Achats publics: simplifier n'est pas jouer ?

Lieu commun pour un acheteur. Passer un marché public est chronophage. La gageure s'accompagne d'une production documentaire importante : l'appel d'offre lui-même, l'analyse des réponses, les documents associés à vérifier et à établir... Un certain nombre de tâches peuvent être automatisées, en tout ou partie. Par exemple, comme l'ensemble des marchés publics sont disponibles, un outil de recherche de clauses (parsemé de nos jours par de l'intelligence artificielle) peut être une aide précieuse pour rédiger son offre. Cela permet de se concentrer sur la stratégie.

Simplifier la construction de l'offre

D'autres bonnes pratiques vont simplifier à la fois la construction de l'offre et l'évaluation des réponses. " Dans notre direction juridique, nous travaillons à l'harmonisation des pratiques : si chacun a des approches différentes, on complexifie considérablement la tâche des candidats, souligne Céline Dobsik, Directrice juridique chez UniHA. Il faut, vis-à-vis de nos fournisseurs, donner de la visibilité sur l'accès à nos marchés. Mais cela ne veut pas dire standardisation. Par exemple, pour nous, simplifier un achat public veut dire qu'on l'adapte selon les besoins exprimés, et que l'on va demander les documents nécessaires mais s'abstenir de solliciter des documents non adaptés à des marchés dont le domaine d'achat est en tout état de cause très réglementé. " Cela permet de se focaliser sur les éléments vraiment différenciants. Certains imaginent que demander beaucoup de documents peut sécuriser et rassurer ; mais l'effet produit peut être inverse, puisque le moindre document manquant rend l'offre irrégulière. Alléger les demandes permet de les rendre plus efficaces et focalisées. " Quand les candidats comprennent bien le besoin et peuvent faire la meilleure offre, on a simplifié l'acte d'achat, estime Anthony Mauro, Responsable du Département production de l'offre chez UniHA. De fait, simplification et performance vont de pair. "

Installer et pérenniser une amélioration continue des offres

Déterminer le besoin est essentiel, comme bien fixer les critères d'évaluation des offres : techniques, en termes de services... Répondre à toutes les questions n'est pas toujours simple pour les candidats ; mais moins on est précis, plus l'analyse des réponses sera complexe. L'idéal est d'arriver à quelques questions ou critères spécifiques et (de préférence, mais ce n'est pas toujours possible) mesurable. C'est par exemple le cas en ce moment sur les sujets RSE. " Un acheteur peut se dire qu'une question de 50 lignes va permettre de traiter le sujet, souligne Céline Dobsik. Mais il vaut beaucoup mieux poser trois questions ciblées et pertinentes. Un marché qui a été compliqué à passer sera compliqué à exécuter. " Le suivi est essentiel pour assurer une amélioration. Avoir un retour d'expérience sûr, notamment, les questionnaires - quelle a été la qualité des réponses, cela a-t-il permis de différencier les offres de façon utile... - est essentiel pour les améliorer, et en même temps pour pouvoir sensibiliser en amont les fournisseurs pour qu'ils soient prêts à répondre à ces questions. Par exemple, " à l'heure actuelle, près de 75% des achats que nous traitons comportent une dimension liée au développement durable, estime Anthony Mauro. Et il faut savoir qualifier la performance, pour pouvoir amener des améliorations : cela fait partie du pilotage de la relation fournisseur. Si l'on ne sait pas comment sont perçus les marchés, comment sont perçus les contrats, comment les améliorer ? Évaluer un fournisseur, c'est aussi cela. "

Faciliter encore et toujours l'accès aux offres

Un autre aspect positif de ce type de démarche que l'on pourrait décrire comme de l'amélioration continue est que cela permet, à terme, de faciliter l'enregistrement des petits fournisseurs en tant que fournisseurs pour la commande publique. C'est un élément qui devient plus important dans la mesure où l'accent est mis de plus en plus sur les aspects locaux. Or, compte tenu de l'effort à fournir, les petites structures ne répondent pas aux offres, ou offrent des réponses très incomplètes... Il y a donc un gros travail de pédagogie à entreprendre en amont d'une consultation : que contient un bordereau de réponse, qu'est-ce qu'un BPU, quelles différences entre un DC1, un DC2 (dossier de candidature)... Et une fois le marché publié, l'acheteur ne peut rien faire - et surtout pas aider un fournisseur à remplir les dossiers, car sinon il rompt l'égalité de traitement. En revanche, il peut construire son dossier de consultation pour qu'il soit simple à remplir, et laisser suffisamment de temps pour que le marché soit vu. Par exemple, il peut fournir des cadres de réponse pour faciliter le process, comme des questions fermées, des trames de documents de réponse... ; les grandes entreprises ont les éléments et maîtrisent le processus, mais ce n'est pas nécessairement le cas pour les PME et TPE.

