VINCI Energies repense la digitalisation de ses achats

Plus de 10 000 utilisateurs répartis dans 600 entités de VINCI Energies France sont concernés par le projet de digitalisation des achats de l'entreprise. Ce dernier vise à optimiser la chaîne d'approvisionnement et renforcer la collaboration entre les équipes. Avec l'utilisation de la plateforme Ivalua, VINCI Energies fluidifie le processus d'achats, améliore sa gestion des stocks et sa performance durable. Le recours à la plateforme permet aussi de créer un environnement de collaboration propice aux retours des utilisateurs.

Un environnement de collaboration propice aux retours des utilisateurs

Le projet de transformation numérique chez VINCI Energies, démarré en 2020, a pour principal objectif de résoudre un problème récurrent : la lenteur et l'inefficacité des processus de passation des commandes. Le processus était essentiellement manuel, engendrant des erreurs fréquentes et une gestion peu optimisée des achats.

L'équipe de VINCI Energies a choisi la méthode agile pour déployer ce projet, avec des mises à jour par lots et des ateliers réguliers pour ajuster la solution en fonction des besoins et feedbacks des utilisateurs. "Si on avait mené le projet sans consulter les utilisateurs finaux, je pense que ça n'aurait jamais marché", insiste la professionnelle des achats sur l'importance d'impliquer tous les métiers dès le début du projet.

EasyMobilité : simplification et gain de temps pour les équipes sur le terrain

C'est dans ce contexte qu'est née EasyMobilité, une solution mobile pensée pour simplifier les commandes sur le terrain. Avant la mise en place d'un outil mobile, les équipes sur le terrain utilisaient leurs téléphones ou tablettes pour passer des commandes, souvent de manière informelle, en appelant les acheteurs ou en envoyant des messages. "Avant, ils géraient leurs stocks avec un bout de papier", se souvient la directrice. Cette méthode, bien que fonctionnelle, était source d'erreurs et de régularisations.

Aujourd'hui, le processus de commande est simplifié. Les employés peuvent désormais créer des paniers d'articles directement depuis leur téléphone, avec une interface claire et intuitive. L'acheteur, quant à lui, regroupe ces paniers en une seule commande, ce qui permet de mieux contrôler les achats et d'éviter les erreurs de commande. Les résultats sont immédiats : le nombre d'interactions sur l'application a été réduit par quatre, et les achats sont devenus plus rapides et mieux organisés. Il est question d'un gain de temps et d'efficacité considérable qui optimise les achats et réduit les coûts liés aux erreurs de commande. Un projet qui a pris 6 mois a sortir de terre et qui a permis surtout de fluidifier le processus d'achat pour les équipes sur le terrain.

Une gestion des stocks repensée pour une meilleure visibilité et un contrôle accru

Autre aspect de la transformation digitale chez VINCI Energies France, l'amélioration de la gestion des stocks, notamment celle qui concerne les petites entités. Cette gestion optimisée est rendue possible grâce à la centralisation des informations et à l'utilisation de catalogues codifiés et de prix négociés via la plateforme Ivalua. Le consultant Solutions chez Ivalua, François-Xavier Gaufroy, précise côté technologie que "les commandes doivent continuer à être passées sur SAP", mais l'objectif reste de favoriser l'utilisation de la plateforme dédiée, qui offre une solution centralisée et complète pour tous les achats.

Au fur et à mesure des déploiements et des retours utilisateurs, des fonctionnalités supplémentaires continuent d'être ajoutées pour répondre aux besoins spécifiques des équipes. Exemples concrets avec des développements dans la plateforme qui ont concerné l'enrichissement des catalogues enrichis et une recherche plus efficace dans l'ERP.