[Avis d'expert] Les bénéfices de la dématérialisation des notes de frais

Pour paraphraser Montaigne et son fameux précepte "science sans conscience n'est que ruine de l'âme", innover sans bénéfice n'est que ruine du progrès. Dans la course à la numérisation, à la transformation digitale, il faut prendre un peu de recul et aussi de hauteur pour identifier les vrais bénéfices de cette démarche. Et le potentiel est énorme.

Récemment une start up, LunchR, positionnée sur les tickets restaurants dématérialisés, a réuni 30 millions d'euros six mois après une première levée de fonds de 11 millions. Outre le parcours de son fondateur, entrepreneur à succès avec Teads, c'est bien évidemment l'innovation portée qui a su séduire les investisseurs. Cette solution repose sur un système de paiement digital qui remplace le titre-restaurant papier, et surtout sur une application permettant à ses utilisateurs d'obtenir des réductions en réservant à plusieurs. Elle intervient sur un marché encore très largement dominé par le papier et prouve que la technologie peut se mettre au service aux salariés à l'heure où le pouvoir d'achat demeure une préoccupation essentielle.

Cette innovation relative aux tickets restaurants peut être rapprochée de celles qui irriguent les notes de frais. Paiements virtuels et dématérialisation y sont aussi présents. Les solutions les plus innovantes permettent d'ores et déjà de créer automatiquement une note de frais à partir des réservations de voyages. Celle-ci peut être complétée rapidement avec l'ajout des dépenses et des justificatifs enregistrés dans un portefeuille électronique, sans oublier l'intégration des flux de paiement, la saisie assistée des lieux, des dates, des fournisseurs et des taux de conversion.

Concrètement, le salarié concerné est remboursé plus vite, plus facilement, la comptabilité voit les process se fluidifier et peut se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée et l'entreprise dispose d'une solution qui facilite le contrôle et réduit la fraude. L'innovation permet donc ici à tout niveau (individu, service, société) des économies de temps et d'argent.

Dans cette même logique et sur ce même terrain, celui des notes de frais, la reconnaissance optique de caractères, ou optical character recognition (OCR) est aussi intéressante. Il s'agit d'une technologie qui permet de convertir différents types de documents tels que les documents papiers scannés, les fichiers PDF ou les photos numériques en fichiers modifiables et interrogeables. A titre d'exemple, le collaborateur photographie via son smartphone sa note de frais relative à un repas d'affaire. Le texte sur les pièces justifiant les dépenses est reconnu par l'OCR afin de pré-saisir la dépense. L'utilisateur n'a plus qu'à vérifier et compléter sa dépense.

Les services rendus par l'innovation au bénéfice du salarié et de l'entreprise sont indéniables et le potentiel est énorme. Pour s'en convaincre il suffit de regarder par exemple la souplesse de certains pays comme le Royaume-Uni ou les Etats Unis en matière de preuves de notes de frais. Ou bien encore de se projeter dans le fameux "choc de simplification" voulu par le précédent président de la République et qui ne cesse de progresser. L'idée étant d'amener les administrations à simplifier les démarches. Citons le prélèvement à la source, la dématérialisation des formalités Pôle Emploi, coté individu ou bien encore la déclaration sociale nominative coté entreprise...la liste des flux dématérialisés est longue.

Les notes de frais, les bulletins de paie rentrent d'ailleurs dans cette démarche menée par l'Etat ... et les éditeurs. Ainsi depuis le 1^er janvier 2018, une entreprise doit pouvoir proposer à ses salariés de choisir entre une version papier et une version dématérialisée du bulletin de paie. Le corollaire étant qu'il est impératif pour l'Etat de savoir traiter la version numérisée. Dans ce processus irréversible puisque reposant sur une vraie volonté (de l'Etat, des organismes, des caisses), la prochaine étape importante et impactante est celle des reçus et plus précisément de la valeur probante accordée aux supports numérisés.

Les solutions de gestion de notes de frais doivent permettre de stocker les reçus et d'en garantir de ce fait la valeur probante : dans le cadre d'un contrôle, si l'Urssaf demande les justificatifs papiers des notes de frais, à l'avenir ce sera sur des serveurs. Un gain de temps, d'énergie (et accessoirement d'espace - fini le stockage physique) réel !