Capgemini France automatise sa gestion des notes de frais

Avec plus de 100 000 notes de frais gérées chaque année, Capgemini France souhaitait simplifier et optimiser l’ensemble de son processus de gestion des notes de frais et de déplacements professionnels. "Nous voulions une solution sur Internet nous permettant de fluidifier notre processus et de répartir l’activité des gestionnaires sur le mois", explique Éric Michel, directeur financier de Capgemini France.

Après avoir consulté plusieurs acteurs du marché, Capgemini France a retenu la solution Ulysse Travel & Expenses d’Etap-On-Line. Un des éléments-clés de la proposition d’Etap-On-Line résidait dans l’intégration de la numérisation des justificatifs de notes de frais, essentielle pour rationaliser et externaliser la gestion du processus, afin d’éviter le long circuit de validation des flux papiers, source d’erreur et de délai dans le traitement des frais.

Avec une mise en œuvre en ASP et un déploiement simple et rapide de la solution, Etap-On-Line a respecté les délais très courts imposés par ce projet. Un projet pour le moins ambitieux puisqu’il concerne la dématérialisation des justificatifs de plus de 8 000 utilisateurs de Capgemini France. Le projet s’est déroulé sur le dernier trimestre 2006. Un pilote de 3 mois a été réalisé début 2007 auprès de 650 collaborateurs pour des déplacements nationaux et internationaux. Cette phase a permis de vérifier la performance du nouveau processus ainsi que le respect des contraintes. Fort du succès de ce pilote, Capgemini France a lancé une première phase de déploiement dès le mois de mai 2007 auprès de 3 000 collaborateurs. Depuis juillet 2007, ce sont les frais professionnels de plus 8 000 collaborateurs qui sont ainsi gérés au centre de Business Process Outsourcing Européen de Capgemini, via www.ulyssetravel.com.