Coupa Inspire 2016 : 400 experts de la gestion des dépenses, réunis à Londres

Coupa a vu les choses en grand. En très grand. Il faut dire qu'après avoir chassé et conquis les entreprises du midmarket, l'éditeur californien poursuit son opération séduction auprès des grands comptes, débutée en 2010 avec Salesforce aux Etats-Unis. Une opération qui porte déjà ses fruits puisque Coupa affiche d'autres grands noms tels que Airbus, Sanofi, Air Liquide, Engie Cofely.

Réunis à Londres sous le pavillon Coupa, 400 professionnels de la gestion des dépenses ont ainsi pu découvrir la nouvelle version de sa plateforme cloud. Une version qui optimise la collaboration et offre une meilleure visibilité sur les résultats.

Un outil simple en mode SaaS

Avec sa solution en mode SaaS, hébergée sur infrastructure d'Amazon Web Services, Coupa se veut différent de l'approche ERP traditionnel qui, selon Alexis Hartmann, VP Ventes Europe du sud, "ne sont pas toujours à même de répondre aux besoins des organisations et sont souvent très compliqués à utiliser pour réaliser des tâches simples".

Coupa Software se positionne donc comme un complément de ces ERP, en spécialiste de la gestion des dépenses. "Nous sommes une surcouche à l'ERP dont la mission est d'améliorer l'ensemble du flux transactionnel", poursuit Alexis Hartmann.

Son approche se base sur une analyse des besoins de l'utilisateur ainsi que sur un important travail d'optimisation et simplification de l'interface utilisateur pour la rendre la plus intuitive possible. Le logiciel va ainsi guider l'utilisateur, via des questions simples, vers le bon processus d'achat en fonction du produit ou service demandé, tout en corrélant avec les contrats ou le référentiel de fournisseurs de l'entreprise.

La plateforme s'adresse donc à tous les collaborateurs de l'entreprise et pas seulement aux acheteurs qui ne représentent d'ailleurs que 10% de la population d'utilisateurs. En mai dernier, la direction des achats d'Engie Cofely s'est dotée de la solution de Coupa. Si elle offre aux acheteurs un accès facilité à leur travaux grâce au cloud, elle permet surtout de connecter un très grand nombre de personnes entre elles et notamment les opérationnels avec le siège. Sur la France, 80% des collaborateurs d'Engie Cofely utilisent ainsi la solution de Coupa. "La direction des achats l'utilise comme outil de pilotage des contrats et des fournisseurs. Sur l'aspect transactionnel, comme tout le monde peut être amené à gérer une demande d'achat ou une demande de création de fournisseurs, l'entreprise a déployé massivement la solution auprès de ses différentes populations", précise Alexis Hartmann.

Les entreprises demandent un ROI inférieur à un an. "Un projet sur deux est aujourd'hui drivé par la finance, observe t-il depuis peu de temps. L'enjeu n° 1 des CFO est le contrôle de l'engagé. Ils veulent un contrôle à priori ainsi qu'un pilotage budgétaire en amont et non plus en aval comme c'était le cas avant."

Optimisation des process manuels

Le logiciel peut gérer environ 80% des achats d'une entreprise, les 20% restant étant les achats directs, donc les matières premières. "Nous ne dé-commissionnons jamais un ERP qui calcule les achats de matières premières. Nous récupérons en revanche un certain nombre d'informations afin d'avoir, in fine, des tableaux de pilotage réunissant les achats directs et indirects et pour ainsi avoir une vision complète de la dépense".

Coupa a développé un réseau fournisseurs pour gérer deux aspects : la partie profils des fournisseurs (certificat qualité, mise à jour des numéros de TVA,...) et la partie transactionnelle pour fournir aux fournisseurs une solution qui leur permettent de capter automatiquement les commandes, d'automatiser la création des factures ou suivre le statut de traitement d'un règlement. A ce jour, plus de 2 millions de fournisseurs sont référencés sur la plateforme.

Côté achats, cette simplification et réduction du temps des process, peut également "être un levier de négociation avec les fournisseurs" souligne Olivier Roux, responsable des achats indirects au sein du groupe industriel Albéa, spécialisé dans le packaging pour l'hygiène et la beauté. Le groupe a commencé à implémenter la solution de Coupa en septembre dernier sur vingt de ses sites afin de gérer son processus "procure to receive". Le groupe s'est fixé comme objectif de la rendre accessible à 500 utilisateurs la première année, 1000 la deuxième et 1500 la troisième.

Un des avantages concurrentiels brandit par Coupa : son investissement massif en R&D pour développer, entre autres, le digital. Et la mobilité soulève des défis de taille pour l'éditeur comme celui de l'accès à la donnée. Si 100% du processus notes de frais est accessible en off-line, sur la partie demandes d'achats c'est moitié moins en raison notamment de la masse de données à stocker...