Budget Voyages : et si la meilleure des dépenses n'était pas la moins chère ?

Alors que les pratiques relatives au voyage d'affaires sont toujours plus remises en question, le choix du prestataire et du type de contrat est au coeur des interrogations, notamment pour ce qui concerne l'aérien et l'hôtellerie qui représentent 80 % des budgets consacrés aux déplacements professionnels. Et encore plus aujourd'hui qu'hier... Entre "Best buy" ou "Programme", les choix stratégiques divergent. Le premier consiste à voyager au tarif le moins cher, tandis que le deuxième vise à bénéficier de conditions commerciales spécifiques de la part d'un fournisseur moyennant une ou plusieurs contreparties, tout en s'assurant de son application et de son pilotage.

Guillaume Bizet, partner au sein de la société de conseil Areka Consulting, remarque que "seules 5 à 10 % des entreprises optent pour une stratégie "Best buy ". Il s'agit souvent de sociétés très industrielles, concernées par un grand nombre de vols internationaux, et une dépendance faible à l'égard de leurs fournisseurs. Environ 15 à 20 % des organisations choisissent une stratégie "Programme" ". Celles-ci oeuvrent généralement dans la finance ou le conseil et sont concernées par un grand nombre de vols internationaux, mais des destinations peu variées, ce qui impliquent un choix moindre en termes de possibilités de voyage. Leur dépendance vis-à-vis des fournisseurs est bien plus forte.

L'art du compromis

"75 % des entreprises se positionnent en réalité sur une stratégie hybride", mentionne Guillaume Bizet. Le choix entre "Programme" et "Best Buy" peut être contextuel. "Si on veut réserver des nuitées à La Défense, il y a tellement peu d'hôtels que le recours à un programme paraît pertinent. Si la destination est Paris intra-muros, l'offre est véritablement pléthorique. Le Best Buy s'y prêtera bien mieux", illustre Pierre Mesnage, VP Procurement & Revenue Management chez le fournisseur de solutions Travel & Expense Rydoo. L'arrivée de solutions technologiques innovantes et de nouvelles offres parmi les acteurs historiques du voyage d'affaires a également un impact sur les pratiques, la recherche d'offres différentes. Le canal de réservation a un effet sur les choix finaux.

Mais aussi intéressant soit-il, le programme déployé perdra toute sa pertinence s'il n'est pas adopté par les collaborateurs qui se déplacent. "Souvent, des tarifs mis en place par un programme ne sont pas utilisés par les voyageurs", regrette Christina Guessous, Country Sales Manager - TMC & Corporate Sales chez United Airlines. Rappelons que les voyageurs d'affaires sont les décideurs finaux de l'utilisation concrète ou non d'une offre.

Plusieurs critères s'avèrent primordiaux pour déterminer la meilleure stratégie et se donner les meilleures chances d'une appropriation concrète lors des déplacements professionnels. Les attentes et la culture globale de l'entreprise en matière de priorité donnée aux économiques, au confort, à une grande variété de choix sont bien sûr essentielles, tout comme la nature des voyages (part des déplacements domestiques, continentaux, intercontinentaux, fragmentation de la dépense associée...). Il s'agit par ailleurs de tenir compte des axes les plus importants de la politique voyage en place, ainsi que du comportement habituel des voyageurs d'affaires (achats en avance, tarifs contraints, catégorie d'hôtels, classe de vols...).