Comment optimiser ses dépenses taxi

Groupe très décentralisé, fonctionnant avec une organisation régionale au service des nombreuses marques, un groupe spécialisé dans le secteur de la mode (habillement et accessoires) a mené un important travail de rationalisation de ses dépenses travel. Dans ce cadre, le service achats s'est notamment penché sur les dépenses taxi dans l'objectif d'apporter du service et des solutions innovantes à ses voyageurs tout en consolidant et en optimisant ses dépenses.

Sur un marché des taxis qui depuis 5 ans a connu de très fortes évolutions en passant d'un marché monopolistique avec une offre régulée à un marché ouvert avec l'introduction de nouveaux acteurs, les VTC pour ne pas les citer, qui ont apporté croissance de l'offre et compétitivité des prix, il était logique que le service achats se saisisse de cette opportunité. "Nous avons travaillé les dépenses taxi sur deux top marchés : la France et le Royaume-Uni. Dès le départ nous avons fait le choix d'une approche volontairement digitale tant pour le confort des voyageurs en termes de services apportés qu'en termes de visibilité détaillée au niveau du reporting pour pouvoir consolider les dépenses et dans un deuxième temps d'avoir la possibilité de construire une politique taxi", explique la responsable achats travel zone EMEA du groupe.

Afin de bien définir le périmètre et le besoin avant de lancer la consultation, le service achats est parti de l'existant en travaillant sur les notes de frais à leur disposition, autrement dit un travail de fourmi, et a ensuite largement échanger avec ses différentes parties prenantes. "Sur la France nous avons lancé un appel d'offre auprès de plusieurs acteurs de secteur présélectionnés. Au Royaume-Uni nous avons fait le choix de challenger un seul acteur, le leader du marché", détaille-t-elle.

Les objectifs :

Une visibilité accrue sur les dépenses afin de consolider notre politique contrats avec optimisation tarifaire.

L'amélioration du service en développant un service premium en ligne pour nos employés mais aussi les invités. Pour cela il fallait faciliter le process de paiement via une appli, proposer un process end-to-end au voyageur comprenant la gestion de leurs notes de frais et la possibilité pour les collaborateurs de réserver aussi leurs courses privées sur la plateforme.

Les critères de sélection :

Une flotte élargie

Une expérience confirmée dans la gestion de réservation

Un large choix de services

Le pricing bien sûr

Un double mode de paiement en ligne ou à bord

Et bien sûr un niveau élevé en matière de sécurisation des données et de reporting

Le résultat : un pilote en France et une implémentation au Royaume-Uni.

Aujourd'hui, l'offre est limité à un type de véhicule standard et ne comprend pas d'offre moto. "C'est en cours d'étude avec les RH mais cela pose des questions de sécurité et de responsabilité entreprise." Le groupe n'a pas souscrit d'assurance spécifique mais a recours à l'assurance standard du prestataire. Quant aux optimisations tarifaires : un prix unique sur les grands axes non soumis aux variations horaires a été négocié. "Même s'il est encore un peut tôt pour mesurer les retombées, les retours sont plutôt positifs à ce jour", estime la responsable achats travel. Cette solution, présentée comme un service supplémentaire, n'est pas imposée aux collaborateurs mais permet de poser les premiers jalons d'une politique taxi à venir.

Les écueils rencontrés

"Au départ nous avons tenté de mettre en place un seul acteur global pour la France et le Royaume-Uni avec possibilité d'étendre le service à l'Italie dans un deuxième temps. Mais nous nous sommes rapidement rendu compte que le marché des gestionnaires de taxis était plutôt local et pas suffisamment structuré pour une couverture internationale. Nous avons donc revu notre projet et travaillé avec un acteur par pays." Une fois validé, le pilote français sera toutefois proposé à d'autres marques du groupe et notamment aux collaborateurs étrangers pour leurs déplacements en France.

Au Royaume-Uni, les porteurs du projet ont été confrontés à un écueil inattendu. Si l'implémentation a été moins lourde du fait des habitudes mieux ancrées sur le digital, l'appli développée par le prestataire britannique n'est pas disponible sur l'app store français. "Nous nous sommes rendu compte de ce manque d'adaptabilité au moment où nous avons cherché à étendre le contrat sur la France. Très logiquement nous voulions créer des interactions entre nos deux marchés cibles. Or c'est possible avec d'autres pays mais pas la France. C'est un souci qu'il nous faudra régler avec notre prestataire britannique", annonce la responsable travel.