Comment Colas sécurise son processus d'e-procurement

Equipé de l'ERP JD Edwards et de plusieurs applications dans le domaine des achats, le groupe de construction et travaux publics, Colas, filiale de Bouygues (12 milliards d'euros de chiffre d'affaires en 2015, 57 000 collaborateurs) a décidé de déployer la suite de Coupa pour structurer son processus de la demande d'achats à la commande.

Le projet, qui s'inscrit dans le cadre d'un programme de transformation opérationnelle du groupe lancé en 2014, vise trois objectifs principaux. Premièrement, la réduction des coûts d'achats, actuellement de l'ordre de 9,9 milliards d'euros par an. "Comme la démarche d'optimisation était peu organisée, de nombreux leviers peuvent être actionnés", précise Fabien Mercherz, responsable système d'information et performance achats.

Deuxième objectif : sécuriser les achats sur le plan tant juridique que financier, en encadrant la passation des commandes. "Avec les modes de fonctionnement et les outils actuels, Colas ne comptabilise qu'environ 50 000 commandes formalisées dans un outil alors que 2,5 millions de factures sont traitées chaque année en France", poursuit-il.

Enfin le projet de déploiement de la fonction achats doit permettre de créer de la valeur ajoutée, malgré une organisation décentralisée, répartie entre les sites principaux et de nombreuses unités dans plus de 50 pays (800 unités d'exploitation de travaux, 2 000 unités de production de matériaux), et une activité dans tous les domaines de la construction et de l'entretien des infrastructures de transport. Chaque année, Colas réalise plus de 80 000 chantiers.

Objectif : que 80 % des besoins obtiennent une réponse à travers les catalogues

En termes de système d'information, le groupe a décidé d'évoluer vers une nouvelle version de JD Edwards et d'y connecter différent outils métiers, harmonisés et modernisés (gestion des chantiers, gestion des commandes, planification des ressources, etc.).

Sur le périmètre des achats, l'objectif est de remplacer les différentes solutions existantes par un outil unique, en se concentrant d'abord sur la chaîne allant de l'expression du besoin à la demande d'achats, pour amener les chantiers à formaliser dans l'outil la passation des commandes sur catalogues et à appliquer les contrats cadres négociés localement par les acheteurs.

La mise en place du nouvel outil doit aussi permettre de réduire le panel, qui avoisine 45 000 fournisseurs en France, dont un faible pourcentage génère 80 % des factures. Après avoir scruté le marché, Colas a opté pour Coupa. "Nous l'avons comparé à tous ses principaux concurrents, ainsi qu'à la solution déjà en place chez Bouygues Construction, une autre filiale du groupe, explique Fabien Mercherz. Au-delà de la couverture fonctionnelle et du cadre standard de la solution, l'ergonomie et la simplicité ont fait la différence".

Aujourd'hui, cinq sites pilotes sont en cours au Maroc, en Angleterre et en France, pour une centaine d'utilisateurs au total. Plusieurs mois ont été consacrés au paramétrage et, surtout, à l'interfaçage des référentiels (fournisseurs, chantiers, utilisateurs). Le module de gestion des notes de frais a déjà déployé auprès de 10 000 utilisateurs. Désormais, le déploiement à grande échelle est imminent, qui va nécessiter un effort important, en particulier en conduite du changement.

Pour chaque filiale, le projet sera conduit par vagues et se fera sur neuf mois en moyenne, depuis la communication et l'étude des spécificités locales jusqu'au démarrage, en passant par l'alignement de l'organisation, le paramétrage, la validation des contenus, la formation, etc. A chaque fois, les résultats seront mesurés à travers des indicateurs, notamment le taux des réceptions basées sur des commandes effectivement passées dans Coupa.

L'ambition de Colas : que 80 % des besoins obtiennent une réponse à travers les catalogues. Plus tard, un indicateur de mesure des économies en fonction du taux d'utilisation des contrats devrait être mis en place.