L'exécution du marché, simple comme bonjour

Des efforts similaires peuvent être portés une fois le marché signé. " Les leviers de simplification les plus puissants se trouvent, à mon sens, dans la phase d'exécution du marché, estime Guillaume Malespine, Directeur audit, contrôle interne et risques à l'UGAP. La passation est en effet très encadrée par des normes ; sauf à faire du lobbying, ces dernières sont là et laissent peu de marges de manoeuvre. " Cela s'applique aux règles de la commande publique, mais également, et de plus en plus, aux aspects environnementaux, liés à l'insertion sociale ou encore à la conformité. Piloter la relation contractuelle offre alors des opportunités. " Nous avons en place deux dispositifs pour la simplifier : le premier consiste en un pilotage stratégique des fournisseurs, avec notamment des revues de contrat périodiques qui nous permettent d'acculturer les fournisseurs aux attentes et exigences des clients, souligne Guillaume Malespine. Le deuxième consiste en des audits réguliers, à vocation préventive, pour s'assurer du respect des engagements pris lors du marché. " Tout cela évite notamment la survenance de litiges et évite les contentieux et les désaccords ; en effet, les résultats des audits sont partagés entre le fournisseur et le client. C'est un dispositif vertueux qui permet à chacun de s'améliorer sur les points où c'est nécessaire. Par exemple, dans le cas où un audit révèle qu'une commande ne sera pas conforme car les besoins n'ont pas été exprimés correctement, il sera possible d'apporter les corrections nécessaires pour la prochaine. Pour les moments où les litiges surviennent, il y a aussi des solutions plus simples qu'une procédure judiciaire. " La médiation est une solution rapide, à moindre coût, et qui préserve les relations fournisseurs, souligne Guillaume Malespine. C'est la solution que nous privilégions, et nous incluons une clause à cet effet dans nos marchés. À l'UGAP, 95% des démarches de médiations se concluent par un accord. "

La centrale d'achat, un passage obligé ?

Par définition, une centrale d'achat public simplifie la vie de ses clients. " Notre mission est de rendre l'achat public le plus simple et le plus rapide pour nos clients, tout en le rendant accessible à tous, de la PME à la grande entreprise, souligne Henri Sabatié-Garat, Délégué général de CAP Territoires. C'est l'essence de notre rôle d'intermédiaire : nous prenons le contexte réglementaire et légal, en faisons notre savoir-faire et apportons ainsi des opportunités de vente et d'achat. " Il s'agit, en quelque sorte, d'ingénierie de l'achat public : détecter les besoins, écouter les acteurs économiques pour déterminer les offres, les réponses aux attentes... Mais une centrale d'achat s'utilise à bon escient. Certains vont décider de garder la main sur les achats majeurs, et de faire appel à une centrale pour d'autres, plus mineurs. " L'absence de barrière à l'entrée est aussi un facteur de simplification, estime Henri Sabatié-Garat. Nous ne demandons pas d'adhésion, ou de frais fixes ; notre offre de service est conçue pour être la plus accessible. Notre but est d'alléger le processus du client ; la priorité est de discuter de besoin fondamental. " Passer par une centrale d'achat offre d'autres avantages. Elle se charge de respecter la règlementation, et anticipe les évolutions en la matière - ainsi qu'en matière de bonnes pratiques. Par exemple, " nous avons des ressources internes dédiées à la RSE, et nous élaborons notre propre SPASER, même si nous n'y sommes pas assujettis, explique Henri Sabatié-Garat, Délégué général de CAP Territoires. Nous travaillons également à être labellisés RFAR (Relations fournisseurs et achats responsables). Cela nous permet de répondre à des demandes que nous adressent des clients, comme savoir par exemple comment acheter 20% d'ordinateurs reconditionnés. " Cependant, passer par une centrale a ses limites. Elles ne feront pas, le plus souvent, à la pointe de l'innovation, en raison des risques plus élevés ; et une centrale doit trouver l'équilibre entre les tendances nouvelles et la robustesse, qui est essentielle pour les achats publics. " Une centrale achète pour un nombre de clients très élevés, dont les besoins - ou du moins les priorités - sont parfois hétérogènes, rappelle Guillaume Malespine, Directeur audit, contrôle interne et risques à l'UGAP. L'intérêt de la massification est que l'on doit pouvoir exécuter le marché pour une petite commune comme pour une grande métropole. " Par exemple, les exigences environnementales reflètent souvent des choix politiques ; la centrale trouve une offre qui répond aux attentes et besoins de tous, et choisit où placer le curseur. Mais pour tous ceux qui n'ont pas les moyens d'adopter par eux-mêmes les nouvelles pratiques, la centrale est un raccourci sûr.

Anticiper les évolutions avec une centrale d'achat

Passer par une centrale d'achat offre d'autres avantages. Elle se charge de respecter la réglementation, et anticipe les évolutions en la matière - ainsi qu'en matière de bonnes pratiques. Par exemple, " nous avons des ressources internes dédiées à la RSE, et nous élaborons notre propre SPASER, même si nous n'y sommes pas assujettis, explique Henri Sabatié-Garat, Délégué général de CAP Territoires. Nous travaillons également à être labellisés RFAR (Relations fournisseurs et achats responsables). Cela nous permet de répondre à des demandes que nous adressent des clients, comme savoir par exemple comment acheter 20% d'ordinateurs reconditionnés. " Cependant, passer par une centrale a ses limites. Elles ne feront pas, le plus souvent, à la pointe de l'innovation, en raison des risques plus élevés ; et une centrale doit trouver l'équilibre entre les tendances nouvelles et la robustesse, qui est essentielle pour les achats publics. " Une centrale achète pour un nombre de clients très élevés, dont les besoins - ou du moins les priorités - sont parfois hétérogènes, rappelle Guillaume Malespine, Directeur audit, contrôle interne et risques à l'UGAP. L'intérêt de la massification est que l'on doit pouvoir exécuter le marché pour une petite commune comme pour une grande métropole. " Par exemple, les exigences environnementales reflètent souvent des choix politiques ; la centrale trouve une offre qui répond aux attentes et besoins de tous, et choisit où placer le curseur. Mais pour tous ceux qui n'ont pas les moyens d'adopter par eux-mêmes les nouvelles pratiques, la centrale est un raccourci sûr.