, pour l'IT l'interfaçage de la solution et la sécurité des connexions, etc. "Mettre en avant les parties prenantes et leurs enjeux propres vous permettra aussi de mieux cerner les alliés du projet, les maillons faibles et ceux avec lesquels vous devrez apprendre à travailler différemment, précise Sylvie Noël. Sur un projet travel votre meilleur allié sera bien souvent la direction sureté sécurité."

"Votre plan d'action doit être loti, j'entends par là poser des jalons et mettre des livrables en face de chaque jalons." Il convient ensuite de prévoir une phase prototype avec si possible un POC puis du suivi avec quelques KPI et SLA pour s'assurer que le business case tient la route. "Un business case ne concerne pas que l'amont mais bien la globalité d'un projet!" conclut la directrice achats de Covéa.