Logiciels e-achats : un levier pour l'amélioration des collaborations

Bruno Senico est directeur des achats du groupe Acticall, spécialisé dans la relation client. Il a assisté en quelques années à l'envolée de l'activité de son entreprise et, parallèlement, à la transformation induite par l'instauration de la solution e-achats b-pack, devenue à l'automne 2015 Determine à l'occasion d'une fusion. " Dans un passé encore récent, il n'y avait pas de services Achats au sein d'Acticall, et encore moins de solution e-achats déployée. Nous avons eu un fort développement avec une multiplication des structures depuis 2010 où on dénombrait 5 centres en France. Il y a désormais 7 entités. La professionnalisation, l'optimisation, la simplification des circuits, qui constituent des notions prédominantes pour les achats, étaient alors au coeur de nos attentes. Nous avons rapidement constaté les améliorations et les facilités qu'apporte ce type d'outils sur le contrôle de gestion, la gestion budgétaire, la gestion des approbations, de réceptions et de validation de factures ", décrit-il.

Mais le changement le plus notable réside peut-être dans le fait de conférer aux achats une visibilité importante vis-à-vis de l'ensemble du groupe, en intégrant un outil pleinement collaboratif qui rapproche les acteurs internes. " Chacun apporte aujourd'hui sa pierre à l'édifice. 4 types de profils sont impliqués dans nos projets d'achats. Le demandeur, qui est le client en interne, le responsable Métiers, qu'il soit responsable Mobilier ou Informatique, le responsable Achats qui hérite de la demande avant de passer le flambeau au niveau du directeur du centre concerné qui gère sa structure comme une Business Unit. L'outil logiciel devient véritablement une solution de gestion de projets. Le service Achats au sein du groupe Acticall est de ce fait beaucoup plus visible, utile pour de nombreux collaborateurs qui recherchent des informations sur des achats passés ou spécifiques ", explique Bruno Senico.

Il ajoute par ailleurs que " cette mutation a permis de ne pas parler d'économies alors qu'au final, nous en avons réalisées. " Par le passé, les collaborateurs du service Achats avaient à faire un certain nombre de démarches pour être intégrés au sein des projets des autres services. Aujourd'hui, les différents acteurs du groupe consultent d'eux-mêmes le service Achats qui représente en quelque sorte un bénéfice devenu évident pour tout le monde. " C'est ce qui explique que même le marketing fait désormais partie du périmètre des achats. L'outil permet également de responsabiliser les clients internes dans leur démarche d'achats ", précise Bruno Senico.

A noter qu'au sein d'Acticall, la solution de Determine est aujourd'hui utilisée aussi bien dans des projets au Maroc qu'en Côte d'Ivoire, où la TVA et les règles en place ne sont pas du tout les mêmes, ce qui montre son agilité et son aspect personnalisable qui expliquent le fait que l'outil soit déployé facilement, quel que soit le contexte.

"Un lien entre les services"

L'adoption d'une solution e-Achats a également changé la vie du groupe Editions Lefebvre Sarrut, spécialiste de l'édition de documents juridiques et fiscaux. Il s'agit d'une entité de 2250 collaborateurs répartis sur 7 pays. Jusqu'en 2014, chaque société du groupe était autonome, avec ses propres budgets, ses propres décideurs, à l'exception d'un GIE Informatique qui gérait les besoins à l'échelle globale. Les Editions Lefebvre Sarrut sont aujourd'hui en complète transformation.

" Au sein de notre organisation, les achats ne sont pas dépendants d'une direction financière mais intégrés à chaque équipe métier. Nous avons 3 acheteurs au sein du groupe qui regroupent les systèmes d'information, les moyens généraux, les achats de production. L'outil mis en place est aujourd'hui utilisé par l'ensemble des demandeurs et valideurs au sein du groupe, mais aussi par la comptabilité et le contrôle de gestion. Il s'agit véritablement du seul outil recensant toutes les données intéressantes directement ou indirectement liées aux achats. Auparavant, pour obtenir une liste Fournisseurs, il fallait contacter les 7 services de comptabilité des différentes sociétés, récupérer des fichiers PDF pour les uns, des fichiers Excel pour les autres. En centralisant l'ensemble, la solution a là aussi changé la vie ", souligne Gilles Grenier, directeurs des achats informatiques au sein du groupe. Il ajoute que dans le contexte de mutation de l'entreprise, " les difficultés persistantes relèvent de la gestion des budgets et ne concernent pas du tout l'outil déployé. "